Processo di identificazione

Aspetti generali

Questo processo gestisce la prima fase del ciclo di vita del progetto o programma. I suoi obiettivi sono:

• sviluppare una bozza del progetto o programma e valutare se sia giustificabile;
• determinare quale sforzo e quale investimento siano necessari per definire il lavoro nel dettaglio;
• ottenere l’autorizzazione dello sponsor per la fase di definizione.

Una qualche idea o necessità iniziale di un progetto o programma genererà un mandato. Questo può assumere molte forme ,  che variano da un bando di gara indetto da un cliente a un obiettivo strategico di un piano aziendale o semplicemente a un’istruzione verbale. Il termine ‘mandato’ si applica a qualsiasi informazione che venga utilizzata per innescare un progetto o un programma.

Il primo obiettivo viene affrontato in forma di brief e il secondo sotto forma di piano di definizione. Alla fine del processo questi due documenti verranno presentati allo sponsor con una richiesta di autorizzare il processo di definizione.

 

 

Nominare il team di identificazione

A questo punto le circostanze varieranno enormemente a seconda del contesto. Il lavoro potrebbe essere innescato da eventi ben diversi tra loro, quali l’aggiudicazione di un contratto, una decisione in una riunione del consiglio di amministrazione, un cambiamento nel regolamento o nella legislazione, un’opportunità di mercato o uno qualsiasi di una serie di altri possibili eventi.

Qualcuno riceverà inizialmente il mandato e dovrà intraprendere le azioni necessarie per formalizzare il lavoro come un progetto o come un programma. Questo comporterà la formazione di un team per l’esecuzione delle attività di identificazione sotto la guida dello sponsor e del manager.

Nella maggior parte dei casi, lo sponsor e il manager incaricati in questo momento seguiranno il lavoro per tutto il ciclo di vita, ma in alcune occasioni le funzioni di sponsor e di manager dei processi di identificazione e di definizione saranno svolte da persone diverse da quelle che svolgeranno questi ruoli durante il processo di consegna.

La responsabilità principale dello sponsor e del manager sarà controllare il mandato allo scopo di sanare qualsiasi lacuna informativa ed eliminare eventuali ambiguità. Queste due figure avranno bisogno di concordare dei tempi d’esecuzione e un budget per il lavoro nonché di metter insieme il team che porterà a termine le attività di identificazione.

Durante questo periodo di formazione, si raccoglieranno le informazioni da utilizzare nel brief e nel piano di definizione. Queste informazioni saranno eterogenee ma è troppo presto per iniziare a costituire singoli documenti distinti. È utile per il manager tenere un diario noto formalmente col nome di promemoria giornaliero. Questo funge da magazzino per le informazioni in merito a supposizioni, rischi, questioni, vincoli, ecc., fino al momento in cui verrà costituita una documentazione più formale.

Le descrizioni dei ruoli di sponsor e di manager devono essere messe insieme e concordate con i soggetti interessati. È importante accertarsi che questi non solo possiedano le competenze necessarie, ma siano anche in grado di dedicare tempo sufficiente al processo di identificazione.

 

Rivedere le precedenti lezioni apprese

È sempre importante imparare dal passato. La disponibilità di lezioni apprese documentate dipenderà dalla capability dell’organizzazione sede relativamente alla gestione della conoscenza.

Ove siano disponibili registrazioni delle lezioni apprese, il team di avvio dovrebbe rivederle e identificare quelle che sono pertinenti al nuovo progetto o programma. Queste verranno inserite in un registro delle lezioni contestualmente a una descrizione di come incidono sul brief e sul piano di definizione.

Se non ci sono registrazioni disponibili, è comunque importante raccogliere le lezioni da progetti o programmi precedenti. Questo può comportare l’esigenza di individuare e intervistare gli sponsor e manager dei precedenti progetti e programmi o di organizzare dei workshop.

Possono essere tenute in considerazione anche fonti esterne di lezioni apprese come ad esempio altre organizzazioni o reti di professionisti.  Se l’organizzazione sede non ha mai implementato un progetto o un programma simile prima di quel momento, allora per le lezioni apprese si farà affidamento su questo tipo di fonti esterne.

 

Preparare il brief

Sulla base del mandato confermato, il team di identificazione inizierà a lavorare sul project o programme brief. Lo scopo del brief è fornire informazioni sufficienti a giustificare l’investimenti nel processo di definizione (la misura del quale sarà descritta nel piano di definizione). Il contenuto esatto di questo documento cambierà in termini di ambito e di dettaglio a seconda delle circostanze, e dovrà necessariamente essere proporzionato al costo e al rischio del progetto o programma prospettato.

La decisione fondamentale presa durante questo processo riguarda il modo in cui il lavoro verrà gestito, cioè se sarà organizzato come un progetto o come un programma. Questo aspetto viene stabilito prevalentemente dalle prime fasi della gestione dell’ambito, che iniziano con la cattura dei requisiti. La natura e la complessità dei requisiti, le dimensioni e la complessità della soluzione, e l’ampiezza dell’ambito daranno indicazioni nel loro insieme su come gestire il lavoro. Questa decisione, a sua volta, influenzerà il modo in cui la gestione dell’ambito, la gestione della schedulazione, la gestione del rischio, ecc., verranno trattate nel project/programme brief.

Il brief contiene informazioni in linea generale in merito a tutti i componenti della funzione di consegna. Il team di identificazione dovrà:

• lavorare con gli stakeholder per stabilire i loro requisiti;
• sviluppare una soluzione e l’ambito del lavoro;
• stabilire se gestire il lavoro come un progetto o programma, o come ibrido tra i due;
• stimare le tempistiche di alto livello;
• identificare le fonti di finanziamento e stimare i budget;
• identificare e verificare i principali rischi che potrebbero incidere sulla riuscita del lavoro;
• delineare la tipologia e la quantità di risorse di cui si avrà bisogno e se possano essere reperite internamente o esternamente;
• evidenziare le aree delle attività ordinarie che saranno soggette al cambiamento (se il bisogno di cambiamento è identificato come parte dell’ambito):
• identificare e valutare gli stakeholder più influenti e proporre le comunicazioni iniziali.

Quando si stabilisce la misura e il dettaglio delle informazioni da includere nel project/programme brief, il principio prevalente è che deve essere sufficiente dare allo sponsor la sicurezza necessaria ad autorizzare il budget per la fase di definizione.

La preparazione del brief comporterà l’utilizzo di molte funzioni di progetto, programma o portfolio. Ciascuna di queste include i particolari di strumenti e tecniche troppo dettagliati per poter essere utilizzati nelle prime fasi del ciclo di vita. Questi dovrebbero essere impiegati ad un livello adeguatamente alto poiché ogni aspetto del lavoro è documentato nel brief solo a grandi linee.

 

Preparare il piano di definizione

Mentre il brief delinea il progetto o il programma nel loro insieme, lo sponsor avrà bisogno anche di sapere cosa è necessario per produrre un set completo di documentazione dettagliata. Il lavoro richiesto per definire il progetto o programma nel dettaglio potrà essere sintetico o dettagliato. Il piano di definizione segue il formato normale di un piano di consegna ma ha lo scopo specifico di descrivere come verrà eseguito il processo di definizione.

Il team di identificazione dovrà accertarsi che:

• l’ambito del lavoro di definizione sia ben circoscritto;
• ogni risorsa specializzata richiesta per una definizione dettagliata sia identificata e disponibile;
• qualsiasi rischio che abbia un legame specifico con il lavoro di definizione sia identificato e accompagnato da proposte di risoluzione;
• il costo e la tempistica della fase di definizione sia stimato il più accuratamente possibile;
• siano in atto gli accordi per mobilitare il team di definizione nel caso sia approvata la fase di definizione.

 

Progetti e programmi

In progetti di piccole dimensioni le attività di identificazione possono essere gestite e eseguite da una sola persona, ma la presenza di uno sponsor e di un manager separati è il requisito minimo. Può essere inoltre possibile riunire le fasi di identificazione e definizione in un singolo processo.
In tutti i progetti, tranne che nei più semplici, ed in tutti i programmi la fase di identificazione dovrebbe essere una fase distinta con un momento di revisione prima di procedere con la fase di definizione. Questo può evitare il costo di un considerevole lavoro di definizione.

Nel caso in cui il progetto sia parte di un programma, il brief può essere preparato dal team di gestione del programma mentre il processo di identificazione viene ignorato a livello di progetto. Lo stesso può valere per un programma che sia parte di un portfolio.

Nei progetti e programmi complessi, e di grandi dimensioni la fase di definizione può costituire di per sé un piccolo progetto. Il piano di definizione dovrebbe essere accompagnato da informazioni di supporto commisurate alle dimensioni e alla complessità della fase di definizione.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione