Die Art und Weise, wie ein Projekt, Programm oder Portfolio gesteuert und gemanagt wird, hängt von vielen verschiedenen externen Faktoren ab. Diese müssen vom P3-Sponsor und -Manager von Anfang an verstanden werden, damit die Arbeit in angemessener Weise durchgeführt werden kann.
Die Beziehungen zwischen der Trägerorganisation und ihren einzelnen Projekten, Programmen und Portfolios sind vielschichtig. Ein Portfolio ist immer innerhalb einer "Trägerorganisation" angesiedelt, z. B. einem Unternehmen, einer Regierungsbehörde oder einer Wohltätigkeitsorganisation.
Einige Organisationen bieten möglicherweise überhaupt keine projekt- und programmübergreifende Koordinierung an; in diesem Fall steht jedes Projekt oder Programm innerhalb der Organisation für sich. Einige Programme werden Teil eines Portfolios sein, und einige Projekte werden Teil eines Programms sein. Andere Projekte können einfach Teil des Portfolios sein.
Aus vertraglicher Sicht werden Projekte häufig von einer vertragserstellenden Organisation (Auftraggeber) im Namen eines Kunden durchgeführt. Die vertragserfüllende Organisation (Auftragnehmer) erhält einen Vertrag über die Erbringung einer Leistung, und ihre Beteiligung endet mit der Übergabe von fertigen Ergebnissen. Das Projekt des Auftragnehmers kann durchaus eine Teilmenge des Projekts oder Programms des Auftraggebers sein. Unter solchen Umständen kann ein Projekt Teil von zwei getrennten Portfolios sein, dem des Auftraggebers und dem des Auftragnehmers.
Grosse, komplexe Projekte oder Programme können Möglichkeiten einer einzelnen Organisation übersteigen und erfordern die Gründung eines Gemeinschaftsunternehmens. Dies kann Finanzierung, Aufteilung des Nutzens und Management von Interessensgruppen sehr viel komplexer machen.
Projekte, Programme und Portfolios gibt es sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor und können für kommerzielle oder gemeinnützige Organisationen durchgeführt werden.
All diese Aspekte der Umwelt haben einen erheblichen Einfluss darauf, wie Risiko, Innovation und Wert wahrgenommen wird.
Dies sind nur einige von vielen Faktoren, die das P3-Umfeld ausmachen. Andere können sein:
- gewerblichen Sektor, d. h. Bauwesen, IT, Schiffbau, Pharmazeutika usw;
- multinationale Arbeit mit unterschiedlichen geografischen Standorten und Arbeitssprachen;
- regulierte Umgebungen, in denen Ergebnisse, Resultate, Nutzen und die Art und Weise, wie die Arbeit ausgeführt wird, den veröffentlichten Normen entsprechen müssen;
- besondere Anforderungen an Rechenschaftspflicht und Transparenz im öffentlichen Sektor.
Diese Faktoren können in vielfältiger Weise zusammenwirken und die Art und Weise, wie ein Projekt, Programm oder Portfolio gesteuert und gemanagt wird, auf einzigartige Weise beeinflussen.
Das Managementteam muss das Umfeld so früh wie möglich im Lebenszyklus bewerten. Eine typische Technik für diese Bewertung ist PESTLE, was für politische, wirtschaftliche, soziologische, technische, rechtliche und ökologische Faktoren steht. Es sollte nicht nur Auswirkungen des Umfelds auf das Projekt, Programm oder Portfolio berücksichtigen werden, sondern auch Auswirkungen des Auftrages auf das Umfeld. Dieser Grundsatz ist in Funktionen wie dem Stakeholder-Management und dem Änderungsmanagement enthalten.
Mit fortlaufendem Auftragsfortschritt werden sich Wechselwirkungen mit dem Umfeld entwickeln und verändern. Das Managementteam muss dies überwachen und die sich ergebenden Probleme und Chancen erkennen.
