Umum
Manajemen organisasi dititikberatkan dengan menciptakan dan menjaga suatu struktur manajemen yang dapat diterapkan terhadap proyek, program, atau portofolio dan konteks yang ada kaitannya dengan operasional. Tujuannya adalah untuk:
- merancang kesesuaian organisasi dengan lingkup pekerjaan yang akan dikelola;
- mengidentifikasi dan menunjuk anggota tim manajemen;
- menjaga dan menyesuaikan organisasi selama siklus hidup.
Prosedur untuk mengelola organisasi adalah suatu yang sederhana:
Perencanaan manajemen organisasi terdiri atas desain struktur organisasi yang harus sesuai dengan konteks dan lingkup pekerjaan. Ini terdiri atas uraian kebijakan untuk penunjukan staf dan referensi silang dengan kebijakan SDM organisasi sendiri yang relevan.
Ada suatu korelasi yang kuat antara tahap permulaan dan langkah-langkah dalam manajemen organisasi dan langkah-langkah bergerak dan tidak bergerak dalam mobilisasi.
Perbedaan sederhananya adalah kesepakatan manajemen organisasi dengan tim manajemen dan kesepakatan mobilisasi dengan sumber daya yang akan mencapai tujuan.
Langkah permulaan yaitu melakukan penunjukan dan pencapaian tujuan setiap pelatihan yang diperlukan.
Permintaan struktur organisasi biasanya berubah selama ada pelaksanaan siklus hidup proyek atau program. Organisasi harus diubah sehingga sesuai dengan persyaratan yang dipertimbangkan.
Pada akhirnya organisasi ditutup dan dibubarkan.
Struktur organisasi proyek, program, dan portofolio individu beragam sesuai dengan konteks dan kebutuhan khusus setiap situasi. Dalam terminologi pengurus, organisasi selalu memiliki empat tingkat.
Tingkat eksternal dalam organisasi menunjukkan badan yang pertama-tama memberikan mandat pekerjaan. Ini bisa jadi perusahaan yang memberi mandat portofolio; klien yang memberikan mandat proyek; program yang memberi mandat proyek atau departemen yang memberikan mandat program. Apa pun sifat alami organisasi eksternal adalah mendelegasikan tanggung jawab untuk menjaga ketertarikannya pada tingkat sponsorship.
Fungsi sponsorship, yang berhubungan dengan proses sponsorship, yaitu menyediakan hubungan antara tingkat manajemen dan eksternal. Sponsor akan memperjuangkan pekerjaan dan kasus bisnis miliknya.
Tingkat manajemen adalah tanggung jawab dari hari hari untuk mengelola pekerjaan khusus. Tingkat sponsorship dan manajemen membentuk tim manajemen, baik tim manajemen proyek, program, atau portofolio.
Tingkat pencapaian tujuan menunjukkan staf, kontraktor, dan penyedia yang terlibat dalam proses pengiriman.
Sifat alami kepekaan konteks suatu tingkat sangat penting ketika Praxis melakukan pengamatan mengenai hubungan berbagai tingkat. Sebagai contoh dalam proses pencapaian tujuan, Praxis menetapkan bahwa “Setiap tim pencapaian tujuan harus memberikan laporan perkembangan berkala kepada tim manajemen”.
Namun, ini benar, apakah tim pencapaian tujuan proyek termasuk dalam tim manajemen proyek atau tim manajemen proyek bertindak sebagai tim pencapaian tujuan dalam tim manajemen program.
Semua tingkat memiliki kepekaan relatif sesuai dengan konteks. Misalnya, manajemen harian suatu program mencakup penetapan sponsorship terhadap proyek komponen. Tim manajemen program akan melihat tim manajemen proyek sebagai tim pencapaian tujuan mereka. Dari sudut pandang tim manajemen proyek, tim manajemen program terdiri atas sponsor dan tim pencapaian tujuan yang mereka miliki yaitu staf dan penyedia yang menghasilkan output dan melaporkannya kepada mereka.
Seluruh struktur tergantung pada sistem pengendalian dan delegasi yang baik untuk dapat memastikan tingkat manajemen yang sesuai dengan keputusan penting.
Selain empat tingkat struktur utama tersebut adalah dalam bentuk jaminan dan dukungan. Tim jaminan melaporkan kepada sponsor dan memberikan kepercayaan untuk melakukan manajemen dan pencapaian tujuan pekerjaan secara efektif dan sesuai, yang akan selalu mengikuti rencana manajemen.
Fungsi dukungan menyediakan administrasi dan layanan teknis yang baik untuk tingkat manajemen maupun pencapaian tujuan.
Beberapa organisasi berbasis proyek terutama di bidang konstruksi dan rekayasa (engineering) memiliki orang yang bekerja secara eksklusif dalam suatu proyek atau program tertentu, tetapi kebayakan organisasi didasarkan pada struktur yang saling berkaitan antar departemen proyek dan program yang disebut organisasi matriks.
Dalam organisasi matriks, sumber daya pencapaian tujuan dan kadang-kadang sumber daya manajemen melapor kepada manajer lini dan manajer proyek atau manajer program. Ini dapat menciptakan konflik di antara dua sumber kewenangan dan harus diketahui oleh organisasi itu sendiri.
Organisasi akan selalu terlibat selama berlangsungnya siklus hidup. Selama proses identifikasi dan proses definisi, spesialis struktur dapat dipekerjakan, sebagian di antaranya dapat berlanjut ke dalam proses pencapaian tujuan, tetapi tidak begitu mendesak. Tahapan atau tranches yang berbeda dari pekerjaan mengharuskan adanya desain organisasi.
Proyek, program, dan portofolio
Menerapkan struktur standar untuk proyek hasil dalam organisasi sebagaimana diperlihatkan di bawah:
Sponsor adalah individu yang bisa didukung oleh manajer senior lainnya pada proyek yang lebih besar dan lebih kompleks. Beberapa kelompok bisa diketahui sebagai pengurus proyek atau kelompok pengarah. Ini adalah tingkat konteks yang paling sensitif. Sebagi contoh, bila proyek dalam suatu program, manajer program juga bisa memberikan peran sponsor proyek. Dalam kasus suatu proyek terdiri atas kontraktor dan organisasi klien, pengurus proyek bisa menjadi wakil keduanya.
Pada proyek kecil, dukungan dan manajer tim bertanggung jawab atas apa yang dilakukan oleh manajer proyek. Seiring skala pekerjaan yang semakin bertambah, sumber daya memerlukan dukungan tersendiri dan manajer tim harus menjaga paket pekerjaan khusus.
Struktur organisasi proyek menunjukkan kontraktor, departemen, tim, dan kadang-kadang individu yang sering ditunjukkan oleh organisational breakdown structure (OBS). Ini dapat dikombinasikan dengan suatu work breakdown structure untuk mendapatkan responsibility assignment matrix (RAM).
Selain itu, struktur organisasi dasar ketika mengelola program adalah peran business change manager (BCM). BCM menitikeberatkan pada manajemen perubahan dan manajemen manfaat untuk mencapai manfaat yang ditetapkan dalam kasus bisnis.
Sponsor program biasanya didukung oleh kelompok manajer senior walaupun sponsor masih tetap bertanggung jawab pada kasus bisnis. Manajer senior ini kadang-kadang disebut kelompok pemberi sponsor dan mencakup manajer senior dari satuan bisnis yang paling dipengaruhi oleh program. Dukungan ini berupa hubungan pekerjaan yang sangat erat dan pemahaman antara program dan yang dipengaruhinya.
Dalam suatu portofolio hanya ada tiga tingkat organisasi khusus, selama tingkat eksternal dan sponsorship merupakan satu kesatua yang memiliki pengaruh yang sama. Tingkat sponsorship/eksternal ini biasanya bertanggung jawab tidak hanya atas pencapaian tujuan portofolio tetapi juga pengembangan disiplin dan profesi manajemen P3. Ini dijelaskan dalam proses tata laku portofolio dan selaras dengan cara departemen profesional lainnya dalam perusahaan yang dikelola.
Idealnya, seseorang yang berada dalam jajaran pengurus utama organisasi akan mewakili manajemen P3. Ini secara efektif bekerja sesuai dengan orang yang dianggap sebagai sponsor portofolio.
Manajemen suatu portofolio kadang-kadang ditangani oleh kelompok yang disebut project management office (PMO). PMO mengelola portofolio dan juga bertanggung jawab atas seluruh pengembangan dan peningkatan manajemen P3 dalam organisasi sendiri.
PMO dapat dibentuk dengan berbagai cara tetapi dalam konteks ini PMO sama dengan tim manajemen portofolio.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
