Processus de gouvernance

Ce processus rassemble toutes les fonctions de gouvernance et de professionnalisme et les applique à l'ensemble du portefeuille. Ses objectifs sont de :

• assurer le parrainage des objectifs du portefeuille;
• superviser l'assurance du portefeuille;
• promouvoir la discipline et la profession de gestion P3.

Il est trompeur de montrer ces fonctions comme un flux de processus, car elles sont toutes appliquées ensemble tout au long de la vie du portefeuille.

Chaque fonction est décrite individuellement dans le cadre fonctionnel. Pour les rassembler au sein du processus de gouvernance du portefeuille, elles peuvent être utilement considérées comme trois activités.

 

 

 

Soutenir le portefeuille

Cette activité applique les fonctions qui concernent les caractéristiques uniques de chaque portefeuille, à savoir :

• Parrainage

• Le parrainage d'un portefeuille couvre des aspects similaires au parrainage de projets et de programmes tels que l’analyse de demandes d'autorisation majeures et le soutien aux personnes qui gèrent le portefeuille.
  

• En outre, le parrainage de portefeuille doit défendre les aspects plus larges de la discipline et la profession de gestion P3. Le parrain doit être quelqu'un au niveau du conseil d'administration au sein de l'organisation hôte et représenter la direction P3 de la même façon qu'un directeur des finances ou un directeur des ressources humaines représenterait ses services et professions.

• Infrastructure

• L'infrastructure du portefeuille est établie pour fournir des ressources qui effectuent le processus de gestion et le processus de coordination. Il s'agit souvent d'un BGP qui est décrit de diverses manières comme un bureau de gestion de projet, un bureau de gestion de programme ou une combinaison des deux.
  

• Si le portefeuille est censé inclure l'intégralité de la gestion des projets et des programmes au sein de l'organisation hôte, l'infrastructure comprend les systèmes et les ressources nécessaires pour appuyer la profession et la discipline de la gestion P3.

• Assurance

• L'assurance est réalisée à de nombreux niveaux, dont la plupart sont dans le portefeuille. Un certain niveau d'assurance est également réalisé de façon externe au portefeuille. Cela peut inclure l'accréditation de tiers auprès d'organismes professionnels et être basé sur des normes telles qu'un modèle de maturité des capacités.
  

 

Soutenir la profession

La profession de gestion P3 comprend son personnel et la façon dont il applique la discipline. Si une organisation hôte définit un portefeuille unique pour englober tous ses projets et programmes, ce portefeuille sera responsable de toutes les activités qui soutiennent la profession. Si une grande organisation définit de multiples portefeuilles (peut-être sur des lignes géographiques ou filiales) alors la responsabilité globale de soutenir la profession peut se situer au-dessus des portefeuilles individuels.

Lorsque les portefeuilles individuels sont importants et ne partagent pas un contexte commun, il se peut qu'ils aient la responsabilité de soutenir la profession dans le cadre de leur mandat et qu'il n'y ait pas de coordination de niveau supérieur.

Le soutien à la profession implique l'application des fonctions suivantes :

• Communautés de pratique

• La gestion d'un portefeuille doit décider si les avantages des communautés de pratique sont mieux réalisés en créant des communautés de pratique locales, en encourageant le personnel du portefeuille à s'impliquer dans des communautés externes ou en combinant les deux.

• Compétences

• Le portefeuille doit établir et promouvoir un cadre pour s'assurer que tous les membres du personnel puissent identifier les compétences dont ils ont besoin à différents stades de leur carrière. Le cadre de compétences doit être dérivé des objectifs de niveau supérieur que le portefeuille doit atteindre et des valeurs que le portefeuille veut promouvoir.

• Éthique

• Une culture du comportement éthique doit être communiquée, promue et contrôlée tout au long du portefeuille. En plus d'étayer généralement l'environnement de travail, cela peut être conçu pour s'assurer que le portefeuille est conforme à la législation et à la réglementation applicable à son contexte.

• Apprentissage et développement

• Une approche globale de l'apprentissage et du développement comprend diverses formes de formation, d'encadrement et de mentorat. L'approche doit être basée sur le cadre de compétences et s'assurer que chaque rôle dans le portefeuille est exercé par quelqu'un avec les compétences nécessaires.
  

 

Soutenir la discipline

La discipline de la gestion P3 comprend les outils, les techniques et les procédures qui la distinguent collectivement des autres formes de gestion. Soutenir la discipline de la gestion P3 implique :

• Gestion P3

• Bien que les projets existent depuis des millénaires et que la gestion P3 formalisée existe depuis des décennies, certaines organisations ont tendance à la considérer comme subordonnée à d'autres disciplines et indigne d'une attention particulière.
  

• Le portefeuille doit promouvoir les avantages évidents d'une approche structurée et disciplinée de la réalisation de projets et de programmes.

• Gestion des connaissances

• L'organisation hôte peut déjà avoir mis en place des systèmes de gestion des connaissances, auquel cas le portefeuille doit simplement les appliquer à la gestion P3. Si ceux-ci n'existent pas, le portefeuille doit établir et maintenir ses propres systèmes.

• Maturité des capacités

• Le portefeuille doit adapter les principes de maturité des capacités pour créer un modèle d'apprentissage et de développement organisationnel, tout comme les compétences sont utilisées pour créer un cadre d'apprentissage et de développement individuel.
  

• Le portefeuille surveille le développement de la gestion des projets et des programmes et peut combiner cela avec l'assurance. Le portefeuille peut effectuer une autoévaluation de sa propre maturité de capacités.
  

• La nécessité d'une évaluation et d'une certification externes dépend de la possibilité pour l'organisme hôte d'obtenir des avantages commerciaux.

• Cycle de vie

• Le cycle de vie des projets et des programmes constitue le squelette sur lequel le processus est construit et les méthodes définies. Le portefeuille doit promouvoir des cycles de vie adaptables, mais cohérents pour ses projets et programmes. Grâce à l'assurance, le portefeuille surveille l'application des processus fondés sur le cycle de vie.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.