Les progrès doivent être communiqués à intervalles réguliers. Cela peut être, par ex., d'un individu à son directeur d'équipe; d'un entrepreneur à un gestionnaire de projet; d'un gestionnaire de projet à un gestionnaire de programme. Un rapport d'étape peut couvrir un petit lot de travail, une activité de gestion du changement dans un secteur d'activité ou un programme entier dans un portefeuille.
Indépendamment de l'échelle ou du contexte, les principes sont les mêmes. Le rapport doit expliquer ce qui a été fait par rapport à ce qui a été planifié; que se passe-t-il après; quels problèmes ont besoin d'attention; quelles leçons ont été apprises.
Un rapport d'avancement est un document de contrôle basé sur le temps dans le processus de réalisation. Le contenu d'un rapport d'avancement efficace dépend du jugement d'un gestionnaire compétent qui comprend les besoins du bénéficiaire du rapport.
Le contenu doit refléter le contexte du travail et le public cible; les principales catégories d'information sont :
- Date
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La date du rapport.
- Période
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La période couverte par le rapport.
- Résumé
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Un aperçu des progrès accomplis qui met en évidence les points clés du rapport et toute action ou décision requise par les bénéficiaires du rapport.
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Cette section peut également inclure un suivi des rapports précédents, y compris les mesures prises ou les décisions en suspens.
- Période de déclaration
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Les progrès dans tous les éléments de la réalisation doivent être rapportés conformément au plan de gestion du contrôle et à la portée des travaux couverts par le rapport. Les progrès détaillés seront contenus dans d'autres documents, tels que les échéanciers, les comptes, les enregistrements de configuration, etc.
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Ce rapport doit résumer les progrès accomplis et se concentrer sur les indicateurs de performance clés. Il doit également faire des références aux documents détaillés au cas où des informations complémentaires seraient requises par les destinataires du rapport. Le type d'information qui doit être inclus peut être :
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Portée : livrables terminés et acceptés; modifications autorisées; résultats du contrôle de qualité.
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Ordonnancement : résumé des échéanciers réels par rapport aux échéanciers de référence; indicateurs de performance clé tels que l'indice de performance de l'échéancier.
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Finances : flux de trésorerie réel par rapport au bénéfice de référence en trésorerie; principaux indicateurs de performance tels que l'indice de performance du coût.
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Risque : nouveaux risques; risques réels; activités d’intervention achevées; augmentation/diminution du risque global.
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Ressources : utilisation réelle par rapport à l’utilisation de référence; contrats loués ou complétés.
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Changement : préparation aux indicateurs de changement; objectifs de changement remplis.
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Intervenants : communications terminées; réaction des intervenants; nouveaux intervenants.
- Prochaine période de rapport
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Résumé de ce qui sera couvert par le prochain rapport d'étape et quand il sera publié.
- État de tolérance
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Tolérances dépassées ou en danger de dépassement. Problèmes à prioriser; conseils nécessaires.
- Registre de leçons
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Une revue de ce qui s'est bien passé et de ce qui s’est moins bien passé, et des suggestions de leçons à inclure dans le registre des leçons.
Merci à la SMaP pour la traduction.
