Enquanto o processo de gestão molda e ajusta o portfólio, este processo trata da coordenação diária de seus projetos e programas componentes. Os dois processos estão intimamente relacionados. Enquanto o processo de gestão estabelece parâmetros dentro dos quais a coordenação é realizada, as informações produzidas pela coordenação informarão a priorização e o equilíbrio contínuos.
Os objetivos deste processo são os seguintes:
- consolidar as informações dos projetos e programas componentes para compreender o portfólio como um todo;
- monitorar o desempenho do portfólio em relação a seus objetivos;
- gerenciar as inter-relações entre os projetos e programas.
Em qualquer momento, o portfólio conterá projetos e programas inter-relacionados em todos os estágios do ciclo de vida. Na realidade, a coordenação envolve projetos em definição, programas em entrega, projetos em encerramento e programas em identificação, etc.
O diagrama e as atividades descritas abaixo são uma simplificação do processo destinado a facilitar a discussão do que precisa ser feito.
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Coordenar identificação
O processo de identificação do projeto ou programa começa com uma autorização e termina com um resumo. Isto incluirá a gestão de requisitos de alto nível e o desenvolvimento de soluções onde equipes de projetos e programas estão trabalhando com as partes interessadas. O portfólio pode precisar coordenar isso para garantir que as partes interessadas não sejam sobrecarregadas com demandas simultâneas de vários projetos.
Em alguns contextos, isto é inteiramente administrado pelas organizações contratante e a equipe de gestão de portfólio simplesmente tem que revisar os resumos produzidos externamente (ou seu equivalente) e integrá-los ao portfólio.
Em portfólios estruturados, a equipe de gestão de portfólio precisará decidir se eles simplesmente emitem uma autorização ou realizam eles mesmos a identificação e dão início aos projetos e programas com um resumo, ou seja, iniciam os projetos e programas na fase de definição.
Isto depende inteiramente do contexto. Alguns portfólio têm um conjunto de objetivos estratégicos de alto nível e delegarão grande parte da responsabilidade de planejar as formas para alcançar esses objetivos. Outros terão objetivos mais claramente definidos e delineados, onde faz mais sentido começar a trabalhar com resumos de projetos e programas altamente coordenados.
Quando os resumos de projetos e programas são produzidos pelas equipes de gestão de projetos e programas correspondentes, a equipe de gestão do portfólio deve analisá-los no contexto de todos os outros projetos e programas do portfólio.
Planos de alto nível e casos de negócios devem ser revisados quanto ao seu impacto em outros planos e casos de negócios. O que pode funcionar perfeitamente bem isoladamente pode não funcionar tão bem em conjunto com o resto do portfólio. Por outro lado, a equipe de gestão do portfólio pode identificar oportunidades em um novo resumo para melhorar outros projetos ou programas.
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Coordenar definição
Em alguns casos, a fase de definição também é realizada pela organização contratante, caso em que a equipe de gestão do portfólio deve rever a documentação de definição e considerar o impacto sobre o portfólio existente.
A definição de um projeto ou programa pode ser uma peça substancial de trabalho por si só. Quando isto for realizado dentro do portfólio, a equipe de gestão deve confirmar que recursos competentes podem ser disponibilizados, pois isto pode ter impacto em outros projetos e programas.
Assim como na identificação, a equipe de gestão do portfólio precisa monitorar o impacto que as fases de definição combinadas podem ter sobre as partes interessadas individualmente ou como pequenos grupos.
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Coordenar entrega
É aqui que acontecerá a maior parte da coordenação. A equipe de gestão do portfólio deve manter uma visão geral do progresso de todos os projetos e programas e ter uma compreensão clara de quaisquer interdependências entre eles.
Uma vez entendidos os problemas e seu impacto, a equipe de gestão do portfólio deve agir de acordo. Isto pode envolver o ajuste de orçamentos, redistribuição de recursos, aceleração ou desaceleração do trabalho ou até mesmo a recomendação de término de um projeto ou programa.
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Coordenar encerramento
Uma parte fundamental do encerramento é a demobilização da infraestrutura de um projeto ou programa, incluindo a alienação de bens e a redistribuição de pessoal. A equipe de gestão de portfólio deve trabalhar em estreita colaboração com as equipes de gestão de projetos e programas liderando o encerramento, para que isto seja gerenciado em benefício de outros projetos e programas do portfólio.
