Existe um elemento de gestão da informação em todos os outros planos de gestão que trata do formato e da distribuição de documentação específica. Este plano de gestão não deve duplicar essas diretrizes. Ao contrário, trata-se de abordagens gerais para a criação, armazenamento e disseminação de informações.
Diretrizes
- Introdução
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A introdução descreverá os antecedentes do trabalho e deixará claro como este documento se relaciona com outros documentos relevantes, tais como as diretrizes da organização anfitriã, programa ou portfólio.
- Papéis e responsabilidades
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As responsabilidades pela gestão da informação serão compartilhadas, já que muitas pessoas estarão envolvidas na gestão da informação de uma forma ou de outra. Entretanto, deve haver alguma responsabilidade central para garantir que as informações sejam corretamente armazenadas, acessadas e arquivadas ou destruídas.
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Isto muitas vezes cairá em uma função de apoio, mas em pequenos projetos o gerente do projeto não terá uma função de apoio.
- Validação
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Os critérios para a gestão bem sucedida da informação que serão utilizados em qualquer revisão de validação serão descritos aqui.
- Orçamento
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Um orçamento identificável separadamente para a gestão da informação só é provável quando há exigências complexas ou incomuns de gerenciamento de informações.
- Interfaces
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Todas as funções são dependentes de informação e, portanto, têm interface com a função de gestão da informação. Algumas interfaces específicas podem valer a pena definir, como a gestão da informação relacionada à gestão da configuração, ou seja, quais documentos devem ser incluídos em um sistema de gestão da configuração e quais estão sujeitos a políticas mais simples para o controle de versões.
Procedimento
- Coletar e criar dados
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Esta seção definirá como os dados serão coletados e quaisquer técnicas específicas a serem usadas na criação de dados. Isto deve assegurar a consistência entre as atividades de captura de dados em diferentes funções, tais como o monitoramento do progresso e o controle de qualidade.
- Documentar e armazenar informação
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Deve-se evitar a duplicação de descrições de documentos na seção de gestão da informação de outros planos de gestão. Este plano se preocupa em estabelecer consistência entre as exigências específicas de todas as outras funções. Ele pode estabelecer diretrizes em áreas como formatos de documentos em papel e eletrônicos, armazenamento seguro ou backup.
- Acessar e divulgar
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O acesso pode ser de especial preocupação em situações em que diferentes níveis de segurança são aplicados. Os membros da equipe de gestão podem precisar ter acesso a alguns documentos, mas não a outros.
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Esta seção cobriria, por exemplo, os procedimentos de liberação de segurança ou autorizações para acesso à informação. Da mesma forma, pode estabelecer diretrizes sobre quem pode receber certas informações ou quem deve ser notificado quando as informações forem divulgadas.
- Arquivar
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Os documentos substituídos são geralmente arquivados em vez de destruídos, a fim de manter uma trilha de auditoria das revisões. Uma vez terminado o trabalho, encerrado os contratos e concluídas as revisões pós-projeto/programa, a maior parte das informações de entrega será arquivada com qualquer coisa que permaneça sendo entregue às operações correntes.
- Eliminar
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A maioria das informações P3 estará de acordo com os padrões organizacionais de guarda de documentos que será maior do que a duração de um projeto ou programa.
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Em alguns casos, pode haver razões de segurança ou contratuais para que a equipe de gestão tenha alguma responsabilidade pela destruição de informações durante sua atuação e trabalho.
