Kemajuan perlu dikomunikasikan secara rutin. Hal ini bisa, sebagai contoh, cari satu individu ke manajer tim; dari kontraktor ke manajer proyek; dari manajer proyek ke manajer program. Laporan kemajuan dapat mencakup paket kerja kecil, kegiatan manajemen perubahan dalam wilayah bisnis atau seluruh program dalam portofolio.
Terlepas dari skala atau konteks, prinsipnya sama. Laporan perlu enjelaskan apa yang sudah dilakukan dibandingkan dengan apa yang direncanakan; apa yang dilakukan selanjutnya; masalah apa yang perlu perhatian; pelajaran apa yang telah dipelajari
Laporan kemajuan adalah dokumen kendali berbasis waktu dalam proses pengiriman. Isi dari laporan kemajuan yang efektif tergantung pada penilaian manajer kompeten yang memahami kebutuhan penerima laporan.
Isi harus merefleksikan konteks pekerjaan dan target pembaca, namun kategori utama informasi didalamnya adalah :
- Tanggal
-
Tanggal laporan.
- Periode
-
Periode yang dicakup oleh laporan.
- Ringkasan
-
Gambaran luas dari kemajuan, menyoroti poin penting dalam laporan dan tindakan atau keputusan apapun yang diperlukan oleh penerima laporan.
-
Bagian ini juga dapat memasukkan tindak-lanjut dari laporan sebelumnya termasuk tindakan yang dilakukan atau keputusan menonjol.
- Periode Laporan Ini
-
Kemajuan dalam seluruh elemen pengiriman harus dilaporkan sesuai dengan rencana manajemen kendali dan lingkup pekerjaan yang dicakup laporan. Kemajuan terinci akan dimasukkan ke dokumen lain, seperti jadwal, akuntansi, catatan konfigurasi dll.
-
Laporan ini harus meringkas kemajuan dan berpusat pada indikator performa inti. Laporan ini juga harus melintas-referensi dokumen terinci dalam kasus dimana informasi lebih lanjut diperlukan oleh penerima laporan. Tipe informasi yang harus dimasukkan bisa berupa:
-
Lingkup – deliverable selesai dan diterima; perubahan yang disetujui; hasil kendali mutu.
-
Jadwal – ringkasan jadwal aktual vs baseline; indikator performa inti seperti index performa jadwal.
-
Keuangan – arus kas aktual vs baseline; indikator performa inti seperti index performa biaya.
-
Resiko – Resiko baru; kejadian nyata dari kejadian resiko; aktifitas respon yang dilakukan; peningkatan/pengurangan resiko keseluruhan.
-
Sumber daya – penggunaan sumber daya aktual vs baseline; kontrak selesai atau dibiarkan.
-
Perubahan – indikator kesiapan untuk perubahan; tujuan perubahan terselesaikan.
-
Pemangku kepentingan – komunikasi terselesaikan; reaksi pemangku kepentingan; pemangku kepentingan baru.
- Periode laporan berikutnya
-
Ringkasan akan apa yang dicakup pada laporan kemajuan berikutnya dan kapan itu akan diterbitkan.
- Status toleransi
-
Toleransi yang terlewati atau dalam bahaya akan terlewati. Isu yang dieskalasikan, panduan yang diperlukan.
- Laporan Pembelajaran
-
Ringkasan akan apa yang berjalan lanjar, apa yang berjalan buruk, dan saran untuk pelajaran agar dimasukkan ke catatan pelajaran.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
