Besturing

Het woord 'besturing' vloeit duidelijk voort uit de praktijk van het besturen van een politieke staat door zijn regering.

In de afgelopen jaren heeft het concept van bedrijfsbesturing de term toegeëigend en toegepast in de commerciële wereld.

Er bestaan veel verschillende definities van besturing, maar ze omvatten allemaal bepaalde essentiële elementen, die allemaal kunnen worden aangepast aan en toegepast op de besturing van projecten, programma's en portfolio's. De doelen van de P3-governance zijn dan ook:

• een systeem van goede praktijken aanreiken voor het managen van projecten, programma's en portfolio's;
• de verschillende behoeften van alle stakeholders met elkaar in evenwicht brengen; 
• het toezicht houden op de acties van het management om het risico van ongepaste acties te beperken;
• rollen en verantwoordelijkheden duidelijk definiëren en zeker stellen dat deze worden uitgevoerd door competente mensen;
• ethisch gedrag waarborgen en transparantie bevorderen.

P3-besturing is een noodzakelijk onderdeel van bedrijfsbesturing. Dit wordt in toenemende mate geëist door aandeelhouders, klanten en overheid. Veel organisaties moeten voldoen aan externe wet- en regelgeving (bijvoorbeeld de UK Corporate Governance Code en Sarbanes-Oxley in de VS).

In eerste instantie kan besturing een andere laag van managementbureaucratie lijken, maar de voordelen van een goede besturing zijn onder meer de optimalisering van investeringen, het vermijden van gemeenschappelijke redenen voor falen en de motivatie van het personeel.

Goede besturing minimaliseert het risico van verandering en zal helpen de voordelen ervan te maximaliseren. Het bevordert ook de verdere ontwikkeling van de vakbekwaamheid en het beroep van project-, programma- en portfoliomanagement.

Alle onderwerpen binnen het Praxis-framework dragen bij tot goede besturing. De belangrijkste gebieden die in dit onderdeel aan de orde komen, zijn echter:

• P3-management - de methoden die projecten, programma's en portfolio's opleveren.

• Kennismanagement - het vermogen van de organisatie om haar deskundigheid en volwassenheid vast te leggen, te ontwikkelen en te verbeteren.

• Levenscyclus - de structuur die aan de basis ligt van de oplevering.

• Competentieniveau - de ontwikkeling van een toenemend niveau van effectiviteit en efficiëntie.

• Sponsoring - het verband tussen P3-management, strategisch management en operationele onderdelen.

Belangrijke functies uit andere onderdelen zijn bijvoorbeeld:

• Stakeholdermanagement - hoewel dit meestal wordt besproken in de context van specifieke projecten en programma's, kunnen de beginselen ook worden toegepast op stakeholders in het P3-managementproces;

• Ethiek - ervoor zorgen dat alle leden van de P3-organisatie handelen in het belang van de stakeholders.

Besturing begint bij de organisatie, waarvan het bestuur ervoor moet zorgen dat het P3-management zichtbaar en proactief wordt bevorderd.

Er kunnen veel verschillende organisatiestructuren worden gecreëerd om het P3-management (of aspecten daarvan) toe te eigenen. Termen zoals PMO (projectmanagementbureau), P3O (project-, programma- en portfolio-ondersteuningsbureau), projectdiensten, Centre of Excellence (CoE) of Community of Practice (CoP) worden vaak gebruikt.

De naam geeft vaak de omvang van de verantwoordelijkheden weer. Bijvoorbeeld, zo verleent een projectondersteuningsbureau (PSO) overwegend administratieve ondersteuning aan een project; een centre of excellence zal zich gewoonlijk concentreren op het verbeteren het competentieniveau en de continue professionele ontwikkeling (CPO), terwijl een PMO in feite hetzelfde kan zijn als een organisatie voor portfoliomanagement.

 

Projecten, programma's en portfolio's

De toepassing van de principes van besturing is niet afhankelijk van een bedrijfsmatige benadering. Enkel omdat een minder rijpe organisatie geen gevestigde P3-besturingsstructuur heeft, zijn projecten en programma's niet vrijgesteld van de toepassing van goede besturing.

Wanneer er geen centraal aangestuurde besturing aanwezig is, moet het project- of programmateam zelf de verantwoordelijkheid voor de besturing op zich nemen.

De sponsor is verantwoordelijk voor de invoering van besturingsmechanismen. Periodiek controleren of deze worden toegepast wordt borging genoemd. Dit dient te worden uitgevoerd door iemand buiten het managementteam die rechtstreeks rapporteert aan de sponsor.

De weg naar een groeiend niveau van vaardigheden zal voor de meeste organisaties beginnen met inconsequent bestuur binnen het informele portfolio van projecten en misschien programma's.

Naarmate de organisatie haar P3-bekwaamheid ontwikkelt, zullen programma's worden gevormd die projecten met verschillende benaderingen van besturing omvatten. Ook zullen er portfolio's gevormd worden van projecten en programma's met verschillende manieren van aanpak. Het risico dat projecten of programma's die deel uitmaken van het programma ongewijzigd kunnen worden voortgezet, moet worden afgewogen tegen de voordelen van aanvaarding van een consistente aanpak voor het hele programma of het hele portfolio.

Sommige organisaties zullen één portfolio ontwikkelen dat alle programma's en projecten omvat die zij uitvoeren. De besturing van het portfolio zal vervolgens de besturing van alle deelprojecten en programma's bepalen.

Grote organisaties kunnen meerdere portfolio's hebben en er kunnen goede redenen zijn om verschillende besturingsframeworks te hebben, wellicht als gevolg van geografische, politieke of regelgevende context.

De kernwaarden binnen de gehele organisatie moeten echter consistent zijn en verenigbaar met de organisatorische besturing.

Besturing kan lastig zijn wanneer twee of meer organisaties met verschillende culturen in een joint venture samenwerken om een portfolio te beheren. In dergelijke gevallen moeten de volgende zaken zorgvuldig worden overeengekomen:

regelingen betreffende de besluitvorming en de gemeenschappelijke bevoegdheid voor het managen van de contacten met eigenaars, stakeholders en derde partijen;

business cases waarin de verdeling van risico en compensatie tot uitdrukking komt;

regelingen waarin de bestaande besturingsregelingen en de technische sterke en zwakke punten van mede-eigenaars worden erkend;

goedkeuringsmechanismen die de eigenaars de mogelijkheid bieden hun deelname opnieuw te evalueren;

procedures voor rapportage, onafhankelijke reviews en geschillenbeslechting.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands