Algemeen
Project, programma- en portfolio management (P3M) is de toepassing van methoden, procedures, technieken en competenties om een verzameling gedefinieerde doelstellingen te bereiken.
De doelstellingen van P3 management zijn om:
- de vereiste doelstellingen op een planmatige en beheerste manier aan de stakeholders te leveren;
- het sturen en managen van de processen die de doelstellingen effectief en efficiënt realiseren.
Investeren in een effectief P3 management zal voordelen opleveren voor zowel de organisatie als de mensen die betrokken zijn bij het leveren van het werk. Het zal:
- de kans op het behalen van de gewenste resultaten vergroten;
- zorgen voor een doeltreffend en efficiënt gebruik van resources;
- voldoen aan de behoeften van de verschillende stakeholders.
Een consistente aanpak van het P3 management, gekoppeld aan het gebruik van competente resources, is van cruciaal belang voor het ontwikkelen van competentieniveau van de organisatie. Een volwassen organisatie zal op regelmatige en voorspelbare basis met succes doelstellingen realiseren.
Project en programma management
Projecten en programma's lijken sterk op elkaar in die zin dat het unieke, voorbijgaande inspanningen zijn die worden ondernomen om een reeks gestelde doelen te bereiken. Het onderscheid tussen een project en een programma wordt hoofdzakelijk gemaakt om rekening te houden met de uiteenlopende mate van complexiteit van de scope. De verschillen in projectmanagement en programma management weerspiegelen dit verschil.
De centrale elementen van zowel project als programma management zijn:
- een duidelijke reden hebben waarom het werk noodzakelijk is;
- het vastleggen van requirements, het specificeren van doelstellingen, het schatten van resources en tijd;
- het opstellen van een business case om uit te leggen dat het werk wenselijk, haalbaar en levensvatbaar is;
- de financiering van de werkzaamheden veilig stellen;
- de ontwikkeling en uitvoering van managementplannen;
- het leiden en motiveren van de management en delivery teams;
- het bewaking en beheersen van de scope, het tijdschema, de financiën, de risico's en de resources;
- het onderhouden van goede relaties met stakeholders;
- de beheerste afsluiting van het project of programma, indien van toepassing.
Onderdelen die te maken hebben met de complexiteit van de scope en daarom typische kenmerken van programmamanagement zijn:
-
project coördinatie: identificeren, initiëren, versnellen, vertragen, herdefiniëren en beëindigen van projecten binnen het programma;
-
het beheren van de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten en tussen project verandermanagement activiteiten;
-
transformatie: projectproducten en veranderingen beheren binnen operationele werkzaamheden, zodat producten resultaten opleveren;
-
benefits management: definiëren, kwantificeren, meten en monitoren van baten.
De sponsor en manager delen de verantwoordelijkheid voor deze elementen, waarbij de sponsor uiteindelijk verantwoordelijk is voor het behalen van de business case.
De manager is verantwoordelijk voor het dagelijkse management van het project of programma en dient competent te zijn in de zes aspecten van de oplevering:
en indien relevant voor de scope van de werkzaamheden:
Competentie op het gebied van persoonlijke vaardigheden zoals leiderschap, beïnvloeding, communicatie en conflictmanagement is eveneens van vitaal belang.
Waar de scope van het werk ook baten omvat die organisatieverandering omvatten, zijn business change managers verantwoordelijk voor een succesvolle transitie en het realiseren van baten.
Portfolio management
In een standaard portfolio zal portfolio management zich richten op het vergroten van de effectiviteit en efficiëntie van project en programma management over meerdere projecten en programma's met onafhankelijke doelstellingen.
De kerncomponenten van standaard portfolio management zijn:
-
het opzetten van een infrastructuur ter ondersteuning van projecten en programma's;
-
het vaststellen van managementprocedures en -processen die consequent in alle projecten en programma's gebruikt moeten worden;
-
coördinatie van schaarse middelen, door vraag en aanbod op elkaar af te stemmen en de toewijzing van beschikbare resources te optimaliseren.
Daarnaast coördineert een gestructureerde portfolio projecten en programma's die gezamenlijk de strategische doelstellingen van een ontvangende organisatie realiseren. Het doel is een evenwicht te vinden tussen het doorvoeren van verandering en het handhaven van operationele werkzaamheden, terwijl het rendement van investeringen wordt geoptimaliseerd.
De aanvullende kernelementen van gestructureerd portfolio management zijn:
-
het in stand houden van een evenwichtige portfolio in lijn met strategische doelstellingen in veranderende condities;
-
verbetering van de uitvoering van projecten en programma's door middel van een gecoördineerde, portfolio brede visie op risico's, resources, afhankelijkheden en planningen;
-
coördinatie van de behoefte aan verandering met de capaciteit van de verschillende organisatieonderdelen om veranderingen te absorberen;
-
kostenverlaging door overlappende en slecht presterende projecten en programma's op te heffen.
Het management van een gestructureerd portfolio moet voortdurend de balans tussen investering en baten reviewen, waarbij zo nodig projecten en programma's worden gecreëerd en afgesloten.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
