Cynefin (cu-NE-vin) is een Welsh woord dat letterlijk naar het Engels vertaalt als haunt or habitat (trekpleister of leefgebied), maar eigenlijk veel meer betekent dan een van die eenvoudige Engelse woorden. Het Cynefin Framework is gemaakt door Dave Snowden van Cognitive Edge als hulpmiddel bij het nemen van beslissingen in complexe sociale omgevingen.
Een van Snowdens redenen om deze ongewone naam voor zijn framework te kiezen was de volgende: "Een naam die een verhaal nodig heeft om zijn betekenis uit te leggen, voorkomt verwarring of associatie met bestaande concepten."
Het framework begint met drie typen systemen: geordend, complex en chaotisch. Geordend is verdeeld in twee gebieden genaamd 'eenvoudig' en 'ingewikkeld', dus maakt dat uiteindelijk vier in totaal. Het doel van het framework is om u te helpen begrijpen met welke van de vier domeinen u te maken hebt. Vandaar dat er een vijfde domein is dat 'ongeordend' heet, wat gewoon betekent dat je niet weet welke van de andere vier op jouw situatie van toepassing is.
Het Cynefin framework is relevant voor projecten, programma's en portfolio's omdat de P3M-aanpak moet worden toegesneden op de context van het werk. Factoren zoals complexiteit en onzekerheid moeten worden begrepen alvorens te beslissen of het werk als project of programma wordt gemanaged, of misschien beslissen of iteratieve benaderingen (zoals agile) relevant zijn of niet.
Klik op een van de vijf labels om naar de bijbehorende beschrijving te springen.
Disorder (ongeordend)
Dit is het vertrekpunt waar je niet weet welke van de vier domeinen relevant is. De volgende vier beschrijvingen moeten worden bestudeerd om u te helpen bij het positioneren van het werk dat u op het punt staat uit te voeren. Dit helpt bijvoorbeeld bij de requirements in het identificatieproces van het Praxis-procesmodel om te beslissen of het werk als project of programma wordt gemanaged.
Voorzichtigheid is geboden omdat mensen de neiging hebben om de situatie te beoordelen op basis van hun voorkeurmanier van werken.
Simple (eenvoudig)
In het eenvoudige domein zijn er oorzaak en gevolg relaties die voorspelbaar en herhaalbaar zijn. Ze zijn vanzelfsprekend voor elke redelijke persoon. In de P3M-omgeving is het aannemelijk dat 'elke redelijke persoon' iemand vertegenwoordigt met een technisch begrip van wat het werk inhoudt.
In een bouwomgeving kan een eenvoudig project bijvoorbeeld de bouw van een huis inhouden, vooral als het projectteam al veel van dergelijke huizen heeft gebouwd. Elke keer dat ze een huis bouwen zullen er verschillen zijn, maar de oorzaak en gevolg relaties worden goed begrepen. Op dezelfde manier kan een nieuwe website in een IT-omgeving een beproefd en vertrouwd formaat volgen met beproefde sjablonen maar telkens andere inhoud.
In dit domein is de aanpak om zintuiglijk te reageren, d.w.z. uit te werken wat de verschillen zijn voor dit project, ze te categoriseren en te reageren op die verschillen. Snowden stelt dat dit het enige domein is waar het concept 'best practice’ (beste werkwijze) relevant is.
Mensen die veel tijd in dit domein doorbrengen, zullen een mislukking van een project waarschijnlijk zien als een 'mislukking van het proces'.
Complicated (ingewikkeld)
In het ingewikkelde domein bestaan de oorzaak-gevolgrelaties nog steeds, maar ze zijn niet vanzelfsprekend en vereisen expertise om ze te analyseren. Een voorbeeld hiervan is het bouwen van een brug. Hoewel het team al veel bruggen heeft gebouwd, is elke overspanning over een rivier of weg anders; het verkeer dat moet worden gedragen en het weer of de geologische omstandigheden die het moet overleven zijn anders. Gespecialiseerde bouwkundig ingenieurs analyseren de specifieke context en maken ontwerpen.
In dit geval is het de bedoeling om een zintuiglijke analyse uit te voeren en het beheer van het project zou als een ‘good practice’ (goede werkwijze) en niet als een ‘best practice’ (beste werkwijze) worden beschouwd.
Mensen die veel tijd in dit domein doorbrengen, zullen waarschijnlijk een mislukking van een project zien als een gevolg van het feit dat er onvoldoende informatie is om de analyse op te baseren.
Complex (moeilijk)
Werken in dit domein heeft onvoorspelbare oorzaken en gevolgen die pas achteraf vanzelfsprekend worden. Bedrijfsbrede veranderprogramma's zouden in deze categorie passen, zoals veel IT-projecten/programma's. Dit komt grotendeels doordat er meerdere stakeholderrelaties zijn met meningen en requirements die in de loop van de tijd naar voren komen.
De aanpak hier is de aftasten-invoelen-reageren, d.w.z. dat u moet experimenteren en testen om de gedetailleerde omvang van het werk te begrijpen.
De P3M-gemeenschap reageert typisch op dit domein met iteratieve ontwikkeling en nauw geïntegreerde multidisciplinaire teams. Twee voorbeelden hiervan zijn 'Concurrent Engineering' en 'Agile'. Hoe groter de complexiteit, hoe meer wendbaarheid het managementteam nodig heeft om te reageren op de resultaten van aftasten en experimenteren.
Chaotic (chaotisch)
Snowden stelt dat in chaotische systemen geen oorzaak-gevolgrelaties kunnen worden vastgesteld. Dit lijkt een beetje extreem als zelfs chaotische systemen zoals het weer tot op zekere hoogte kan worden voorspeld, hoewel het aanzienlijk veel gegevensverzameling en enorme rekenkracht kost om voor slechts een paar dagen te voorspellen - dus misschien dat in alle opzichten en doeleinden in de P3M-omgeving, de verklaring waar is.
Het chaotische domein moet alleen bewust worden betreden om redenen van innovatie en dit zal duidelijk een grote risicobereidheid vereisen. Chaotische projecten zouden alleen bewust worden opgezet als er veel te winnen zou zijn, door misschien als eerste op de markt te komen in een nieuw snel veranderend gebied, of als reactie op een crisis zoals een kernreactor 'melt down'.
De benadering hier zou doen-invoelen-reageren zijn.
Er is een andere manier waarop een project chaotisch kan worden. De grenzen tussen de domeinen kunnen over het algemeen worden gepasseerd, bijvoorbeeld door werk te verplaatsen van gecompliceerd naar eenvoudig of van gecompliceerd naar complex, nadat de analyse is uitgevoerd.
Maar één grens is anders. Die tussen eenvoudig en chaotisch wordt vaak voorgesteld als een klif. Als de diagnose in de ongeordende fase verkeerd is en het werk als eenvoudig wordt beschouwd terwijl het dat niet is, of het werk ingewikkelder wordt en het managementteam niet reageert, dan zou het project in de 'zelfgenoegzame zone' kunnen komen. De besturing van het project blijkt volstrekt ontoereikend en glijdt van de afgrond in chaos.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
