Kebutuhan untuk rencana manajemen organisasi bertambah sesuai dengan kompeksitas pekerjaan. Pada proyek kecil suatu organisasi akan berada di tempat sebelum perencanaan manajemen apapun sehingga tidak perlu mengembangkan rencana manajemen organisasional.
Pada setiap titik waktu dalam portofolio besar akan akan ada organisasi proyek atau program baru yang ditetapkan, penyesuaian proyek dan program yang ada atau demobilisasi tim manajemen. Dalam kasus ini kebijakan dan prosedur mempromosikan konsistensi dan efisiensi di dalam cara organisasi dikelola.
Kebijakan
- Pengenalan
-
Jenis organisasi yang diperlukan oleh proyek, program atau portofolio yang sangat sensitif terhadap konteks dan lingkup pekerjaan.
-
Organisasi P3 bisa bersifat internal secara keseluruhan pada organisasi induk atau bisa menyertakan organisasi mitra; ini bisa memasukkan kontraktor utama dan sub-kontraktor; dapat secara fisik dilokasikan bersamaan atau virtual. Semua faktor-faktor ini akan dijelaskan dalam pengenalan.
- Peran dan tanggung jawab
-
Bagian ini tidak membahas mengenai peran dan tanggung jawab orang di dalam organisasi P3. Bagian ini membahas siapa yang bertanggug jawab terhadap rancangan, perekrutan, dan demobilisasi organisasi P3 itu sendiri.
- Manajemen informasi
-
Untuk setiap organisasi agar dapat berfungsi secara efektif, setiap individu di dalam organisasi harus memahami bagaimana caranya mereka masuk dan bagaimana mereka berinteraksi dengan yang lain. Bagian ini akan menguraikan bagaimana faktor-faktor tersebut akan didokumentasikan dan dikomunikasikan ke semua orang yang terlibat.
- Jaminan
-
Kritertia keberhasilan manajemen organisasi yang akan digunakan di dalam setiap kajian jaminan akan diuraikan di sini. Jaminan fungsi manajemen organisasi akan mengkaji bagaimana kebijakan dan prosedur dimulai dan dioperasikan.
- Anggaran
-
Biaya tim manajemen sering diserap sebagai biaya korporasi, atau bila di dalam lingkungan kontrak, sebagai biaya kegiatan yang memperlihatkan pekerjaan pengiriman.
-
Dalam beberapa kasus biaya pengelolaan proyek, program atau portofolio akan dianggarkan dan dikendalikan secara terpisah. Hal ini bisa terjadi karena organisasi yang matang mengukur kinerja fungsi manajemen P3nya, atau bisa jadi suatu bentuk kontrak digunakan untuk membayar kegiatan manajemen dan kegiatan pengiriman pada cara-cara yang berbeda.
- Interfaces
-
Akan ada interfaces antara rencana manajemen organisasi dengan rencana manajemen lainnya tetapi di dalam kasus ini interfaces juga dapat mencakup hubungan antara departemen yang berbeda, perusahaan atau individu yang bekerja di dalam keseluruhan organisasi.
Prosedur
- Mendesain
-
Bagian ini akan menetapkan bagaimana tim manajemen dirancang sesuai dengan konteksnya.
- Mengidentifikasi
-
Idealnya, semua anggota tim manajemen didasarkan pada kecocokan mereka pada proyek, program atau portofolio tertentu, termasuk kompetensi mereka pada fungsi dan pengalaman yang relevan dengan konteksnya.
-
Oleh karena itu, ketersediaan sering menjadi faktor yang lebih mempengaruhi.
-
Bagian ini harus menguraikan bagaimana setiap individu harus direkrut dan ditunjuk sesuai dengan konteks pekerjaan.
- Memelihara
-
Organisasi bukanlah sesuatu yang konstan maupun permanen. Bagian ini menetapkan bagaimana tim manajemen harus disesuaikan melalui siklus hidup dan menguraikan mekanisme untuk memperkenalkan anggota tim baru dan pengerahan kembali siapa-siapa yang tidak lagi diperlukan
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
