Aspetti generali
La mobilitazione verifica che siano approntate le infrastrutture tecniche ed organizzative necessarie alla acquisizione e alla dislocazione delle risorse. Inoltre assicura che queste siano smantellate o riallocate quando non più richieste.
Gli obiettivi propri della funzione di mobilitazione sono di assicurare che:
- I capitali siano operativi e accessibili;
- Le strutture siano operative e accessibili;
- I membri del team di consegna siano competenti e capaci;
- Tutta le risorse vengano riallocate, restituite o dismesse, alla fine del lavoro.
La mobilitazione si attua in molti punti del ciclo di vita. Il modo di operare della mobilitazione all’interno dei processi del ciclo di vita è definito nelle corrispondenti attività del processo di definizione e del processo di gestione dei limiti.
Durante il processo di identificazione e il processo di definizione sarà necessario eseguire in una certa misura la funzione di mobilitazione per mettere in piedi i team, e possibilmente le strutture, che servono a portare a termine il lavoro. La mobilitazione dell’intera infrastruttura di progetto verrà attuata solo dopo che è stata data l’autorizzazione (anche se una parte limitata di mobilitazione può avere luogo anticipatamente per accorciare la schedulazione complessiva). La mobilitazione è anche utilizzata, in una misura minore, nel momento in cui viene avviata o terminata ciascuna tranche o fase.
Nei progetti più grandi o nei programmi la mobilitazione verrà in parte eseguita all’inizio di ciascuna fase o tranche. In un portfolio è semplicemente la decisione di adottare una gestione formale del portfolio che autorizza la creazione di un’infrastruttura adatta.
La procedura di mobilitazione può interessare uno qualunque dei seguenti aspetti:
- il team di gestione;
- gli uffici;
- l’hardware, gli strumenti software e le telecomunicazioni;
- gli impianti e i macchinari;
- le risorse interne ed esterne;
- le procedure di governance.
L’organizzazione di gestione iniziale è messa in atto per eseguire le fasi di identificazione e definizione di un progetto o programma. L’organizzazione completa che gestirà la fase di consegna viene ideata durante il processo di definizione e, dopo l’approvazione del business case completo, verranno ricoperte le varie cariche.
In molti casi, i team di gestione saranno ubicati negli uffici già esistenti. Questi team dovrebbero essere co-locati tutte le volte che ciò sia possibile per migliorare la comunicazione e il lavoro di squadra. In alcuni casi la co-locazione non è possibile, o perché il lavoro viene svolto da molteplici compagnie in partnership o perché il lavoro è gestito in più paesi differenti. Questo metterà una pressione aggiuntiva sulla coesione del team di gestione e l’infrastruttura IT, che facilita i team virtuali, deve aiutare ad alleggerire questa pressione.
L’acquisizione di risorse da fonti interne spesso implica una difficile negoziazione. In una organizzazione a matrice, per esempio, le risorse potrebbero conservare il loro posto di reparto, oltre ad avere un ruolo in un progetto, programma o portfolio. I piani delle risorse del project, programme o portfolio manager possono confliggere con le richieste di utilizzo delle stesse risorse da parte delle attività ordinarie. Questa è l’occasione si metteranno in evidenza buone doti di gestione dei conflitti e di influenza.
La natura temporanea dei progetti e dei programmi implica che la mobilitazione sarà sempre seguita dalla smobilitazione una volta completato il lavoro. Ciò ha un impatto su aspetti del lavoro grandemente differenti:
- se è necessario un investimento capitale in impianti e macchinari, si devono prendere decisioni in merito all’acquisto, tenendo in considerazione la possibilità di rivendita, alla locazione finanziaria o al noleggio;
- durante la costruzione dei team di progetto, programma o portfolio, i rispettivi manager devono sempre considerare che l’approccio alla smobilitazione condiziona i cicli di team tradizionali come quello di Tuckman.
Quando si approssima la necessità di smobilitare, devono essere redatti piani per la dismissione dei beni patrimoniali, il reimpiego del personale e, se necessario, la restituzione degli uffici alle loro precedenti condizioni.
Progetti, programmi e portfolio
Per alcuni piccoli progetti sarà necessaria una forma molto ridotta di mobilitazione. Tutte le strutture risulteranno già attive e le risorse non necessiteranno di essere spostate fisicamente. Ciò che deve essere fatto riguarda più il lavoro di squadra che la mobilitazione.
Tuttavia, i modelli per il lavoro dei team sono di solito basati su team semi-permanenti addetti alle attività ordinarie piuttosto che sui team transitori propri dei progetti e programmi. Anche i progetti piccoli devono considerare la smobilitazione del team.
Quando si procede alla mobilitazione per i programmi e per i progetti ampi e complessi, il team di gestione deve considerare le necessità dei singoli pacchetti di lavoro o progetti. Mentre il team di gestione e la relativa infrastruttura rimarranno insediati per la durata dell’intero lavoro, ci saranno componenti che devono essere mobilitate e smobilitate durante il corso del ciclo di vita.
In queste situazioni il team di gestione deve considerare l’impatto della schedulazione complessiva sui requisiti dell’infrastruttura. Alcune opzioni inerenti alle modalità di strutturazione del lavoro possono avere un impatto significativo sui costi dell’infrastruttura. Per esempio, la capacità di condividere i costi della mobilitazione fra molteplici progetti deve essere soppesata rispetto all’impatto sui benefici e sul business case.
Un’organizzazione di portfolio è maggiormente permanente di quella dei progetti e programmi, anche se un portfolio strutturato potrebbe attraversare numerosi cicli di pianificazione ed essere rimodellato in base alle esigenze di un piano strategico rivisto. La mobilitazione del portfolio è generalmente un progetto una tantum che mette in piedi l’infrastruttura richiesta per il coordinamento dei progetti e programmi di molteplici cicli.
Un’infrastruttura di portfolio dedicata costituisce la base per il miglioramento della capability maturity di un’organizzazione. Essa può essere costituita per inserire strutture organizzative permanenti, come un ufficio di gestione dei progetti (project management office – PMO) per fornire supporto e governance. Potrebbero anche essere previsti comunità di pratica a supporto del miglioramento continuo della competenza individuale o programmi di sviluppo professionale per promuovere la professionalità.
La mobilitazione di un portfolio richiede supporto e impegno a livello di consiglio direttivo dell’organizzazione sede per assicurarne la accuratezza e resilienza. Solo allora l’infrastruttura di portfolio sarà adottata dall’organizzazione come utilizzata come metodo preferito per la consegna di progetti e programmi.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
