Ogólnie
Kontrola zmian jest sposobem na uchwycenie wszystkich wniosków o zmianę w zakresie bazowym, ich przegląd a następnie akceptację lub odrzucenie. Celem są:
- uchwycenie wysuniętych przez interesariuszy wniosków o zmianę w zakresie
- zapewnienie, że wioski są zatwierdzone tylko jeśli są podstawne i osiągalne
- integracja zmian w istniejący zakres
W sytuacji, gdy zakres jest dobrze określony wcześnie w cyklu życia, kluczowe dla sukcesu jest kontrolowanie akceptacji zmian do planu bazowego. Należy ustanowić i utrzymywać rygorystyczną procedurę kontroli zmian na wszystkich projektach, programach i portfolio. Musi ona pozwalać interesariuszom na zgłaszanie ich sugestii zmian do zakresu. Typowa procedura wygląda jak poniżej:
W planowaniu zdefiniowane zostanie jak zespół zarządzający będzie współpracował z interesariuszami celem zarządzenia temat, który może być poważnym źródłem konfliktu. Krok ten może zawierać ustanowienie limitów ilości dopuszczalnych zmian i musi się integrować z zarządzaniem interesariuszami. Może także określić, którzy interesariusze mogą zgłaszać wnioski, pełniąc role jednego punktu kontaktowego i wstępnego filtra względem grupy interesariuszy.
Krok inicjowania zapewnia mobilizację zasobów posiadających niezbędne kompetencje do radzenia sobie ze złożonością zakresu. Czasami wymaga to ustanowienia osobnego podmiotu zwanego obsługą kontroli zmian, które gwarantuje że wnioski o zmianę są nie tylko prawidłowo oceniane, ale i procedura jest postrzegana jako otwarta i uczciwa.
Planowanie i inicjowanie często będzie wykonywane jako cześć całościowego zarządzania zakresem i zwykle połączone z odpowiednimi krokami w procedurze zarządzania konfiguracją.
Pierwszym krok procedury ma miejsce, gdy interesariusz złoży wniosek o zmianę. Interesariusz musi dostarczyć niezbędnych informacji dotyczących zmiany. Wniosek zostaje wpisany w rejestr zmian, który zawiera wszystkie wnioski oraz ich statusy (oczekujący, zaakceptowany, odrzucony albo odroczony)
Wniosek jest przeglądany pod kątem jego wpływu na wyniki, rezultaty i benefity. W razie potrzeby mogą być potrzebne dalsze wyjaśnienia, zanim zostanie podjęta decyzja, czy warto wykonywać szczegółową analizę. Proponowana zmiana może zostać odrzucona bez dalszej analizy – w takim przypadku fakt odrzucenia zostanie zapisany w rejestrze a interesariusz otrzyma informację zwrotną.
Gdy potrzebna jest pełna analiza wszystkie opcje związane ze zmianą zostaną zapisane i poddane ocenie. Aby zostać zaakceptowana zmiana musi być korzystna, praktyczna i mieć pokrycie finansowe.
Przez korzystną zmianę rozumie się, że ma pozytywny wpływ na uzasadnienie biznesowe albo inną korzyć jak na przykład redukcję ryzyka. Praktyczna oznacza, że będzie działała w kontekście specyfikacji i innych zmian. Przez pokrycie finansowe rozumie się, że są dostępne środki na pokrycie jej kosztów, możliwe że z budżetu zmian albo rezerwy menadżerskiej.
Przeprowadzana jest również analiza wpływu na plany dostarczania i w jej oparciu podejmowana jest decyzja o akceptacji, odrzuceniu, odroczeniu lub zapytaniu o więcej informacji. Ustanawia się progi określające czy decyzja może zostać podjęta przez kierownika projektu, programu lub portfolio, sponsora czy innych członków zespołu zarządzającego.
Następnie decyzja jest komunikowana do zespołu zarządzającego i interesariuszami, gdy potrzebne z informacją zwrotną. Rejestracja wiedzy nabytej z procesu oceny może przyspieszyć przyszłe oceny zmian o podobnym zakresie.
Jeśli zmiana jest zaakceptowana odpowiednie plany dostawcze są aktualizowane i zmiany zostają wprowadzone do produktów lub specyfikacji przyszłych produktów.
Istnieje zawsze możliwość, że pilne zmiany zostaną narzucone albo wdrożone poza procesem. Powinno się je wstecznie przeprowadzić przez procedurę kontroli zmian.
Wszelkie zaakceptowane zmiany muszą być wprowadzone do systemu zarządzania konfiguracją. W pewnych okolicznościach może być potrzebne wprowadzenie zamrożenia zmian, w czasie którego żadne zmiany nie będą brane pod uwagę. Gdy zostanie uzgodnione to ze sponsorem, powinno być to umieszczone jako kluczowy punkt decyzyjny w planie zarządzania zakresem.
Projekty, programy i portfolio
Większość wniosków o zmianę dotyczy produktów składających się na wynik projektu. Zaakceptowane zmiany zwykle niosą za sobą koszt i w sytuacji idealnej w budżecie zostały założone środki na ich pokrycie. Niektóre projekty będą podlegały warunkom kontraktowym, które będą miały znaczący wpływ na kontrolę zmian. Metody płatności wpisane w kontrakcie mogą nie pozwalać na żadne zmiany zakontraktowanych specyfikacji, podczas gdy inne będą miały z góry określony harmonogram płatności dla zaakceptowanych zmian.
Jak każdy inny budżet tak i budżet zmian będzie miał limity i tolerancje. Jeśli przewiduje się, że praca przekroczy te tolerancje kierownik projektu powinien eskalować to do sponsora, który może musieć znaleźć dodatkowe finansowanie.
Projekty zwinne przyjmują inne podejście i przyjmują zmianę jako integralną część developmentu. Każda iteracja zaczyna się spotkaniem planistyczym, na którym wyjaśnia się i ustala priorytety dla produktów zawartych w iteracji. Niektóre z funkcjonalności mogą być zmianami do już istniejących, jednak są traktowane na równy z nowymi.
Kontrola zmian na poziomi programu dotyczy zmian związanych z benefitami – albo wniosek o zmianę dotyczy bezpośrednio profilu benefitu albo z powodu pośredniego wpływu zmian w projekcie na benefity.
Zgodnie z procedurą najpierw oceniony zostanie wpływ wniosku o zmianę na benefity a następnie wpływ na projekty składowe. Znacząca zmiana na projekcie może wymagać redystrybucji zasobów lub funduszy i mieć wpływ na inne projekty.
Niektóre zmiany w ramach jednego projektu mogą mieć wpływ na inne projekty. Zespół zarządzający programem musi mieć świadomość stopnia złożoności tych zależności wewnętrznych.
Cele ustrukturyzowanego portfolio zależą od strategii korporacyjnej. Może ona ulec zmianie w odpowiedzi na otoczenia biznesowe i portfolio musi działać zgodnie z nią. Procedura kontroli zmian nie dotyczy „wniosków o zmianę” płynących ze strategii korporacyjnej pod kątem ich akceptacji lub odrzucenia. Nie zmienia to faktu, że te zmiany nadal muszą zostać ocenione pod kątem ich konsekwencji na cele projektów i programów składowych portfolio.
W miejsce akceptacji bądź odrzucenia wniosku o zmianę procedura obowiązująca w portfolio może prowadzić do zmiany priorytetów albo nawet skasowania niektórych projektów czy programów i identyfikacji nowych.
Dziękujemy Maciejowi Mordaka za tłumaczenie
