Złożoność

Złożoność jest wskaźnikiem wewnętrznych zależności w projekcie, programie lub portfolio i wpływa na sposób, w jaki będą zarządzane oraz umiejętności do tego potrzebne. Jako że wszystkie projekty, programy i portfolio składają się z wielu zależności wewnętrznych, z definicji są złożone. Oczywiście jedne bardziej, inne mniej.

Uznaje się, że różne stopnie złożoności wymagają różnych podejść zarządczych i umiejętności ale nie ma jednej skali pomiaru. W dużym stopniu złożoność zależy od tego, kto ją ocenia.

W ramach profesji podejmuje się wiele prób binarnego określenia, co jest pracą złożoną a co nie. Praxis patrzy na złożoność jako na ciągłą skalę mającą zastosowanie do różnych obszarów zarządzania projektami, programami i portfolio. Stopień złożoności wpływa na to, jak funkcje, metody i kompetencje są dostosowywane.

Projekty i programy wykazują różne stopnie złożoności. Protfolia mają nieodłączny stopień złożoności wynikający z ich skali, ale odzwierciedla on głównie stopnie złożoności składowych projektów i programów.

Obszary w ramach projektów i programów, w których zwyczajowo występuje złożoność to:

• Zakres

• To chyba najbardziej oczywisty obszar złożoności. Rozpiętość zakresu może wahać się od wytworzenia jednego wyniku do dostarczenia skomplikowanego połączenia wzajemnie powiązanych wyników, rezultatów i benefitów oraz wszystkiego pomiędzy nimi.

• Złożoność zakresu nie powinna być mylona z jego skalą. Budowa głównej drogi może trać długo i być bardzo kosztowna, ale być mniej złożona (w odniesieniu do zakresu) niż znacznie mniejsza zmiana biznesowa, z powiązaną z nią technologią i zmianą społeczną.

• To złożoność zakresu najbardziej wpływa na wybór cyklu życia i metody. W skrócie, od stopnia złożoności zakresu zależy, czy praca będzie zarządzana jako projekt czy program.

• Niepewność

• Wszystkie projekty i programy, ze swego założenia, mają w sobie niepewność. Zatem celem projektu i programu jest zarządzanie niepewnością. Czasami może to powodować wrażenie, że staramy się wyeliminować niepewność przed podjęciem projektu czy programu. Nie jest to prawdą – bez podejmowania działań obarczonych niepewnością nie osiągnęlibyśmy wiele.

Jednym ze sposobów zarządzania niepewnością zakresu jest zastosowanie równoległego cyklu życia (raczej niż liniowego), żeby cle mogły ewoluować w jego ramach.

• Zarządzanie projektem i programem przyjmuje niepewność, ale musi być dostosowane by zapewnić, że metody, techniki i zasoby są odpowiednie do skali niepewności prac.

• Niepewność może odnosić się do początkowych założeń, przewidywalności rezultatów, stabilności specyfikacji i wielu innych czynników.

• Zmiana

• Niektóre mało złożone projekty nie wymagają zarządzania zmianą. Inne projekty i programy  będą wymagały od jednostek i grup zmiany sposobu ich życia czy pracy, na stałe bądź tylko na czas prowadzonych prac.

• Zakres zmiany można postrzegać w kategoriach zasięgu i głębokości.

• Zasięg zmiany odnosi się do ilości i zakresu osób, które będą musiały się zmienić. Im zmiana jest szersza tym większa jest grupa interesariuszy i większy jest zakres wsparcia o oporu względem prac. Prace mogą dotyczyć tylko małej ilości osób w jednym dziale, albo dużej społeczności, na którą składa się wiele dyscyplin czy międzynarodowych organizacji.

• Głębokość zmiany odnosi się do stopnia, w jakim ludzie muszą się zmienić, albo wpływu, jaki ma na nich zmiana. Przykładami znaczących zmian są zmiany biznesowe prowadzące do utraty pracy czy projektu infrastrukturalne przesiedlające ludzi z ich domów.

• Innowacja

• Innowacje można postrzegać w kontekście innowacji zarówno podejścia technicznego jak i metod zarządzania.

• Innowacja techniczna jest bardziej jasna. W świecie, w których technologia zmienia się coraz szybciej, zawsze będą projekty i programy, które wytwarzają nową technologię lub są pierwsze, które ją wykorzystują.

• Ważne jest też postrzeganie “innowacyjności” jako termin relatywny.

• Co jest uważane za innowację w jednej organizacji, nie musi być tak postrzegane w innej. Organizacja dojrzała w dostarczaniu projektów, mogła nigdy nie dostarczać programu, więc dla tej organizacji zarządzanie programem jest podejściem innowacyjnym, a zatem złożonym.

• Dynamika

• Stopień złożoności projektu lub programu ulega zmianie. Sieć wewnętrznych powiązać będzie zmienna w cyklu życia. Niektóre prace będą wykonywane w stabilnym środowisku podczas gdy inne będą podlegać wielu zewnętrznym zmianom, politycznym, społecznym, technicznym czy innym.

 

Próba kategoryzacji tak dużej ilości wzajemnie powiązanych aspektów projektu będzie czysto intuicyjna. Różne źródła wskazują różne obszary złożoności i nie ma jednego modelu. W zasadzie to próba określenia jednego modelu jest bezcelowa, gdyż sama złożoność jest tak bardzo złożona.

Modele złożoności mogą funkcjonować w zamkniętych środowiskach, na przykład organizacja może opracować taki model dla swojego zakresu prac. Może to wspomóc decyzje takie jak dobór odpowiednio doświadczonego kierownika projektu czy ile należy zainwestować w strukturę zarządczą.

Ostatecznym celem zrozumienia złożoności jest zrozumienie różnorodności prac, którymi muszą zarządzać kierownicy projektów, programów lub portfolio i potrzeby dostosowania wszystkich aspektów dyscypliny do okoliczności.

 

Dziękujemy Maciejowi Mordaka za tłumaczenie