Geral
O controle de mudanças é o meio pelo qual todas as solicitações para alterar uma linha de base de escopo são capturadas, avaliadas e depois aprovadas ou rejeitadas. Seus objetivos são:
- capturar os pedidos das partes interessadas para fazer mudanças no escopo;
- garantir que os pedidos só sejam aprovados se forem viáveis e realizáveis;
- integrar mudanças no escopo existente.
Quando o escopo é bem definido no início do ciclo de vida, é essencial para o sucesso do empreendimento que as mudanças nas linhas de base aprovadas sejam controladas. Um rigoroso procedimento de controle de mudanças deve ser estabelecido e mantido em todos os projetos, programas e portfólios. Ela deve permitir que as partes interessadas apresentem suas sugestões de mudanças de escopo. Um procedimento típico é mostrado abaixo:
A etapa de planejamento definirá como a equipe administrativa trabalhará com as partes interessadas para lidar com um assunto que pode ser uma fonte significativa de conflito. Pode incluir o estabelecimento de limites para a quantidade de mudanças permitidas e certamente deve se integrar estreitamente com a gestão das partes interessadas. Pode até definir quais partes interessadas podem apresentar pedidos, talvez atuando como ponto de contato e filtro inicial para seu grupo de partes interessadas.
A etapa de iniciação garantirá que os recursos sejam mobilizados tenham as competências necessárias para lidar com a complexidade do escopo. Isto às vezes requer a nomeação de um órgão chamado Autoridade de Controle de Mudanças para garantir que os pedidos de mudança não só sejam devidamente avaliados, mas que o procedimento seja visto como aberto e justo.
O planejamento e a iniciação serão frequentemente realizados como parte dentro da gestão do escopo e normalmente serão combinados com os passos correspondentes na gestão da configuração.
A primeira etapa específica do procedimento inicia quando uma parte interessada faz um pedido de mudança. A parte interessada deve fornecer informações relevantes sobre a natureza da mudança. A solicitação é inserida em um registro de mudanças onde todas as solicitações e seu status (por exemplo, pendentes, aprovadas, rejeitadas ou adiadas) são registradas.
O pedido de mudança é revisado para determinar seu impacto de alto nível sobre os produtos, resultados e benefícios. Se for necessário, pode-se buscar maiores esclarecimentos antes de decidir se vale a pena realizar uma avaliação detalhada. A mudança proposta pode ser rejeitada sem avaliação adicional, caso em que as razões da rejeição serão registradas e o feedback será dado à parte interessada.
Se uma avaliação completa for justificada, todas as opções relacionadas à mudança são capturadas e avaliadas. Para ser aceita, uma mudança proposta deve ser benéfica, prática e acessível.
Mudança benéfica, aqui, significa que ela tem um impacto positivo no caso de negócios, ou apresenta alguma outra vantagem, como a redução de risco. Mudança prática significa que funcionará no contexto da especificação e quaisquer outras mudanças. E uma mudança acessível significa que os fundos estão disponíveis para pagar a mudança talvez através de um orçamento para mudanças ou reserva de gestão.
O impacto detalhado no plano de entrega é também avaliado e é feita uma recomendação para aprovar, rejeitar, adiar ou solicitar mais informações. Os limites são estabelecidos para determinar se a decisão pode ser tomada pelo gerente P3, patrocinador ou outros membros da equipe de gerenciamento.
A decisão é então comunicada à equipe administrativa e às partes interessadas, incluindo o feedback quando apropriado. O registro das lições aprendidas com a avaliação pode acelerar futuras avaliações que tenham conteúdo técnico semelhante.
Se a mudança for aprovada, os planos de entrega relevantes são atualizados e as mudanças são feitas em produtos existentes, ou especificações para produtos futuros.
Há sempre a possibilidade de que mudanças urgentes sejam impostas ou impulsionadas sem o devido processo. Estas devem ser colocados retrospectivamente através do procedimento de controle de mudanças.
Quaisquer mudanças aprovadas precisam ser introduzidas de volta no sistema de gerenciamento de configuração. Em algumas circunstâncias, pode ser apropriado ter um bloqueio de mudanças onde nenhuma outra mudança no escopo será considerada. Quando isto for concordado pelo patrono, deve ser incluído como um ponto-chave de decisão no plano de gestão do escopo.
Projetos, programas e portfólios
A maioria dos pedidos de mudança está relacionada aos produtos que compõem o resultado de um projeto. As mudanças aprovadas geralmente têm implicações de custo e, idealmente, os fundos terão sido reservados no orçamento do projeto para cobrir isso. Alguns projetos estarão sujeitos a termos contratuais que têm um impacto significativo no controle de mudanças. Métodos de pagamento descritos no contrato podem não permitir qualquer alteração na especificação contratada enquanto outros terão um cronograma de pagamentos pré-determinado para as alterações autorizadas.
Como qualquer outro orçamento, um orçamento de mudança terá limites e tolerâncias. Caso se preveja que o trabalho exceda estas tolerâncias, o gerente do projeto precisará escalar esta questão para o patrono, que poderá ter que buscar um financiamentoadicional.
Os projetos ágeis têm uma abordagem muito diferente e fazem da mudança uma parte integrante do desenvolvimento. Cada iteração começa com uma reunião de planejamento que esclarece e prioriza os produtos abordados na iteração. Algumas dessas características podem ser mudanças em características existentes, mas são consideradas ao lado de todas as outras.
O controle de mudanças em nível de programa está preocupado com mudanças relacionadas a benefícios, seja porque um pedido de mudança visa diretamente um perfil de benefício ou devido ao efeito indireto das mudanças do projeto sobre os benefícios.
O procedimento avaliará inicialmente o impacto de um pedido de mudança nos benefícios e depois avaliará o impacto nos projetos componentes. Uma mudança significativa em um projeto pode exigir uma redistribuição de recursos ou fundos e pode ter um efeito dominó em outros projetos.
Algumas solicitações de mudança dentro de um projeto podem causar essa repercussão em cadeia. A complexidade dessas interdependências é algo que a equipe de gestão do programa precisa estar muito consciente.
Um portfólio estruturado é dependente da estratégia corporativa para seus objetivos, mas isso pode mudar para refletir um ambiente de negócios em mudança e, naturalmente, o portfólio deve responder de acordo. O procedimento de controle de mudança não se aplica exatamente nas 'solicitações de mudança' que emanam da estratégia corporativa em termos de decidir se os aceita ou rejeita. No entanto, essas mudanças ainda precisam ser avaliadas por suas implicações sobre os objetivos dos projetos e programas componentes.
Em vez de aprovar ou rejeitar uma solicitação de mudança, a versão de portfólio do procedimento pode resultar na repriorização, ou mesmo no cancelamento, de alguns projetos ou programas e na identificação de novos.
