Allgemein
Das Änderungskontroll ist das Mittel, mit dem alle Anträge auf Änderung eines Basisumfangs erfasst, bewertet und dann genehmigt oder abgelehnt werden. Ihr Ziel ist es:
- Erfassung von Änderungswünschen der Stakeholder in Bezug auf den Umfang des Arbeitsauftrages;
- sicherstellen, dass Anträge nur dann genehmigt werden, wenn sie durchführbar und realisierbar sind;
- Änderungen in den bestehenden Geltungsbereich zu integrieren.
Wenn der Umfang in einem frühen Stadium des Lebenszyklus genau definiert ist, ist es für den Erfolg entscheidend, dass Änderungen an den genehmigten Grundlinien kontrolliert werden. Für alle Projekte, Programme und Portfolios muss ein strenges Änderungskontrollverfahren eingeführt und beibehalten werden. Es muss den Stakeholdern die Möglichkeit geben, ihre Vorschläge für Änderungen am Umfang einzureichen. Ein typisches Verfahren ist unten dargestellt:
In diesem Planungsschritt wird festgelegt, wie das Managementteam mit den Interessengruppen zusammenarbeiten wird, um ein Thema zu behandeln, das eine erhebliche Konfliktquelle darstellen kann. Dazu kann auch die Festlegung von Grenzen für den Umfang der zulässigen Änderungen gehören, die auf jeden Fall eng mit dem Stakeholder-Management abgestimmt werden müssen. Es kann sogar festgelegt werden, welche Stakeholder Anträge stellen dürfen, wobei sie vielleicht als Ansprechpartner und erster Filter für ihre Stakeholdergruppe fungieren.
Durch den Schritt der Initiierung wird sichergestellt, dass Ressourcen mobilisiert werden, die über die notwendigen Kompetenzen verfügen, um die Komplexität des Umfangs zu bewältigen. Dies erfordert manchmal die Ernennung eines Gremiums, das als Änderungskontrollinstanz bezeichnet wird, um sicherzustellen, dass Änderungsanträge nicht nur ordnungsgemäß bewertet werden, sondern das Verfahren auch als offen und fair angesehen wird.
Die Planung und Initiierung erfolgt häufig im Rahmen des allgemeinen Scope Managements und wird in der Regel mit den entsprechenden Schritten des Konfigurationsmanagementverfahrens kombiniert.
Der erste konkrete Schritt in diesem Verfahren ist der Antrag eines Stakeholders auf eine Änderung. Der Stakeholder muss relevante Informationen über die Art der Änderung liefern. Der Antrag wird in ein Änderungsverzeichnis eingetragen, in dem alle Anträge und deren Status (z. B. anhängig, genehmigt, abgelehnt oder zurückgestellt) festgehalten werden.
Der Änderungsantrag wird daraufhin geprüft, wie er sich auf die Ergebnisse und den Nutzen auswirkt. Falls erforderlich, kann eine weitere Klärung eingeholt werden, bevor entschieden wird, ob es sich lohnt, eine detaillierte Bewertung vorzunehmen. Die vorgeschlagene Änderung kann ohne weitere Bewertung abgelehnt werden. In diesem Fall werden die Gründe für die Ablehnung festgehalten und der betreffende Stakeholder erhält eine Rückmeldung.
Wenn eine umfassende Bewertung gerechtfertigt ist, werden alle Optionen im Zusammenhang mit der Änderung erfasst und bewertet. Um akzeptiert zu werden, sollte eine vorgeschlagene Änderung nützlich, praktisch und erschwinglich sein.
Nützlich bedeutet, dass es sich positiv auf des gegebenen Business Case auswirkt oder einen anderen Vorteil hat, wie z. B. eine Risikominderung. Praktisch bedeutet es, dass sie im Zusammenhang mit der Spezifikation und anderen Änderungen funktionieren wird. Erschwinglich bedeutet, dass Mittel zur Verfügung stehen, um die Änderung zu bezahlen, z. B. durch ein Änderungsbudget oder eine Managementreserve.
Die detaillierten Auswirkungen auf Lieferpläne werden ebenfalls bewertet, und es wird eine Empfehlung zur Genehmigung, Ablehnung, Zurückstellung oder Anforderung weiterer Informationen ausgesprochen. Es werden Schwellenwerte festgelegt, um zu bestimmen, ob die Entscheidung durch den P3-Manager, den Sponsor oder andere Mitglieder des Managementteams getroffen werden kann.
Die Entscheidung wird dann dem Managementteam und weiteren Stakeholdern mitgeteilt, gegebenenfalls einschließlich eines Feedbacks. Die Aufzeichnung der aus der Bewertung gezogenen Lehren kann künftige Bewertungen mit ähnlichem technischen Inhalt beschleunigen.
Wird eine Änderung genehmigt, werden die entsprechenden Lieferpläne aktualisiert und die Änderungen an bestehenden Produkten oder Spezifikationen für zukünftige Produkte vorgenommen.
Es besteht immer die Möglichkeit, dass dringende Änderungen ohne ordnungsgemäßes Verfahren aufgezwungen oder durchgesetzt werden. Diese sollten im Nachhinein das Änderungsmanagementverfahren durchlaufen.
Alle genehmigten Änderungen müssen in das Konfigurationsmanagementsystem zurückgespielt werden. Unter bestimmten Umständen kann es sinnvoll sein, einen Änderungsstopp zu verhängen, bei dem keine weiteren Änderungen am Umfang in Betracht gezogen werden. Wenn der Sponsor dem zugestimmt hat, sollte dies als wichtiger Entscheidungspunkt im Scope Managementplan aufgenommen werden.
Projekte, Programme und Portfolios
Die meisten Änderungsanträge beziehen sich auf Produkte, aus denen ein Projektergebnis besteht. Genehmigte Änderungen haben in der Regel Auswirkungen auf die Kosten und sind im Idealfall durch entsprechende Mittel im Projektbudget zur Deckung dieser Kosten enthalten. Für einige Projekte gelten Vertragsbedingungen, die sich erheblich auf das Änderungsmanagement auswirken. Im Vertrag festgelegte Zahlungsmodalitäten lassen möglicherweise keine Änderungen an der vertraglich vereinbarten Spezifikation zu, während in anderen Fällen ein vorher festgelegter Zahlungsplan für genehmigte Änderungen vorhanden ist.
Wie jedes andere Budget hat auch ein Änderungsbudget Grenzen und Toleranzen. Wenn Arbeiten diese Toleranzen voraussichtlich überschreiten werden, muss der Projektleiter dieses Problem an den Auftraggeber weiterleiten, der möglicherweise zusätzliche Mittel beantragen muss.
Agile Projekte verfolgen einen ganz anderen Ansatz und machen Veränderungen zu einem integralen Bestandteil der Entwicklung. Jede Iteration beginnt mit einer Planungssitzung, in der die Produkte, die in der Iteration behandelt werden, geklärt und priorisiert werden. Einige dieser Funktionen können Änderungen an bestehenden Funktionen sein, werden aber neben allen anderen Umfangswünschen berücksichtigt.
Die Änderungskontrolle auf Programmebene befasst sich mit Änderungen, die sich auf den Nutzen beziehen, entweder weil ein Änderungsantrag direkt auf ein Nutzenprofil abzielt oder weil sich die Projektänderungen indirekt auf den Nutzen auswirken.
Bei diesem Verfahren werden zunächst die Auswirkungen eines Änderungsantrags auf den Nutzen und dann die Auswirkungen auf die einzelnen Projekte bewertet. Erhebliche Änderungen an einem Projekt können eine Umverteilung von Arbeitskräften oder -mitteln erfordern und sich auf andere Projekte auswirken.
Einige Änderungswünsche innerhalb eines Projekts können sich auf andere Projekte auswirken. Die Komplexität dieser wechselseitigen Abhängigkeiten ist etwas, dessen sich das Programmmanagementteam sehr bewusst sein muss.
Ein strukturiertes Portfolio ist in seinen Zielen von der Unternehmensstrategie abhängig. Diese kann sich ändern, um ein sich veränderndes wirtschaftliches Umfeld widerzuspiegeln, und natürlich muss das Portfolio entsprechend reagieren. Das Änderungsmanagementverfahren gilt nicht wirklich für "Änderungsanträge", die von der Unternehmensstrategie ausgehen, wenn es um die Entscheidung geht, ob sie angenommen oder abgelehnt werden sollen. Nichtsdestotrotz müssen diese Änderungen auf ihre Auswirkungen auf die Ziele der einzelnen Projekte und Programme geprüft werden.
Anstatt einen Änderungsantrag zu genehmigen oder abzulehnen, kann die Portfoliovariante des Verfahrens dazu führen, dass Prioritäten neu gesetzt oder sogar einige Projekte oder Programme gestrichen und neue Projekte oder Programme festgelegt werden.
