Umum
Pengertian pengendalian perubahan adalah permintaan untuk mengubah garis batas lingkup dan kemudian ditampung, dievaluasi, dan disetujui atau ditolak. Tujuannya adalah untuk:
- menampung permintaan pemangku kepentingan untuk melakukan perubahan pada lingkup;
- memastikan bahwa permintaan hanya disetujui jika layak dan dapat dicapai;
- mengintegrasikan perubahan ke dalam lingkup yang ada.
Lingkup harus didefisikan dengan baik di dalam siklus hidup. Ini penting untuk keberhasilan mengubah garis dasar yang disetujui untuk dikendalikan. Prosedur pengendalian perubahan yang ketat harus ditetapkan dan dipertahankan pada semua proyek, program, dan portofolio. Perubahan lingkup mengikuti saran pemangku kepentingan. Prosedur khusus diperlihatkan di bawah ini:
Langkah perencanaan mendefinisikan bagaimana tim manajemen akan bekerja dengan para pemangku kepentingan untuk menangani masalah yang menjadi sumber konflik yang signifikan. Ini termasuk menetapkan batasan pada sejumlah perubahan yang diizinkan dan harus benar-benar terintegrasi dengan manajemen pemangku kepentingan. Ini bahkan bisa mendefinisikan pemangku kepentingan mana yang harus diikuti untuk menyampaikan permintaan. Ini bisa jadi titik kontak dan saringan awal kelompok pemangku kepentingan.
Langkah awal akan memastikan sumber daya yang dimobilisasi memiliki kompetensi yang diperlukan untuk mencapai kesepakatan kompleksitas lingkup. Ini kadang-kadang mengharuskan penunjukan badan yang memiliki wewenang atas kendali perubahan. Penunjukan badan ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan tidak hanya mensyaratkan penilaian yang tepat tetapi juga prosedur harus terbuka dan adil.
Perencanaan dan permulaan sering terbentuk sebagai bagian dari seluruh manajemen lingkup dan akan selalui dikombinasikan dengan langkah-langkah korespondensi dalam prosedur manajemen konfigurasi.
Langkah khusus pertama dalam prosedur adalah ketika seorang pemangku kepentingan mengajukan permintaan perubahan. Pemangku kepentingan harus menyediakan informasi yang relevan mengenai sifat alami perubahan tersebut. Permintaan dipusatkan ke dalam log perubahan yang mencatat semua permintaan dan status mereka (misal, penundaan, persetujuan, penolakan, atau penangguhan).
Perubahan harus ditinjau untuk menentukan dampak tingkat tertingginya pada outputs, outcomes dan manfaat. Jika perlu, klarifikasi lebih lanjut bisa dilakukan sebelum memutuskan apakah kinerja penilaian yang terperinci sudah sesuai atau belum. Perubahan yang diusulkan dapat ditolak tanpa evaluasi lebih lanjut dalam kasus alasan penolakan. Alasan tersebut dicatat dan diumpan balik kepada pemangku kepentingan.
Jika penilaian penuh disesuaikan, semua opsi yang berhubungan dengan perubahan ditampung dan dievaluasi. Agar perubahan yang diusulkan dapat diterima, perubahan tersebut harus bermanfaat, dapat dipraktikkan, dan dapat dijangkau.
Arti bermanfaat adalah hal-hal yang memiliki dampak positif pada kasus bisnis, atau memiliki beberapa keuntungan lainnya seperti mengurangi risiko. Arti praktik adalah hal-hal yang akan bekerja di dalam konteks spesifikasi dan setiap perubahan lainnya. Terjangkau berarti dana tersedia untuk membayar kemungkinan adanya perubahan melalui anggaran perubahan atau cadangan manajemen.
Dampak terperinci pada rencana pengiriman juga dinilai dan rekomendasi untuk menyetujui, menolak, menangguhkan, atau meminta lebih informasi dilakukan. Ambang batas ditetapkan untuk menentukan apakah keputusan dapat diambil oleh manajer P3, sponsor, atau anggota lainnya dari tim manajemen.
Keputusan kemudian diberitahukan kepada tim manajemen dan pemangku kepentungan termasuk umpan balik yang sesuai. Mencatat pembelajaran dari penilaian dapat mempercepat penilaian di masa mendatang yang memiliki konten teknik yang sama.
Jika perubahan disetujui, rencana pengiriman yang relevan dimutakhirkan dan perubahan dilakukan pada produk yang ada, atau spesifikasi untuk produk di masa mendatang.
Selalu ada kemungkinan bahwa perubahan penting terpaksa dilakukan atau dilaksanakan tanpa melalui proses hukum. Ini harus dilakukan secara restropeksi melalui prosedur kendali perubahan.
Setiap perubahan yang disetujui memerlukan umpan balik terhadap sistem manajemen konfigurasi. Dalam beberapa peristiwa, pembekuan perubahan dapat disesuaikan jika tidak ada perubahan selanjutnya pada lingkup yang akan dipertimbangkan. Bila hal ini telah disetujui oleh sponsor, ini juga harus dimasukkan sebagai titik keputusan kunci dalam rencana manajemen lingkup.
Proyek, program, dan portofolio
Sebagian besar perubahan mensyaratkan adanya hubungan dengan produk-produk yang menghasilkan keluaran proyek. Perubahan yang disetujui biasanya memiliki implikasi pada biaya dan idealnya juga pada dana. Biaya dan dana tersebut akan dihasilkan di sisi anggaran proyek untuk membiayai perubahan tersebut. Beberapa proyek akan menjadi subjek pada terminologi kontrak yang memiliki dampak signifikan pada kendali perubahan. Metode pembayaran tertulis dalam kontrak tidak dapat diubah setiap ada perubahan pada spesifikasi yang dikontrakkan sementara yang lainnya memiliki jadwal pembayaran yang telah ditentukan sebelumnya untuk perubahan wewenang.
Seperti anggaran lainnya, anggaran perubahan memiliki batasan dan toleransi. Jika pekerjaan diperkirakan melebihi toleransi ini, manajer proyek perlu mengekskalasi masalah ini ke sponsor yang harus bisa mencari pendanaan tambahan.
Proyek-proyek agilitas memiliki pendekatan yang sangat berbeda dan menghasilkan perubahan bagian pengembangan integral. Setiap iterasi dimulai dengan encana pertemuan untuk mengklarifikasi dan memprioritaskan produk-produk yang dihasilkan dalam iterasi. Sebagian fitur ini dapat diubah pada fitur yang ada namun dipertimbangkan terhadap yang lainnya.
Kendali perubahan pada tingkat program dititikberatkan pada perubahan yang berhubungan dengan manfaat, baik karena permintaan perubahan yang ditujukan secara tidak langsung pada profil manfaat atau karena pengaruh tidak langsung terhadap perubahan proyek pada manfaat.
Prosedur pada awalnya akan menilai dampak permintaan perubahan pada manfaat dan kemudian pada proyek komponen. Perubahan signifikan pada proyek mengharuskan distribusi ulang sumber daya atau dana dan bisa mengalami dampak jatuh pada proyek lainnya.
Beberapa perubahan yang dipersyaratkan dalam satu proyek dapat menyebabkan dampak jatuh pada proyek lainnya. Kompleksitas antar ketergantungan ini menuntut tim manajemen program agar lebih berhati-hati.
Portofolio terstruktur tergantung pada strategi objektivitas perusahaan. Ini bisa berubah sehingga mencerminkan lingkungan komersial yang sedang berubah dan yang secara alami, harus direspons oleh portofolio sedemikian rupa. Prosedur kendali perubahan dapat diaplikasikan tanpa menunggu terjadinya ‘permintaan perubahan’ strategi perusahaan dalam hal terminologi sehingga dapat memutuskan apakah menerima atau menolak terminologi tersebut. Namun, perubahan ini masih perlu dinilai implikasinya terhadap objektivitas proyek komponen dan program.
Alih-alih menyetujui atau menolak permintaan perubahan, versi portofolio dari prosedur dapat menghasilkan penentuan ulang prioritas, atau bahkan penundaan beberapa proyek atau program dan identifikasi baru lainnya.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
