Sposób, w jaki projekt, program lub portfolio jest ustrukturyzowane i zarządzane będzie zależał od wielu czynników zewnętrznych. Sponsor i kierownik muszą je zrozumieć na samym starcie, żeby zarządzać pracami w odpowiedni sposób.
Zależność pomiędzy organizacją a prowadzonymi przez nią projektami, programami i portfolio ma wiele warstw. Portfolio będzie zawsze umiejscowione w ramach organizacji, np. firmy, departamentu rządowego czy organizacji charytatywnej.
Niektóre organizacje moją nie zapewniać koordynacji pomiędzy projektami i programami. W takiej sytuacji operują one samodzielnie wewnątrz organizacji. Niektóre programy będą częścią portfolio, a niektóre projekty częścią programu. Inne projekty moją być częścią portfolio.
Z punktu widzenia kontraktu projekty są często dostarczane przez kontraktora dla klienta. Kontraktor ma dostarczyć wyniki a jego zaangażowanie kończy się w momencie przekazania zakończonych produktów. Taki projekt może być częścią projektu lub programu klienta. W takiej sytuacji projekt może być częścią dwóch oddzielnych portfolio – klienta i kontraktora.
Duże, złożone projekty lub programy mogą wykraczać poza możliwości jednej organizacji i wymagają stworzenia joint venture. Może to sprawić, że finansowanie, podział benefitów i zarządzanie interesariuszami będę dużo bardziej skomplikowane.
Projekty, programy i portfolio istnieją w sektorach publicznym i prywatnym i mogą być realizowane dla organizacji komercyjnych i not-for-profit.
Wszystkie te aspekty środowiska mają znaczący wpływ na to, jak postrzegane jest ryzyko, innowacja i wartość.
Jest to zaledwie kilka z wielu czynników składających się na środowisko projektu, programu lub portfolio. Inne mogą zawierać:
-
sektor komercyjny np. budownictwo, IT, budowa statków, farmaceutyczny itp.
-
praca międzynarodowa z wieloma lokalizacjami geograficznymi i językami;
-
środowiska regulowane w których wyniki, rezultaty, benefity i sposób realizacji prac musi być zgodny ze standardami;
-
potrzeby odpowiedzialności i przejrzystości w sektorze publicznym.
Czynniki te mogą łączyć się na wiele sposobów tworząc unikalny wpływ na sposób strukturyzacji i zarządzania projektem, programem lub portfolio.
Zespół zarządczy musi przeanalizować środowisko na możliwie najwcześniejszym etapie cyklu życia. Typową techniką takiej analizy jest PESTLE, czyli analiza wpływów polityki, ekonomii, społecznych, technicznych, prawnych i ekologicznych.
Poza uwzględnieniem efektu środowiska na projekt, program lub portfolio, należy również wziąć pod uwagę wpływ prac na ich otoczenie. Założenie to zawiera się w funkcjach zarządzania interesariuszami i zarządzania zmianą.
Wraz z postępem prac ich interakcje ze środowiskiem będą się rozwijać i zmieniać. Zespół zarządczy musi to obserwować i identyfikować pojawiające się problemy i szanse.
Dziękujemy Maciejowi Mordaka za tłumaczenie
