General
El control de cambios es el medio por el cual todas las solicitudes para cambiar una línea base del alcance son capturados, evaluados y luego aprobados o rechazados. Sus objetivos son:
- Capturar las solicitudes de cambio de alcance de las partes interesadas;
- Asegurar que las solicitudes sólo son aprobadas si son viables y alcanzables ;
- Integrar los cambios en el ámbito de aplicación existente.
Cuando el alcance está bien definido al principio del ciclo de vida, es esencial para el éxito que los cambios aprobados en las líneas de base sean controlados. Un procedimiento riguroso de control de cambio debe ser establecido y mantenido en todos los proyectos, programas y portafolios. Se debe permitir que los interesados presenten sus propuestas de cambios del alcance. Un procedimiento típico se muestra a continuación:
El paso de la planificación definirá cómo el equipo directivo trabajará con las partes interesadas para manejar un tema que puede ser fuente importante de conflictos. Puede incluir el establecimiento de límites a la cantidad de cambio permisible y sin duda debe integrar estrechamente con la gestión de interesados. Incluso puede definir qué se permiten los interesados a presentar solicitudes, tal vez actuando como punto de contacto y el filtro inicial para su grupo de interés.
La etapa de iniciación se asegurará de que se movilizaron los recursos que tienen las competencias necesarias para hacer frente a la complejidad del ámbito de aplicación. Esto a veces requiere el nombramiento de un cuerpo llamado la autoridad de control de cambios para asegurar que el cambio de solicitudes no se evalúan solamente correctamente, pero se comprueba que el procedimiento es abierto y justo.
Planificación e iniciación a menudo se llevan a cabo como parte de la gestión global alcance y por lo general se pueden combinar con los pasos correspondientes en el procedimiento de gestión de la configuración. El primer paso concreto en el procedimiento es cuando un actor hace una solicitud de cambio. El actor debe proporcionar información relevante acerca de la naturaleza del cambio. La solicitud se introduce en un registro de cambios que guarda todas las solicitudes y su estado (por ejemplo, pendientes, aprobado, rechazado o aplazado).
La solicitud de cambio se revisa para determinar su impacto de alto nivel sobre productos, resultados y beneficios. Si es necesario, más aclaraciones podrá solicitarse antes de decidir si vale la pena llevar a cabo una evaluación detallada. El cambio propuesto puede ser rechazado sin más evaluación, en cuyo caso el resultado será registrado y retroalimentado con los motivos del rechazo a la parte interesada.
Si se justifica una evaluación completa, todas las opciones relacionadas con el cambio son capturadas y evaluadas. Para que una propuesta de cambio sea aceptada, debe ser beneficiosa, práctica y asequible.
Beneficioso significa que tiene un impacto positivo en el caso de negocios, o tiene alguna otra ventaja como la reducción de riesgos. Práctica significa que va a trabajar en el contexto de la especificación y cualquier otro cambio. Medios asequibles que hay los fondos disponibles para pagar por el cambio quizás a través de un presupuesto de cambio o de reserva de gestión.
El impacto detallado sobre los planes de entrega también se evalúa y una recomendación para aprobar, rechazar, diferir, o solicitar más información se hace. Los umbrales se establecen para determinar si la decisión puede ser tomada por el director de P3, el patrocinador u otros miembros del equipo directivo.
La decisión se comunicará a continuación al equipo de gestión y las partes interesadas incluyendo comentarios en su caso. Registro de las lecciones aprendidas de la evaluación pueden acelerar futuras evaluaciones que tienen contenido técnico similar. Si se aprueba el cambio, los planes de entrega pertinentes y los cambios que se hacen a los productos existentes o especificaciones de los productos futuros se actualizan.
Siempre existe la posibilidad de que se impongan o empujen cambios urgentes sin el debido proceso de cambio. Estos se deben poner a posteriori a través del procedimiento de control de cambios.
Los cambios aprobados necesitan ser alimentados de nuevo en el sistema de gestión de la configuración. En algunas circunstancias, puede ser apropiado congelar cambios como parte del control del proyecto, programa o portafolio. Cuando esto ha sido acordado por el patrocinador, debe ser incluido como un punto de decisión clave en el plan de gestión del alcance.
Proyectos, programas y portafolios
La mayoría de las solicitudes de cambio se refieren a los productos que componen un producto del proyecto. Los cambios aprobados suelen tener repercusiones en los costos e idealmente fondos que se han destinado en el presupuesto del proyecto para cubrir esto. Algunos proyectos estarán sujetos a los términos contractuales que tienen un impacto significativo en el control de cambios. Formas de pago escritas en el contrato pueden no permitir ningún cambio en la especificación contraído mientras que otros tendrán un cronograma predeterminado de pagos por cambios autorizados.
Al igual que cualquier otro presupuesto, un presupuesto de cambio tendrá límites y tolerancias. Si la obra se prevé que exceda estas tolerancias el director del proyecto tendrá que escalar este problema al patrocinador que puede tener que buscar financiación adicional.
Proyectos ágiles adoptan un enfoque muy diferente y hacen el cambiar una parte integral del desarrollo. Cada iteración comienza con una reunión de planificación que aclara y prioriza los productos tratados en la iteración. Algunas de estas características puede haber cambios en las características existentes, pero se consideran junto con todos los demás.
El control de cambios a nivel de programa tiene que ver con los cambios que se refieren a las prestaciones, ya sea porque una solicitud de cambio está dirigida directamente a un perfil beneficio o por el efecto indirecto de los cambios del proyecto sobre los beneficios.
El procedimiento evaluará inicialmente el impacto de una solicitud de cambio en los beneficios y luego evaluara el impacto en los proyectos componentes. Cambio significativo a un proyecto puede requerir una redistribución de los recursos o fondos y puede tener un efecto de reacción en cadena en otros proyectos.
Algunas solicitudes de cambio dentro de un proyecto pueden tener efectos de reacción en cadena en otros proyectos. La complejidad de estas interdependencias es algo que el equipo de gestión del programa tiene que ser muy consciente de su existencia.
Un portfolio estructurado depende de los objetivos de su estrategia corporativa. Esto puede cambiar para reflejar un entorno comercial cambiante y naturalmente, el portafolio debe responder en consecuencia. El procedimiento de control de cambios en realidad no se aplica a las peticiones de cambio "que emanan de la estrategia corporativa en términos de decidir si los acepta o rechaza”. No obstante, estos cambios todavía necesitan ser evaluados por sus implicaciones sobre los objetivos de los proyectos y programas que lo componen.
En lugar de aprobar o rechazar una solicitud de cambio, la versión del portafolio de este procedimiento puede dar lugar a nuevas prioridades, o incluso la cancelación, de algunos de los proyectos o programas y la identificación de otros nuevos.
Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción
