Ogólnie
Na zarządzanie informacjami skład się zbieranie, przechowywanie, dystrybucja, archiwizacja i w końcu niszczenie informacji. Jej celami są:
- dokładne i konsekwentne zbieranie informacji;
- dokładne i konsekwentne zbieranie informacji;
- przetworzenie surowych danych w użyteczną informację;
- zabezpieczenie i zapewnienie dostępu do informacji w czasie jej przydatności;
- wspieranie efektywnego podejmowania decyzji i komunikacji.
W trakcie trwania projektu, programu lub portfolio zebrane zostaną duże ilości danych. Zespół zarządczy musi wygenerować z nich informacje poprzez analizę i interpretację. Typowa procedura zarządzania informacjami została przedstawiona poniżej:
Wytwarzanie danych zaczyna się z momentem wystawienia zlecenia przygotowania, więc procedury zarządzania informacjami musza być jasno zdefiniowane na wczesnym etapie cyklu życia. Zwykle będą odnosić się do standardów organizacyjnych, ale mogą być potrzebne zmiany wynikają z kontekstu, np. prawnego czy wymogów bezpieczeństwa. Standardy zostaną ustanowione w planie zarządzania informacjami.
Krok rozpoczynania zapewni mobilizację niezbędnych zasobów i infrastruktury IT.
We wczesnych fazach cyklu życia dane będą zbierane w ramach zarządzania wymaganiami i wypracowywania rozwiązań. Następnie nacisk zostanie przeniesiony na tworzenie planów zarządczych i planów dostarczania, pokazujących, jak dostarczone zostanie rozwiązanie. Wraz z postępem prac gromadzone będą dane związane z postępami i wydajnością w celu wspierania kontroli.
Ważne, by nie postrzegać standardowych definicji dokumentów jako niezmiennych. Jednym z atrybutów trzeciego poziomu dojrzałości jest fakt, że dokumentacja bazuje na standardach organizacyjnych ale została dostosowana, by pasować do kontekstu, w jakim jest wykorzystywana.
Dane muszą być zbierane konsekwentnie i dokładnie, żeby mogły być przetworzone w użyteczne informacje dla kierownika projektu, programu lub portfolio i interesariuszy. Jest to znacznie łatwiejsze, gdy zastosuje się standardowe techniki zbierania i analizy danych a do prezentacji informacji zastosuje się standardowe dokumenty.
Metody zarządzania projektami, programami i portfolio, takie jak te opisane w Praxis, definiują zestaw standardowych dokumentów i wiele organizacji tworzy wzorce elektroniczne, żeby zapewnić spójność. Kluczowe dokumenty będą podlegać zarządzaniu konfiguracją i w planie zarządzanie informacjami zostanie określone, jak informacja będzie klasyfikowana i przechowywana. Przy tworzeniu sposobów przechowywania należy mieć na uwadze ich dostępność, bezpieczeństwo i poufność.
Oczekiwany dystrybucja dokumentów będzie określona w wielu planach zarządczych, spośród których plan zarządzania interesariuszami będzie miał szczególne znaczenie. Częstotliwość dystrybucji może zostać określona w planie komunikacji i system zarządzania informacjami musi mieć możliwość jej wspierania.
Większość informacji w projekcie, programie i portfolio jest czasowa i sukcesywnie zastępowana. Nie oznacza to, że powinna być niszczona. Poprzednie wersje informacji powinny być archiwizowane w czasie cyklu życia na wypadek, gdyby były potrzebne w przyszłości. Ma to szczególne znaczenie w przypadku dokumentacji kontraktowej, która może być potrzebna w przypadku sporu. Polityki organizacyjne często określają okres utrzymywania archiwów, które są spójne ze zobowiązaniami statutowymi w obszarach takich na przykład księgowość.
Niektóre informacje zawierają dodatkową wartość wewnętrzną określaną jako wiedza nabyta. Część materiałów z systemu zarządzania informacją stanie się elementem systemu zarządzania wiedzą, który daje możliwość uczenia się od innych i wpiera rozwój dojrzałości organizacyjnej. Warto, by systemy te pracowały w podobny sposób i były ze sobą kompatybilne.
Zapewnienie, że projekt, program lub portfolio gromadzi niezbędne dane i utrzymuje wymaganą dokumentację jest ważną częścią funkcji nadzoru.
Projekty, programy i portfoli
Przy małych projektach zarządzanie informacją będzie częścią roli kierownika projektu i najpewniej będzie postrzegana jako aktywność, zabierająca czas potrzebny do zarządzania projektem.
Dokumentacja jest trochę jak ubezpieczenie. Nikt nie zwraca na nią uwagi, dopóki nie pojawi się problem. Sposób, w jaki organizacja wspiera menedżerów w tym obszarze świadczy o jej dojrzałości organizacyjnej. Dojrzała organizacja będzie miała standardy i zasoby by zmniejszyć obciążenie administracyjne, zwłaszcza kierowników małych projektów. Będzie także zapewniać, że kierownicy projektów rozumieją, jak ważne jest prawidłowe zarządzanie informacjami.
Programy, portfolio i większe projekty będą w stanie uzasadnić potrzebę dodatkowych osób do pomocy w zarządzaniu informacjami, często jako część biura wsparcia.
Programy i portfolio muszą dbać o trzy czynniki:
- spójność zarządzania informacją pomiędzy wszystkimi projektami składowymi, programami i działalnością operacyjną;
- koordynacja zarządzania informacjami wewnątrz programu i portfolio;
- odpowiednie rozróżnianie informacji pomiędzy projektami, programami i portfolio.
Spójność jest ważna zarówno dla danych jak i informacji i wymaga wspólnego systemu ich gromadzenia i dystrybucji. Powinno to dać możliwość poszczególnym zespołom zarządczym na dostęp do potrzebnych im informacji, by móc lepiej zarządzać swoimi elementami składowymi. Przykładowo, w ten sposób zapewnione zostanie, że wszystkie projekty w międzynarodowym programie będą raportowały koszty w tej samej walucie, używając tego samego mechanizmu przeliczania. Bez spójności niemożliwe jest automatyczne gromadzenie informacji, by uzyskać obraz całościowy.
Zespół zarządzający portfolio będzie najprawdopodobniej odpowiedzialny zarówno za zarządzanie wiedzą jak i budowanie dojrzałości organizacyjnej. Jako że zarządzanie informacją jest blisko powiązane z tymi obszarami, zespół zarządzający portfolio musi patrzeć długofalowo, żeby osadzić dobre praktyki w organizacji.
Dziękujemy Maciejowi Mordaka za tłumaczenie
