Ogólnie
Komunikacja to sposoby, na jakie następuje wymiana informacji oraz osiągane jest ich zrozumienie. Jej celami są:
- podzielenie ważnych informacji
- zapewnienie, że informacja została zrozumiana
W środowisku projektów, programów i portfolio, te podstawowe cele, są sposobem na:
- zapewnienie, że członkowie zespołu zarządczego rozumieją cele i swoją rolę w ich osiągnięciu
- budowanie relacji z interesariuszami
- minimalizowanie konfliktów przez zapobieganie nieporozumieniom
- budowanie pewności i zaufania
- utrzymanie zaangażowania interesariuszy i członków zespołu
- efektywną kontrolę pracy w trakcie cyklu życia
Komunikacja występuje w wielu formach. Oczywiste podstawowe formy to: pisana, mówiona i język ciała, ale ulegają one zmianie pod wpływem wielu czynników, takich jak formalność czy jej brak, mowa aktywa lub pasywna, świadoma lub nieświadoma.
Modele, takie jak na przykład model Berlo, dostarczają prostej struktury na bazie której można zrozumieć wiele bardziej skomplikowanych aspektów.
W swej najprostszej postaci w komunikacji występuje osoba nadająca wiadomość, kanał komunikacyjny i osoba odbierająca wiadomość.
Patrząc na kierownika projektu, programu lub portfolio, jako na pierwsze źródła informacji, w pierwszej kolejności musza oni zdecydować co należy komunikować i komu. Pryncypium to jest zawarte na przykład w zarządzaniu interesariuszami, gdzie dużo czasu poświęca się na zrozumieniu, kto potrzebuje informacji i kiedy. Jak przekłada się to na różne wiadomości przekazywane różnym ludziom zawiera się w planie komunikacji.
Sposób w jaki ktoś tworzy wiadomości i ją odbiera będzie zależał od wielu czynników jak na przykład in osobiste wartości, interesów, stanu umysłu czy nawet ich stylu uczenia się (styl uczenia wskazuje, czy osoba lepiej reaguje na kanały komunikacji głosowej, wizualnej czy kinestetycznej).
Kierownik projektu, programu czy portfolio i sponsor muszą mieć te czynniki na uwadze decydując się na zawartość i strukturę ich komunikacji.
Zakres dostępnych kanałów komunikacji rośnie z czasem. Tradycyjne kanały jak papier, telefon i twarzą w twarz są wzmacniane, a często zastępowane przez e-mail, social media i wideo konferencje. Każdy nowy kanał wnosi swoje indywidualne możliwości i wyzwania do komunikacji.
Każda komunikacja będzie napotykała bariery. Mogę on być proste jak na przykład różne języki w międzynarodowym zespole czy próbowanie się usłyszeć w głośnym otoczeniu. Zwyczajowe stosowanie akronimów i żargonu może uczynić komunikację bardziej efektywną, ale może wykluczyć tych, którzy ich nie znają. Ukryte bariery mogą stanowić przeszły konflikt czy brak zaufania. Należy je wszystkie brać pod uwagę w procesie komunikacji.
Jak wiele frameworków zarządzania projektami, programami i porfolio, Praxis zawiera wiele definicji dokumentów i powiązanych z nimi wzorców. Są one elementami komunikacji, jednak nie należy ich traktować jako sposób na pominięcie wymienionych powyżej pryncypiów. Spójność dokumentacji jest bardzo użyteczna, ale nie może stać się celem nadrzędnym. Jeśli pewna wiadomość musi być ustrukturyzowana i przedstawiona w inny sposób, standardowy dokument powinien zostać dostosowany albo odrzucony na korzyść czegoś bardziej efektywnego.
Dlatego na poziomie 2 dojrzałości organizacyjnej często mówimy na przykład „standardowe raporty są rozsyłane w regularnych odstępach” a na poziomie 3 „standardowa dokumentacja dostosowana jest do kontekstu”.
Każdy sprawujący nadzór albo przeprowadzający ocenę dojrzałości organizacyjnej musi to rozumieć. Jako że komunikacja jest sposobem zamiany wiedzy niejawnej na jawną, warto na nią patrzeć także z szerszego kontekstu funkcji zarządzania wiedzą.
Projekty, programy i portfolio
Podstawowe zasady komunikacji są takie same bez względu na poziom złożoność projektu, programu lub portfolio. Jednak kontekst pracy będzie miał duży wpływ na to, jak te zasady będą stosowane.
Przy małych, nie skomplikowanych projektach komunikacja może być werbalna. Nie ma w tym nic złego, jak długo kluczowe decyzje są udokumentowane w formie, która mniej bazuje na pamięci i interpretacji.
W miarę, jak projekty stają się większe i bardziej złożone, ważniejsze staje się stosowanie standardowej dokumentacji. Dzięki temu łatwiej zaangażować więcej ludzi do przygotowywanie i otrzymywania informacji. I oczywiście by ją dostosować do kontekstu.
W dużych, złożonych projektach z wieloma komponentami albo w programach z wieloma projektami odbiorców komunikacji jest wielu i są bardziej zróżnicowani. Ważne staje się ostrożne planowanie komunikacji, podobniej jak koordynacja wielu przekazów w celu zachowania ich spójności. W takim układzie kierownik projektu, programu lub portfolio może nadzorować zespół, który zarządza komunikacją, możliwe że w formie części dedykowanego zespołu wsparcia w projekcie lub programie.
Programy i portfolio wytwarzają wiele komunikacji z wykorzystaniem wielu kanałów. Część z nich formalnych, ale większość z nich, nie.
Zarządzanie formalnymi informacjami może być osiągnięte przez formalne procedury zarządzania informacją. Efektywność komunikacji zależy od kompetencji poszczególnych osób, przywództwa kierownika projektu, programu lub portfolio i dojrzałości organizacji.
Na poziomie portfolio zespół zarządczy musi skupić się na koordynacji komunikacji, ale co chyba ważniejsze, na budowaniu kultury efektywnej komunikacji w ramach ram etycznych.
Dziękujemy Maciejowi Mordaka za tłumaczenie
