Contrôle du changement

Général

Le contrôle des changements est le moyen par lequel toutes les demandes de modification du référentiel d’une portée sont collectées, évaluées et ensuite approuvées ou rejetées. Ses objectifs sont de :

  • saisir les demandes des intervenants pour apporter des changements à la portée;
  • veiller à ce que les demandes ne soient approuvées que si elles sont viables et réalisables;
  • intégrer les changements dans la portée existante.

Lorsque la portée est bien définie au début du cycle de vie, il est essentiel pour le succès que les changements apportés aux lignes basiques approuvées soient contrôlés. Une procédure rigoureuse de contrôle des changements doit être établie et maintenue pour tous les projets, programmes et portefeuilles; elle doit permettre aux intervenants de soumettre leurs suggestions de changement à la portée. Une procédure typique est illustrée ci-dessous :

 

 

L'étape de la planification définit comment l'équipe de gestion travaillera avec les intervenants pour traiter un sujet qui peut être une source importante de conflit. Il peut s'agir de fixer des limites à la quantité permise de changements et doit certainement s'intégrer étroitement avec la gestion des intervenants. Elle peut même définir quels intervenants sont autorisés à soumettre des requêtes, agissant peut-être comme un point de contact et un filtre initial pour leur groupe d'intervenants.

L'étape d'initiation permet de mobiliser les ressources qui disposent des compétences nécessaires pour faire face à la complexité de la portée. Cela nécessite parfois la nomination d'un organisme appelé autorité de contrôle des changements pour s'assurer que les demandes de changement ne sont pas seulement correctement évaluées, mais aussi que la procédure soit considérée comme ouverte et équitable.

La planification et l'initiation sont souvent effectuées dans le cadre de la gestion globale de la portée et sont habituellement combinées avec les étapes correspondantes de la procédure de gestion de la configuration.

La première étape spécifique de la procédure est lorsqu'un intervenant fait une demande de changement. L'intervenant doit fournir des informations pertinentes sur la nature du changement. La demande est inscrite dans un registre des changements qui enregistre toutes les demandes et leur statut (par ex., en attente, approuvé, rejeté ou différé).

La demande de changement est examinée afin de déterminer son impact de haut niveau sur les réalisations, les résultats et les avantages. Si nécessaire, des précisions supplémentaires peuvent être demandées avant de décider s'il est utile d'effectuer une évaluation détaillée. Le changement proposé peut être rejeté sans autre évaluation, auquel cas les raisons du rejet sont enregistrées et les commentaires sont remis aux intervenants.

Si une évaluation complète est justifiée, toutes les options relatives au changement sont saisies et évaluées. Pour être accepté, le changement proposé doit être bénéfique, pratique et abordable.

Bénéfique signifie qu'il a un impact positif sur l’analyse de rentabilité, ou présente un autre avantage comme la réduction du risque. Pratique signifie qu'il fonctionne dans le contexte de la spécification et toute autre modification. Abordable signifie que les fonds sont disponibles pour payer le changement peut-être par le biais d'un budget de changement ou de la réserve de gestion.

L'impact détaillé sur les plans de réalisation est également évalué et une recommandation pour approuver, rejeter, différer ou demander plus d'informations est faite. Les seuils sont fixés pour déterminer si la décision peut être prise par le gestionnaire P3, le parrain ou d'autres membres de l'équipe de gestion.

La décision est ensuite communiquée à l'équipe de direction et aux intervenants, y compris la rétroaction, le cas échéant. L'enregistrement des leçons tirées de l'évaluation peut accélérer les évaluations futures qui auront le même contenu technique.

Si le changement est approuvé, les plans de réalisation pertinents sont mis à jour et les modifications apportées aux produits existants ou aux spécifications pour les produits futurs.

Il y a toujours la possibilité que des changements urgents soient imposés ou adoptés sans procédure régulière. Ceux-ci doivent être rétrospectivement mis à jour par la procédure de contrôle des changements.

Tout changement approuvé doit être réintroduit dans le système de gestion de la configuration. Dans certaines circonstances, il peut être approprié d'avoir un gel des changements auquel cas aucun changement de portée ne sera envisagé. Lorsque le parrain en a convenu, il doit être inclus comme point de décision clé dans le plan de gestion de la portée.

 

Projets, programmes et portefeuilles

La plupart des demandes de changement concernent des réalisations dédiées à un résultat de projet. Les changements approuvés ont généralement des répercussions sur les coûts et, idéalement, des fonds seront mis de côté dans le budget du projet pour y remédier. Certains projets sont soumis à des clauses contractuelles qui ont un impact significatif sur le contrôle des changements. Les méthodes de paiement écrites dans le contrat ne permettent pas de modifier la spécification contractuelle alors que d'autres ont un échéancier préétabli de paiements pour les modifications autorisées.

Tout comme n'importe quel autre budget, un budget de changement a des limites et des tolérances. Si le travail est prévu pour dépasser ces tolérances, le gestionnaire de projet doit faire passer ce problème au parrain qui peut devoir demander un financement supplémentaire.

Les projets agiles adoptent une approche très différente et font du changement une partie intégrante du développement. Chaque itération commence par une réunion de planification qui clarifie et priorise les réalisations traitées dans l'itération. Certaines de ces fonctionnalités peuvent être des modifications apportées aux fonctionnalités existantes, mais sont prises en considération en plus de toutes les autres.

Le contrôle du changement au niveau du programme concerne les changements liés aux avantages, soit parce qu'une demande de changement vise directement un profil des avantages, soit en raison de l'effet indirect des changements sur les avantages du projet.

La procédure évalue d'abord l'impact d'une demande de changement sur les avantages et évalue ensuite l'impact sur les modules de projet. Un changement significatif à un projet peut nécessiter une redistribution des ressources ou des fonds, et peut avoir un impact sur d'autres projets.

Certaines requêtes de changement dans un projet peuvent avoir des répercussions sur d'autres projets. La complexité de ces interdépendances est quelque chose dont l'équipe de gestion du programme doit être très consciente.

Un portefeuille structuré dépend de la stratégie de l'entreprise pour ses objectifs. Cela peut changer pour refléter un environnement commercial en évolution et naturellement le portefeuille doit répondre en conséquence. La procédure de contrôle des changements ne s'applique pas vraiment aux demandes de modification émanant de la stratégie de l'entreprise pour décider de les accepter ou de les rejeter. Néanmoins, ces changements doivent encore être évalués en fonction de leurs incidences sur les objectifs des modules de projet et des programmes.

Au lieu d'approuver ou de rejeter une demande de changement, la version du portefeuille de la procédure peut entraîner la réorientation des priorités ou même l'annulation de certains projets ou programmes et l'identification de nouveaux projets.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.

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30th November 2015Link to Italian page added

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