A forma usada para governar e gerenciar um projeto, programa ou portfólio dependerá de muitos fatores externos. Estes devem ser entendidos pelo patrocinador e gerente P3 no início para que o trabalho seja gerenciado de maneira apropriada.
Os relacionamentos entre a organização sede e seus projetos, programas e portfólios têm várias camadas. Um portfólio sempre será administrado dentro de uma 'organização sede', e.g. uma companhia, governo, departamento ou entidade filantrópica.
Algumas organizações podem não fornecer nenhuma coordenação entre projetos e programas, de nodo que cada projeto ou programa opera individualmente dentro da organização. Alguns programas serão parte de um portfólio, e alguns projetos serão parte de um programa. Outros projetos podem simplesmente integrar um portfólio.
Do ponto de vista contratual, os projetos são frequentemente entregues por uma organização contratada em nome de um contratante. A organização contratada recebe um contrato para entregar um produto e seu envolvimento termina com a entrega dos produtos finais. O projeto da contratada pode muito bem ser um subconjunto do projeto ou programa da contratante. Em tais circunstâncias, um projeto pode ser parte de dois portfólios separados, o do contratante e o da contratada.
Grandes projetos e programas podem estar além da capacidade de realização de qualquer organização, de modo que se torne necessário criar um empreendimento conjunto. Isto, por sua vez, pode tornar muito mais complexo o financiamento, a distribuição dos benefícios e o gerenciamento das partes interessadas.
Projetos, programas e portfólios existem tanto no setor público quanto no privado, podendo ser de organizações que visam o lucro ou sem fins lucrativos.
Todos esses aspectos do ambiente influenciam significantemente como o risco, a inovação e o valor são percebidos.
E esses são apenas alguns dos muitos fatores que compõe o ambiente P3. Outros podem incluir:
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o setor comercial, i.e, construção, TIC, construção naval, farmacêutico, etc;
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empreendimentos multinacional com diferentes localizações geográficas e idiomas operacionais;
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ambientes regulados onde os entregáveis, resultados, benefícios e o método de trabalho precisam conformar determinados padrões.
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as necessidades especiais de responsabilidade e transparência do setor público.
Esses fatores podem ser combinados em uma miríade de formas para influenciar como os projetos, programas e portfólios são governados e gerenciados.
A equipe de gerenciamento precisa analisar o ambiente o mais cedo possível no ciclo de vida. Uma técnica típica para esta avaliação é o PESTLE, acrônimo que representa os fatores políticos, econômicos, sociais, técnicos, legais e ecológicos.
Além de considerar o efeito que o meio ambiente tem sobre o projeto, programa ou portfólio, também devemos considerar o impacto do trabalho sobre o meio ambiente. Este princípio é inerente a funções como o gerenciamento de partes interessadas e o gerenciamento de mudanças.
À medida que o trabalho avança, suas interações com seu ambiente se desenvolverão e mudarão. A equipe de gerenciamento precisa monitorar essa relação e identificar problemas e oportunidades que aparecem.
