Cara proyek, program, atau portofolio diatur dan dikelola tergantung pada banyaknya faktor eksternal yang berbeda. Ini harus dipahami oleh sponsor P3 dan manajer sejak awal, sehingga pekerjaan dapat dikelola dalam suatu penataan yang sesuai.
Hubungan antara organisasi dengan komponen proyek, program, dan portofolio cukup berlapis. Portofolio akan selalu berada dalam ‘organisasi sendiri (host)’, misal perusahaan, departemen pemerintah, atau badan amal.
Beberapa organisasi bisa menyiapkan proyek dan program tanpa koordinasi dengan lainnya, dalam hal ini setiap proyek atau program dapat berdiri sendiri di dalam organisasi. Beberapa program merupakan bagian dari portofolio dan beberapa proyek berada dalam program. Proyek-proyek lainnya bisa juga merupakan bagian dari portofolio.
Dari sudut pandang kontrak, organisasi bisa dikontrak untuk melaksanakan proyek atas nama klien. Organisasi ini diberikan kontrak untuk menghasilkan sesuatu (output) dan akan terus terlibat sampai hasil tersebut diserah terimakan . Proyek kontraktor bisa disubkontrakkan dengan proyek atau program klien. Dalam hal ini, proyek bisa menjadi bagian dari dua portofolio yang terpisah, baik untuk klien mapun kontraktor.
Proyek atau program yang besar dan kompleks yang melebihi kemampuan setiap organisasi,mengharuskan pembentukan usaha patungan (joint venture). Ini berakibat pada pendanaan, pembagian manfaat, dan manajemen pemangku kepentingan yang lebih kompleks.
Proyek, program, dan portofolio bisa berada di sektor pemerintah maupun swasta dan bisa menjadi organisasi komersial ataupun nirlaba.
Semua aspek lingkungan ini berpengaruh secara signifikan terhadap bagaimana risiko, inovasi, dan nilai yang dirasakan.
Hanya ada sedikit dari banyak faktor yang membentuk lingkungan P3. Yang lainnya terdiri atas:
sektor komersial, misal konstruksi, TI, bangunan kapal, farmasi, dll;
pekerjaan multinasional dengan lokasi georafi yang berbeda dan bahasa operasional;
lingkungan yang teregulasi di mana outputs, outcomes, manfaat, dan cara kerja yang dibentuk harus sesuai dengan standar yang dipublikasikan;
Perlunya akuntabilitas dan transparansi di sektor publik.
Faktor-faktor ini dapat digabungkan dengan berbagai cara untuk menghasilkan dampak unik pada cara suatu proyek, program, atau portofolio diatur dan dikelola.
Tim manajemen perlu menilai lingkungan sedini mungkin dalam siklus hidup. Teknik khusus untuk penilaian ini adalah PESTLE, yang merupakan singkatan dari faktor-faktor politik, ekonomi, sosiologi, teknik, legal, dan ekologi.
Selain mempertimbangkan dampak lingkungan pada proyek, program, atau portofolio, harus dipertimbangkan juga dampak pekerjaan pada lingkungan. Prinsip ini melekat dalam fungsi seperti manajemen pemangku kepentingan dan manajemen perubahan.
Interaksi dengan lingkungan akan berkembang dan berubah seiring dengan bertambahnya pekerjaan. Tim manajemen harus terus memantau hal ini dan mengidentifikasi masalah dan peluang yang terjadi.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
