Kommunikation

Allgemein

Kommunikation ist das Mittel, mit dem Informationen ausgetauscht und ein gemeinsames Verständnis erreicht wird. Ihr Ziel ist es:

• relevante Informationen zu vermitteln;
• sicherstellen, dass die Informationen verstanden werden.

In der P3-Umgebung sind diese grundlegenden Ziele ein Mittel zum Zweck:

• Sicherstellung, dass die Mitglieder des Managementteams die Ziele und ihre Rolle bei der Erreichung dieser Ziele verstehen;
• Aufbau von Beziehungen zu Interessengruppen;
• Minimierung von Konflikten durch Vermeidung von Missverständnissen;
• Entwicklung von Vertrauen und Zuversicht;
• Aufrechterhaltung des Engagements von Interessengruppen und Teammitgliedern;
• wirksame Kontrolle des Arbeitsauftrages während des gesamten Lebenszyklus.

Kommunikation kann in vielen Formen stattfinden. Die offensichtlichen Hauptformen sind: schriftlich, verbal und körpersprachlich, aber diese werden durch viele andere Faktoren modifiziert, z. B. ob sie formell oder informell, aktiv oder passiv, bewusst oder unbewusst sind.

Modelle wie das von Berlo bieten einfache Strukturen, auf deren Grundlage ein Verständnis für die vielen komplexen Aspekte der Kommunikation entwickelt werden kann.

In ihrer Grundform umfasst die Kommunikation eine Person, die eine Nachricht sendet, einen Kanal für die Übermittlung dieser Nachricht und eine Person, die die Nachricht empfängt.

Betrachtet man den P3-Manager und den Sponsor als primäre Kommunikationsquellen, so müssen diese Personen als erstes entscheiden, was kommuniziert werden muss und an wen. Dieses Prinzip findet sich beispielsweise im Stakeholder-Management wieder, wo viel Zeit darauf verwendet wird, herauszufinden, wer welche Informationen wann benötigt. Wie sich dies in verschiedenen Botschaften an verschiedene Personen niederschlägt, ist im Kommunikationsplan festgehalten.

Die Art und Weise, wie jemand eine Botschaft verfasst und wie jemand anderes diese Botschaft aufnimmt, hängt von zahlreichen Faktoren ab, z. B. von persönlichen Werten, Interessen, Geisteshaltung und sogar vom persönlichen "Lernstil" (der Lernstil einer Person gibt an, ob sie eher auf auditive, visuelle oder kinästhetische Kommunikationskanäle reagiert).

Der P3-Manager und der Sponsor müssen alle diese Faktoren berücksichtigen, wenn sie über den Inhalt und die Struktur ihrer Mitteilungen entscheiden.

Die Palette von verfügbaren Kommunikationskanäle wird immer größer. Traditionelle Kanäle wie Papier, Telefon und persönliches Gespräch werden durch E-Mail, soziale Medien und Telekonferenzen ergänzt und oft auch ersetzt. Jeder neue Kanal bringt seine eigenen Chancen und Herausforderungen für die Kommunikation mit sich.

Jede Kommunikation stößt auf Hindernisse. Das können so einfache Dinge sein wie unterschiedliche Sprachen in internationalen Teams oder ein Versuch, in einer lauten Umgebung gehört zu werden. Die gewohnheitsmäßige Verwendung von Akronymen und Jargon kann die Kommunikation effizienter machen, aber diejenigen, die damit nicht vertraut sind, entfremden. Zu den versteckten Barrieren können auch Konflikte in der Vergangenheit oder mangelndes Vertrauen gehören. All diese Faktoren müssen im Rahmen des Kommunikationsprozesses berücksichtigt werden.

Wie jeder Rahmen für das Management von Projekten, Programmen und Portfolios enthält Praxis viele Dokumentdefinitionen und zugehörige Vorlagen. Diese dienen der Kommunikation, sollten aber nicht als Mittel zur Umgehung der oben genannten Grundsätze betrachtet werden. Die Konsistenz der Dokumentation ist zwar sehr nützlich, darf aber nicht zum Hauptziel werden. Wenn eine bestimmte Botschaft anders strukturiert und präsentiert werden soll, muss das Standarddokument angepasst oder sogar zugunsten einer effektiveren Lösung außer Acht gelassen werden.

Aus diesem Grund werden bei Fähigkeiten und Laufzeiten auf Stufe 2 häufig Formulierungen wie "Standardberichte werden in regelmäßigen Abständen verteilt" und auf Stufe 3 Formulierungen wie "Standarddokumentation wird an den jeweiligen Kontext angepasst" verwendet.

Jeder, der Qualitätssicherung oder den Reifegrad von Fähigkeiten sicherstellt oder bewertet, muss dies verstehen. Da die Kommunikation das Mittel ist, mit dem stillschweigendes Wissen in explizites Wissen umgewandelt wird, ist es auch sinnvoll, dies im Zusammenhang mit der breiteren Wissensmanagementfunktion zu sehen.

 

Projekte, Programme und Portfolios.

Die Grundprinzipien der Kommunikation sind unabhängig von der Komplexität des Projekts, des Programms oder des Portfolios genau dieselben. Die Art und Weise, wie diese Grundsätze angewandt werden, wird jedoch stark vom Kontext der Arbeit beeinflusst.

Bei kleinen, nicht komplexen Projekten kann es durchaus sein, dass der Großteil der Kommunikation mündlich erfolgt. Das ist in Ordnung, solange die wichtigsten Entscheidungen dokumentiert und in einer Form mitgeteilt werden, die weniger von Erinnerung und Interpretation abhängt.

Je größer und komplexer die Projekte werden, desto wichtiger wird die Verwendung von Standarddokumenten. Dadurch wird es für mehr Personen einfacher, an der Erstellung und dem Erhalt konsistenter Informationen mitzuwirken, natürlich vorbehaltlich einer entsprechenden Anpassung an den jeweiligen Kontext.

Bei großen, komplexen Projekten mit vielen Komponenten oder bei Programmen mit mehreren Projekten werden die Zielgruppen für die Kommunikation groß und vielfältig. Eine sorgfältige Planung der Kommunikation wird immer wichtiger, ebenso wie die Koordinierung der verschiedenen Botschaften, um deren Konsistenz zu gewährleisten. An diesem Punkt muss der P3-Manager möglicherweise andere beaufsichtigen, die den Großteil der Kommunikation übernehmen, vielleicht als Teil eines speziellen Unterstützungsteams innerhalb des Projekts oder Programms.

Programme und Portfolios erzeugen große Mengen an Kommunikation über verschiedene Kanäle. Einige davon sind formell, die meisten jedoch informell.

Die Verwaltung der formellen Informationen kann durch formelle Informationsmanagementverfahren erfolgen. Die Wirksamkeit der informellen Kommunikation hängt von der Kompetenz des Einzelnen, der Führung durch die P3-Manager und der Reife der Organisation ab.

Auf Portfolioebene muss sich das Managementteam auf die Koordinierung der Kommunikation konzentrieren, aber, was vielleicht noch wichtiger ist, eine Kultur der effektiven Kommunikation innerhalb eines ethischen Rahmens schaffen.