Général
La communication est le moyen par lequel l’information est échangée et la compréhension commune obtenue. Ses objectifs sont de :
- communiquer des informations pertinentes;
- s’assurer que l’information est comprise.
Dans l’environnement P3, ces objectifs fondamentaux sont un moyen de :
- s’assurer que les membres de l’équipe de gestion comprennent les objectifs et leur rôle dans la réalisation de ces objectifs;
- établir des relations avec les intervenants;
- minimiser les conflits en évitant les malentendus;
- développer la confiance;
- maintenir l’engagement des intervenants et des membres de l’équipe;
- contrôler efficacement le travail tout au long du cycle de vie.
La communication se présente sous plusieurs formes. Les formes primaires les plus évidentes sont : le langage écrit, le langage verbal et le langage corporel, mais ils sont modifiés par de nombreux autres facteurs, qu’ils soient formels ou informels; actifs ou passifs, conscients ou inconscients.
Des modèles tels que Berlo fournissent des structures simples à partir desquelles une compréhension des nombreux aspects complexes de la communication peut être développée.
Dans sa forme de base, la communication implique la personne qui produit un message; un canal pour communiquer ce message et une personne qui reçoit le message.
En regardant le gestionnaire P3 et le parrain comme les principales sources de communication, la première chose que ces gens doivent faire est de décider ce qui doit être communiqué et à qui. Ce principe est incarné, par exemple, dans la gestion des intervenants, où l’on consacre beaucoup de temps à chercher à savoir qui a besoin d’informations et quand. Le résultat de comment cela se traduit par différents messages donnés à différentes personnes est incorporé dans le plan de communication.
La façon dont quelqu’un crée un message et la manière dont quelqu’un d’autre reçoit ce message dépend de nombreux facteurs, tels que les valeurs personnelles, les intérêts personnels, l’état d’esprit et même le style d’apprentissage personnel (le style d’apprentissage de quelqu’un indique s’il répond mieux de façon auditive, visuelle ou kinesthésique).
Le gestionnaire et le parrain P3 doivent tenir compte de tous ces facteurs lorsqu’ils décident du contenu et de la structure de leurs communications.
La gamme de canaux de communication disponibles augmente constamment. Les canaux traditionnels comme le papier, le téléphone et le face-à-face sont complétés et souvent remplacés par le courrier électronique, les médias sociaux et la téléconférence. Chaque nouveau canal apporte ses propres opportunités et défis pour la communication.
Toute communication rencontre des obstacles. Cela peut être un obstacle simple comme des langues différentes dans les équipes internationales ou d’essayer d’être entendu dans un environnement bruyant. L’utilisation habituelle d’acronymes et de jargons peut rendre la communication plus efficace, mais peut aliéner ceux qui ne sont pas familiers avec celle-ci. Les obstacles cachés peuvent inclure une histoire de conflit ou de manque de confiance. Tous ces éléments doivent être considérés comme faisant partie du processus de communication.
Comme pour tout cadre de management de projets, de programmes et de portefeuilles, Praxis contient de nombreuses définitions de documents et de modèles associés. Ce sont des moyens de communication, mais ils ne doivent pas être considérés comme un moyen de raccourcir les principes énoncés ci-dessus. Bien que la cohérence de la documentation soit très utile, elle ne doit pas devenir l’objectif principal. Si un message particulier doit être structuré et présenté d’une manière différente, le document standard doit être adapté ou même ignoré en faveur de quelque chose de plus efficace.
C’est pourquoi la maturité des capacités niveau 2 utilisent souvent des expressions comme « les rapports standards sont distribués à intervalles réguliers », et au niveau 3, utilisent des expressions comme « la documentation standard est adaptée au contexte ».
Quiconque effectue un audit ou une évaluation de la maturité des capacités doit comprendre cela. Puisque la communication est le moyen par lequel le savoir tacite est converti en connaissance explicite, il est également utile de la considérer dans le contexte de la fonction plus large de gestion des connaissances.
Projets, programmes et portefeuilles
Les principes de base de la communication sont exactement les mêmes, quelle que soit la complexité du projet, du programme ou du portefeuille. Cependant, la façon dont ces principes sont appliqués est grandement affectée par le contexte de l’œuvre.
Sur de petits projets non complexes, il se peut que la plupart des communications soient verbales. C’est bien, tant que la décision clé est documentée et communiquée sous une forme qui repose moins sur le dossier et l’interprétation.
À mesure que les projets deviennent plus importants et plus complexes, l’utilisation de la documentation standard devient plus importante. Ainsi, il est plus facile pour un plus grand nombre de personnes de participer à la préparation et à la réception d’informations cohérentes, bien entendu, en fonction de l’adaptation du contexte.
Sur les projets complexes de grande envergure avec de nombreux composants ou sur des programmes avec de multiples projets, le public des communications devient grand et diversifié. Une planification minutieuse de la communication devient de plus en plus importante, tout comme la coordination des différents messages pour assurer la cohérence. À ce stade, le gestionnaire P3 peut avoir à superviser d’autres qui font la majeure partie de la communication, peut-être dans le cadre d’une équipe de soutien dédié au sein du projet ou programme.
Les programmes et les portefeuilles créent de grandes quantités de communications en utilisant plusieurs canaux. Certains formels, mais la plupart informels.
La gestion de l’information formelle peut être gérée par des procédures formelles de gestion de l’information. L’efficacité de la communication informelle dépend de la compétence des individus, du leadership des gestionnaires P3 et de la maturité de l’organisation.
Au niveau du portefeuille, l’équipe de gestion doit se concentrer sur la coordination de la communication, mais, peut-être plus important encore, créer une culture de communication efficace dans un cadre éthique.
Merci à la SMaP pour la traduction.
