Comunicación

General

La comunicación es el medio por el cual se intercambia información y se logra un entendimiento común. Sus objetivos son:

  • Difundir información relevante; y
  • Asegurarse de que la información se entiende.

En el entorno P3 estos objetivos básicos son un medio para:

  • Asegurar que los miembros del equipo de gestión comprenden los objetivos y su papel en el logro de ellos;

  • Construir relaciones con las partes interesadas;

  • Minimizar los conflictos, evitando malentendidos;

  • Desarrollar la confianza y aceptación;

  • Mantener el compromiso de las partes interesadas y los miembros del equipo; y

  • Controlar efectivamente la obra a lo largo del ciclo de vida.

Comunicación viene en muchas formas. Las formas primarias son evidentes: por escrito, el lenguaje verbal y corporal, pero estos son modificados por muchos otros factores, como por ejemplo si son formales o informales; activo o pasivo; consciente o inconsciente.

Modelos como la teoría de David Berlo de proporcionar estructuras simples de la que la comprensión de los muchos aspectos complejos de la comunicación se puede desarrollar.

En su forma básica, la comunicación implica la persona que origina un mensaje; un canal para comunicar ese mensaje y una persona que recibe el mensaje.

En cuanto al gerente de P3 y el patrocinador como las fuentes primarias de la comunicación, lo primero que estas personas deben hacer es decidir lo que hay que comunicar y a quién. Este principio se materializa, por ejemplo, en la gestión de los interésados, donde una gran cantidad de tiempo se gasta en la búsqueda de entender que se necesita informar y cuándo. Cómo eso se traduce en diferentes mensajes a diferentes personas, se materializa en el plan de comunicación.

La forma en que alguien crea un mensaje y la forma en que alguien recibe ese mensaje dependerá de numerosos factores, tales como sus valores personales, intereses creados, de ánimo e incluso su "estilo de aprendizaje" personal (estilo de aprendizaje de alguien indica si responden mejor a canales auditivos, visuales o cenestésicos de comunicación).

El gerente de P3 y el patrocinador deben tomar todos estos factores en cuenta a la hora de decidir sobre el contenido y la estructura de sus comunicaciones.

La gama de canales de comunicación disponibles está aumentando todo el tiempo. Los canales tradicionales como el papel, teléfono y cara a cara se complementan y a menudo son reemplazados por correo electrónico, redes sociales y teleconferencias. Cada nuevo canal trae sus propias oportunidades y desafíos para la comunicación.

Toda la comunicación se encontrará con obstáculos. Esto podría ser algo tan simple como diferentes idiomas en equipos internacionales o estar tratando de hacerse oír en un ambiente ruidoso. El uso habitual de siglas y jerga puede hacer una comunicación más eficiente, pero también puede alejar a aquellos que no están familiarizados con ella. Barreras ocultas pueden incluir una historia de conflictos o falta de confianza. Todo esto debe ser considerado como parte del proceso de comunicación.

Como con cualquier marco para la gestión de proyectos, programas y portafolios, Praxis contiene muchas definiciones de documentos y plantillas asociadas. Estos son los vehículos para la comunicación, pero no deben considerarse como un camino corto para eludir los principios descritos anteriormente. Mientras que la consistencia de la documentación es muy útil, esta no debe convertirse en el objetivo principal. Si un mensaje en particular tiene que ser estructurado y presentado de una manera diferente, el modelo de documento debe ser adaptado o incluso ignorado en favor de algo más eficaz.

Esta es la razón por la que la capacidad y la madurez a nivel 2 a menudo utilizan frases como "informes estándar se distribuyen a intervalos regulares" y a nivel 3 frases de uso como "documentación estándar se adapta al contexto".

Cualquier persona realizando la garantía o la evaluación de la madurez de la capacidad tiene que entender esto. Puesto que la comunicación no es solo el medio por el que el conocimiento tácito se convierte en conocimiento explícito, sino que también es útil para ver esto en el contexto de la función de gestión del conocimiento en general.

 

Proyectos, programas y portafolios

Los principios básicos de la comunicación son exactamente los mismos, independientemente de la complejidad del proyecto, programa o portafolio. Sin embargo, la forma en que esos principios se aplican se verá muy afectada por el contexto de la obra.

En proyectos pequeños, no complejos es muy posible que la mayoría de la comunicación sea verbal. Esto está bien, siempre y cuando las decisiones claves se documentan y se comunican en una forma que se basa menos en la memoria y la interpretación.

Dado que los proyectos se hacen más grandes y más complejos, el uso de la documentación estándar se hace más importante. Esto hace que sea más fácil para más personas el participar en el tema de la preparación y la recepción de información consistente por supuesto, para apropiarse de la adaptación y para adaptarse al contexto.

En grandes proyectos complejos con muchos componentes o en programas con múltiples proyectos de las audiencias para las comunicaciones se hacen grandes y diversas. La planificación cuidadosa de la comunicación se vuelve cada vez más importante, al igual que la coordinación de los diferentes mensajes para garantizar la coherencia.

En este punto el gerente P3 puede tener que supervisar a otros que están haciendo la mayor parte de la comunicación, tal vez como parte de un equipo de soporte dedicado dentro del proyecto o programa.

Los programas y portafolios crearán grandes cantidades de comunicaciones que utilizan múltiples canales de entrega. Algunos formal, pero la mayor parte de ella, informal.

La gestión de la información formal puede ser manejada a través de procedimientos formales de gestión de la información. La eficacia de la comunicación informal depende de la competencia de las personas, el liderazgo de los gerentes P3 y la madurez de la organización.

A nivel del portafolio, el equipo de gestión debe centrarse en la coordinación de la comunicación, pero, quizás más importante, la creación de una cultura de comunicación eficaz dentro de un marco ético.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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