Aspetti generali
La comunicazione è il mezzo per scambiare informazioni e raggiungere una comprensione comune. I suoi obiettivi sono:
- Comunicare informazioni rilevanti;
- Assicurarsi che l’informazione sia compresa.
Nel contesto di progetti, programmi e portfolio questi obiettivi di base sono un mezzo per:
- Assicurarsi che i membri del team di gestione comprendano gli obiettivi ed il proprio ruolo nel raggiungimento degli stessi;
- Costruire relazioni con gli stakeholder;
- Minimizzare i conflitti evitando i fraintendimenti;
- Sviluppare sicurezza e fiducia;
- Mantenere l’impegno pieno degli stakeholder e dei membri del team;
- Un effettivo controllo del lavoro lungo tutto il ciclo di vita.
La comunicazione avviene in molte forme. Le principali e ovvie sono quella scritta, quella verbale e il linguaggio del corpo; ma queste sono modificate da molti altri fattori, come ad esempio il fatto se siano formali o informali, attive o passive, consapevoli o inconsapevoli.
Modelli come quello di Berlo forniscono delle strutture semplici dalle quali si può sviluppare una comprensione dei molti complessi aspetti della comunicazione.
Nella sua forma base, la comunicazione coinvolge la persona che produce il messaggio, un canale per comunicare quel messaggio e una persona che lo riceve.
Se si considerano i project, programme e portfolio manager e lo sponsor come le principali fonti di comunicazione, la prima cosa che queste persone devono fare è decidere cosa deve essere comunicato e a chi. Questo principio è per esempio incarnato nella gestione degli stakeholder, nella quale si spende molto tempo nel cercare di capire chi ha bisogno di ricevere informazioni, quali e quando. Nel piano della comunicazione viene espresso come ciò si traduce in differenti messaggi trasmessi a persone diverse.
Il modo in cui qualcuno crea un messaggio e qualcun altro lo riceve dipenderà da numerosi fattori, come i valori personali delle persone coinvolte, gli interessi personali, lo stato d’animo ed anche il loro personale “stile di apprendimento” (questo indica se la persona risponde meglio ad un canale di comunicazione uditivo, visivo o cinestetico).
I Project, Programme e Portfolio manager e lo sponsor devono tenere in considerazione tutti questi fattori quando stabiliscono il contenuto e la struttura delle proprie comunicazioni.
La gamma dei canali di comunicazione disponibili è in continuo aumento. I canali tradizionali quali la carta, il telefono e la comunicazione faccia a faccia stanno diventando supplementari e spesso sono sostituiti dalle email, dai social media e dalle teleconferenze. Ogni nuovo canale apporta le sue opportunità e le sue sfide di comunicazione.
Tutte le comunicazioni incontreranno delle barriere. Si potrà trattare semplicemente di lingue diverse in team internazionali o del cercare di essere sentiti in un ambiente rumoroso. L’uso abituale di acronimi o del linguaggio gergale può rendere la comunicazione più efficiente, ma può isolare coloro che non hanno familiarità con questi mezzi. Barriere nascoste possono riguardare una situazione conflittuale o la mancanza di fiducia. Tutti questi aspetti devono essere considerati come parte del processo comunicativo.
Come qualsiasi altro framework per la gestione di progetti, programmi e portfolio, Praxis contiene molte definizioni di documenti e template (modelli) associati. Questi sono veicoli per la comunicazione, ma non dovrebbero essere visti come un mezzo per aggirare i principi sopra delineati. Anche se la coerenza della documentazione è molto utile, non deve però diventare l’obiettivo primario. Se uno specifico messaggio deve essere strutturato e presentato in un modo diverso, il documento standard deve essere adattato o addirittura ignorato a vantaggio di qualcosa di più efficace.
Questo è il motivo per il quale la capability e la maturity al livello 2 spesso utilizzano frasi tipo “rapporti standard sono distribuiti ad intervalli regolari”, mentre al livello 3 usano frasi come “la documentazione standard viene adattata al contesto specifico”.
Chiunque esegua la garanzia o la valutazione della capability maturity ha bisogno di avere ben chiaro questo concetto. Dato che la comunicazione è il mezzo attraverso il quale la conoscenza tacita viene convertita in conoscenza esplicita, è utile inoltre esaminare questo aspetto nel contesto della più generale funzione della gestione della conoscenza.
Progetti, programmi e portfolio
I principi di base della comunicazione sono esattamente gli stessi indipendentemente dalla complessità del progetto, programma o portfolio. Tuttavia, il modo in cui questi principi vengono applicati sarà grandemente influenzato dal contesto del lavoro.
Nei progetti piccoli e non complessi, può anche darsi che la maggior parte della comunicazione sia verbale. Questo può anche andare bene, purché le decisioni chiave siano documentate e comunicate in una forma che faccia meno affidamento sulla memoria e sull’interpretazione.
Man mano che i progetti diventano più grandi e più complessi, l’uso di documentazione standard assume maggiore importanza. Ciò rende più facile il coinvolgimento di un maggior numero di persone nella predisposizione e nella ricezione di informazioni coerenti, naturalmente previo appropriato adattamento allo specifico contesto.
Nei progetti complessi e di ampia portata che coinvolgono molte persone o nei programmi che contengono molteplici progetti, la platea dei destinatari delle comunicazioni è vasta e di varia natura. Un’attenta pianificazione delle comunicazioni diventa ancora più importante, così come il coordinamento dei diversi messaggi per garantirne la coerenza. In questa situazione il project, programme e portfolio manager può trovarsi a dover dirigere altre persone che producono la maggior parte delle comunicazioni, probabilmente come parte di un team di supporto dedicato all’interno del progetto o del programma.
I programmi e i portfolio creeranno grandi quantitativi di comunicazioni attraverso molteplici canali. Alcuni di tipo formale, ma la maggior parte informali.
La gestione delle informazioni di tipo formale può essere effettuata per mezzo di procedure formali di gestione delle informazioni. L’efficacia della comunicazione informale dipende dalle competenze dei singoli individui, dalla leadership del project, programme e portfolio manager e dalla maturità (maturity) dell’organizzazione.
A livello di portfolio, il team di gestione deve concentrarsi sul coordinamento della comunicazione ma anche, aspetto forse ancora più importante, creare una cultura della comunicazione efficace all’interno di uno schema etico.
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
