Algemeen
Communicatie is het middel waarmee informatie wordt uitgewisseld en een gemeenschappelijke begrip wordt bereikt. De doelen zijn om:
- relevante informatie te verstrekken;
- ervoor te zorgen dat de informatie wordt begrepen.
In de P3-omgeving zijn deze basisdoelen een middel om:
- ervoor te zorgen dat de leden van het managementteam de doelen en hun rol in het bereiken ervan begrijpen;
- relaties op te bouwen met stakeholders;
- conflicten tot een minimum te beperken door misverstanden te voorkomen;
- vertrouwen te ontwikkelen;
- de betrokkenheid van stakeholders en teamleden te behouden;
- het werk effectief te beheersen gedurende de gehele levenscyclus.
Communicatie komt in vele vormen voor. De voor de hand liggende primaire vormen zijn: geschreven, verbaal en lichaamstaal, maar deze worden gewijzigd door vele andere factoren, zoals of ze formeel of informeel zijn; actief of passief; bewust of onbewust.
Modellen als die van Berlo bieden eenvoudige structuren van waaruit inzicht kan worden verkregen in de vele complexe aspecten van communicatie.
Communicatie is in de basisvorm de persoon die een bericht uitbrengt, een kanaal om dat bericht over te brengen en een persoon die het bericht ontvangt.
Als we de P3-manager en sponsor als de primaire communicatiebronnen beschouwen, is het eerste wat deze mensen moeten doen, bepalen wat er gecommuniceerd moet worden en aan wie. Dit principe komt onder meer tot uiting in stakeholdermanagement, waarbij veel tijd wordt besteed aan het zoeken naar inzicht wie wanneer welke informatie nodig heeft. Hoe dat zich vertaalt naar verschillende boodschappen die aan verschillende mensen worden gegeven, is vastgelegd in het communicatieplan.
De manier waarop iemand een boodschap creëert en de manier waarop iemand anders die boodschap ontvangt, zal afhangen van tal van factoren, zoals zijn persoonlijke waarden, gevestigde belangen, denkkaders en zelfs iemands persoonlijke 'leerstijl' (iemands leerstijl geeft aan of hij beter reageert op auditieve, visuele of kinesthetische communicatiekanalen).
De P3-manager en de sponsor moeten met al deze factoren rekening houden bij het beslissen over de inhoud en structuur van hun communicatie.
Het aantal beschikbare communicatiekanalen neemt voortdurend toe. Traditionele kanalen zoals papier, telefoon en face-to-face worden aangevuld en vaak vervangen door e-mail, sociale media en teleconferenties. Elk nieuw kanaal brengt zijn eigen kansen en uitdagingen voor communicatie met zich mee.
Alle communicatie stuit op barrières. Dit kan zo simpel zijn als verschillende talen in internationale teams of proberen gehoord te worden in een lawaaierige omgeving. Gebruik van acroniemen en jargon kan de communicatie efficiënter maken, maar kan vervreemdend werken voor mensen die er niet vertrouwd mee zijn. Verborgen barrières kunnen een conflictgeschiedenis of gebrek aan vertrouwen betreffen. Al deze zaken moeten worden beschouwd als onderdeel van het communicatieproces.
Zoals met elk kader voor het managen van projecten, programma's en portfolios, bevat Praxis veel documentdefinities en bijbehorende sjablonen. Dit zijn communicatiemiddelen, maar zij mogen niet worden gezien als een middel om de hierboven geschetste beginselen te omzeilen. Hoewel de consistentie van documentatie zeer nuttig is, mag deze niet het hoofddoel worden. Als een bepaalde boodschap op een andere manier moet worden gestructureerd en gepresenteerd, moet het standaarddocument worden aangepast of zelfs worden genegeerd ten gunste van iets doeltreffenders.
Daarom wordt bij competentieniveau 2 vaak gebruik gemaakt van zinnen als "standaardrapporten worden regelmatig verspreid" en op niveau 3 van zinnen als "standaarddocumentatie is aangepast aan de context".
Iedereen die de waarborging of de beoordeling van het competentieniveau uitvoert, moet dit begrijpen. Aangezien communicatie het middel is waarmee stilzwijgende kennis wordt omgezet in expliciete kennis, is het ook nuttig om dit te zien in de context van de bredere functie van kennismanagement.
Projecten, programma’s en portfolio’s.
De basisprincipes van communicatie zijn precies hetzelfde, ongeacht de complexiteit van het project, programma of portfolio. De manier waarop deze beginselen worden toegepast, zal echter sterk worden beïnvloed door de context van de werkzaamheden.
Bij kleine, niet-complexe projecten kan het zijn dat de meeste communicatie verbaal is. Dit is prima zolang belangrijke beslissingen worden gedocumenteerd en gecommuniceerd in een vorm die minder afhankelijk is van geheugen en interpretatie.
Naarmate projecten groter en complexer worden, wordt het gebruik van standaarddocumentatie belangrijker. Dit maakt het voor meer mensen makkelijker om betrokken te zijn bij het voorbereiden en ontvangen van consistente informatie, uiteraard afgestemd op de context.
Op grote complexe projecten met veel onderdelen of op programma's met meerdere projecten wordt het publiek voor communicatie breed en divers. Een zorgvuldige planning van de communicatie wordt steeds belangrijker, evenals de coördinatie van verschillende boodschappen om de consistentie te waarborgen. Op dit moment kan het zijn dat de P3-manager toezicht moet houden op anderen die het grootste deel van de communicatie doen, misschien als onderdeel van een specifiek supportteam binnen het project of programma.
Programma's en portfolio’s zorgen voor een grote hoeveelheden aan communicatie via een veelvoud aan kanalen. Sommige formeel, maar de meeste informeel.
Het managen van de formele informatie kan via formele informatiemanagementprocedures. De effectiviteit van de informele communicatie hangt af van de vaardigheid van individuen, het leiderschap van de P3-managers en de volwassenheid van de organisatie.
Op portfolio-niveau moet het managementteam zich richten op de coördinatie van de communicatie, maar misschien nog wel belangrijker, het creëren van een cultuur van effectieve communicatie binnen een ethisch kader.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
