Geral
A comunicação é o meio pelo qual as informações são trocadas e um entendimento comum é alcançado. Seus objetivos são:
- transmitir informações relevantes;
- assegurar que as informações sejam compreendidas.
No ambiente P3, esses objetivos básicos são um meio de:
- assegurar que os membros da equipe de gestão compreendam os objetivos e seu papel para atingi-los;
- construindo relações com as partes interessadas;
- minimizando os conflitos, evitando mal-entendidos;
- desenvolver segurança e confiança;
- manter o compromisso das partes interessadas e dos membros da equipe;
- controlar efetivamente o trabalho durante todo o ciclo de vida.
A comunicação se dá de muitas formas. As formas primárias óbvias são: escrita, verbal e linguagem corporal, mas estas são modificadas por muitos outros fatores, tais como se são formais ou informais; ativas ou passivas; conscientes ou inconscientes.
Modelos como Berlo's proporcionam estruturas simples a partir das quais é possível desenvolver uma compreensão dos muitos aspectos complexos da comunicação.
Em sua forma básica, a comunicação envolve a pessoa que origina uma mensagem; um canal para comunicar essa mensagem e uma pessoa que recebe a mensagem.
Entendendo o gerente e patrono do P3 como as principais fontes de comunicação, a primeira coisa que essas pessoas devem fazer é decidir o que precisa ser comunicado e a quem. Este princípio está incorporado, por exemplo, na gestão das partes interessadas, onde se gasta muito tempo procurando entender quem precisa ter que informação e quando. Como isso se traduz em diferentes mensagens dadas a diferentes pessoas é incorporado no plano de comunicação.
A maneira como alguém cria uma mensagem e a maneira como alguém recebe essa mensagem dependerá de inúmeros fatores, tais como seus valores pessoais, interesses próprios, estado de espírito e até mesmo seu 'estilo de aprendizagem' pessoal (o estilo de aprendizagem de alguém indica se ele responde melhor aos canais de comunicação auditivos, visuais ou cinestésicos).
O gerente e patrono na gestão P3 devem levar todos esses fatores em consideração ao decidir sobre o conteúdo e a estrutura de suas comunicações.
A gama de canais de comunicação disponíveis está aumentando o tempo todo. Os canais tradicionais como papel, telefone e presencial estão sendo complementados e freqüentemente substituídos por e-mail, mídia social e teleconferência. Cada novo canal traz suas próprias oportunidades e desafios de comunicação.
Toda comunicação encontrará barreiras. Esta poderia ser simples como idiomas diferentes em equipes internacionais ou tetar ser ouvido em um ambiente barulhento. O uso habitual de acrônimos e jargões pode tornar a comunicação mais eficiente, mas pode alienar aqueles que não estão familiarizados com ela. As barreiras ocultas podem incluir um histórico de conflito ou falta de confiança. Todos elas devem ser considerados como parte do processo de comunicação.
Como em qualquer estrutura para gerenciar projetos, programas e portfólios, o Praxis contém muitas definições e modelos de documentos. Estes são veículos de comunicação, mas não devem ser vistos como um meio de encurtar os princípios delineados acima. Embora a consistência da documentação seja muito útil, ela não deve se tornar o objetivo principal. Se uma determinada mensagem precisa ser estruturada e apresentada de uma maneira diferente, o documento padrão deve ser adaptado ou mesmo desconsiderado em favor de algo mais eficaz.
É por isso que a capacidade e mataridade no nível 2 frequentemente usam frases como "relatórios padrão são distribuídos em intervalos regulares" e no nível 3 usam frases como "documentação padrão é adaptada para se adequar ao contexto".
Qualquer pessoa supervisionando ou avaliando a capacidade e maturidade precisa entender isto. Como a comunicação é o meio pelo qual o conhecimento tácito é convertido em conhecimento explícito, também é útil visualizá-lo no contexto da função contexto da função mais ampla gestão do conhecimento.
Projetos, programas e portfólios.
Os princípios básicos de comunicação são exatamente os mesmos, independentemente da complexidade do projeto, programa ou portfólio. Entretanto, a forma como esses princípios são aplicados será muito afetada pelo contexto do trabalho.
Em projetos pequenos e não complexos, pode muito bem ser que a maioria da comunicação seja verbal. Isto está bem desde que a decisão chave seja documentada e comunicada de uma forma que dependa menos da memória e da interpretação.
Conforme os projetos ficam maiores e mais complexos, o uso de documentação padronizada se torna mais importante. Isto facilita o envolvimento de mais pessoas na preparação e recebimento de informações consistentes, naturalmente, de acordo com uma adaptação adequada ao contexto.
Em grandes projetos complexos com muitos componentes ou em programas com múltiplos projetos, o público para a comunicação torna-se grande e diversificado. O planejamento cuidadoso da comunicação torna-se cada vez mais importante, assim como a coordenação de diferentes mensagens para garantir a consistência. Neste ponto, o gerente P3 pode ter que supervisionar outros que estão fazendo o grosso da comunicação, talvez como parte de uma equipe de suporte dedicada dentro do projeto ou programa.
Os programas e portfólios criarão grandes quantidades de comunicação usando múltiplos canais. Alguns formais, mas a maior parte, informais.
A gestão das informações formais pode ser tratada por meio de procedimentos formais na gestão da informação. A eficácia da comunicação informal depende da competência dos indivíduos, da liderança dos gerentes do P3 e da maturidade da organização.
Em nível de portfólio, a equipe de gestão precisa se concentrar na coordenação da comunicação mas, talvez mais importante, criar uma cultura de comunicação eficaz dentro de uma estrutura ética.
