Umum
Pengertian komunikasi adalah saling bertukar informasi dan mencapai suatu pemahaman umum. Tujuannya adalah untuk:
- memberikan informasi yang relevan
- memastikan informasi dipahami.
Di lingkungan P3, tujuan dasar ini adalah suatu pengertian untuk:
- memastikan bahwa anggota tim manajemen memahami objektivitas dan peran mereka dalam pencapaian mereka;
- membangun hubungan dengan pemangku kepentingan;
- meminimalkan konflik dengan menghindari salah pengertian;
- membangun rasa percaya diri dan kepercayaan;
- menjaga komitmen anggota pemangku kepentingan dan tim;
- pengendalian pekerjaan yang efektif melalui siklus hidup.
Komunikasi memiliki banyak bentuk. Bentuk utama yang nyata adalah: melalui tulisan, kata-kata, dan bahasa tubuh tetapi sebagian dimodifikasi dengan banyak faktor lainnya; aktif atau pasif; sadar atau tidak sadar.
Model seperti yang dikemukaan oleh Berlo memberikan struktur yang sederhana dari satu pemahaman aspek komunikasi yang sangat kompleks yang dapat dikembangkan.
Pada bentuk dasarnya, komunikasi melibatkan orang yang awalnya memiliki pesan; saluran komunikasi untuk mengirim pesan dan seseorang yang menerima pesan.
Melihat manajer P3 dan sponsor sebagai sumber utama komunikasi, hal pertama yang harus dilakukan oleh orang-orang adalah memutuskan apa saja yang perlu dikomunikasikan dan kepada siapa saja. Prinsip ini terdiriatas, misal dalam manajemen pemangku kepentingan, bila ada kesepakatan tentang siapa saja yang membutuhkan informasi serta untuk apa dan kapan informasi dimiliki. Bagaimana menerjemahkannya pada pesan yang berbeda yang akan diberikan pada orang-orang yang berbeda dituangkan dalam rencana komunikasi.
Cara seseorang membuat pesan dan cara orang lain menerima pesantergantung pada sejumlah faktor, seperti nilai personal, kepentingan pribadi, kerangka berpikir dan bahkan ‘gaya belajar’ seseorang (gaya belajar seseorang menunjukkan apakah mereka merespons dengan lebih baik pendengaran, visual, atau jalur komunikasi kinaestetik).
Manajer dan sponsor P3 bertanggung jawab atas semua faktor ini ketika memutuskan konten dan struktur komunikasi mereka.
Cakupan ketersediaan saluran komunikasi adalah penambahan waktu. Saluran tradisional seperti surat, telepon, dan pertemuan langsung antar muka merupakan cara lain komunikasi dan ini sering dilakukan kembali melalui email, media sosial, dan telekonferens. Setiap saluran baru membuka peluang dan tantangan tersendiri dalam komunikasi.
Semua komunikasi menghadapi hambatan. Contoh sederhana adalah bahasa yang berbeda-beda dalam suatu tim internasional atau mencoba mendengar di lingkungan yang bising. Kebiasaan penggunaan singkatan dan jargon dapat membuat komunikasi lebih efisien tetapi dapat menghasilkan pemahaman yang berbeda. Hambatan terselubung juga dapat menjadi sumber konflik atau timbulnya ketidakpercayaan. Semua hal tersebut harus dipertimbangkan sebagai bagian dari proses komunikasi.
Sama halnya dengan setiap kerangka untuk mengelola proyek, program, dan portofolio, Praxis terdiri atas banyak definisi dokumen dan template tambahan. Ini menjadi sarana komunikasi tetapi bukan merupakan jalan pintas untuk menguraikan prinsip-prinsip di atas. Bila kesesuaian dokumentasi sangat berguna, maka kesesuaian tersebut tidak harus menjadi objek utama. Jika suatu pesan tertentu perlu distrukturkan dan dipresentasikan dengan cara yang berbeda, dokumen standar harus disesuaikan atau bahkan dikesampingkan demi mendapatkan sesuatu yang lebih efektif.
Inilah alasannya mengapa kemampuan dan maturitas pada tingkat 2 sering menggunakan frasa seperti “laporan standar didistribusikan pada interval reguler” dan pada tingkat 3 menggunakan frasa seperti “dokumen standar diadaptasi sesuai konteks “.
Setiap orang yang terlibat dalam jaminan dan penilaian maturitas kemampuan harus memahami ini. Karena komunikasi memiliki pengertian sebagai pengetahuan yang tidak terlihat (tacit), maka komunikasi diganti dengan pengetahuan eksplisit. Akan sangat berguna juga bila melihat konteks fungsi manajemen pengetahuan yang lebih luas.
Proyek, program, dan portofolio
Prinsip dasar komunikasi tentu saja samadalam hal kompleksitas proyek, program, atau portofolio. Dengan demikian, metode penerapan prinsip-prinsip tersebut sangat dipengaruhi oleh konteks pekerjaan.
Pada proyek skala kecil, tidak kompleks, komunikasi yang paling baik untuk digunakan adalah komunikasi verbal. Komunikasi ini baik sepanjang keputusan kunci didokumentasikan dan dikomunikasikan dalam suatu bentuk yang selaras, setidaknya dalam hal memori dan interpretasi.
Sama halnya dengan proyek yang bisa jadi semakin besar dan kompleks, penggunaan dokumen standar menjadi sangat penting. Penggunaan dokumen ini mempermudah persiapan dan penerimaan subjek informasi secara terus-menerus untuk penyesuaian dengan konteks yang juga akan melibatkan lebih banyak orang.
Pada proyek yang semakin kompleks dengan banyak komponen atau program dengan proyek berlipat ganda, maka audiens untuk komunikasi semakin besar dan berbeda. Perencanaan komunikasi yang hati-hati menjadi semakin penting, seperti koordinasi dengan pesan yang berbeda untuk memastikan konsistensi. Pada titik ini, manajer P3 harus dapat mengawasi siapa saja yang melakukan komunikasi, yang mungkin merupakan bagian dari tim pendukung yang berdedikasi bersamaan dengan proyek atau program.
Progam dan portofolio akan menghasilkan sejumlah besar komunikasi dengan menggunakan berbagai saluran. Sebagian komunikasi tersebut dilakukan secara resmi tetapi sebagian besar tidak resmi.
Manajemen informasi resmi dapat ditangani melalui prosedur manajemen informasi resmi. Efektifitas komunikasi tidak resmi tergantung pada kompetensi individu, kepemimpinan manajer P3, dan maturitas organisasi.
Pada tingkat portofolio, tim manajemen perlu menitikberatkan pada koordinasi komunikasi, tetapi yang lebih penting, menciptakan budaya komunikasi yang efektif bersamaan dengan kerangka etika.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
