Complexiteit

Complexiteit is een indicator van de onderlinge afhankelijkheden binnen een project, programma of portfolio die van invloed zijn op de manier waarop het zal worden gemanaged en de vaardigheden die nodig zijn om het te managen. Aangezien alle projecten, programma's en portfolio's bestaan uit vele met elkaar samenhangende functies en processen zijn ze allemaal, volgens de definitie van het woordenboek, complex. Maar sommige zijn natuurlijk complexer dan andere.

Erkend wordt dat de mate van complexiteit verschillende managementbenaderingen en -vaardigheden vereist, maar er is geen absolute meetlat. De toeschouwer is in hoge mate verantwoordelijk voor de complexiteit.

Terwijl er pogingen binnen het vak zijn om complex en niet-complex werk op een binaire manier te definiëren, is Praxis van mening dat complexiteit een continue schaal is die van toepassing is op verschillende gebieden van P3-management. De mate van complexiteit is van invloed op de wijze waarop functies, methoden en competenties op elkaar zijn afgestemd.

Projecten en programma's zijn niet allemaal even complex. Portfolio's hebben door hun omvang een mate van eigen complexiteit, maar weerspiegelen vooral de complexiteit van hun deelprojecten en programma's.

Tot de gemeenschappelijk geïdentificeerde gebieden van complexiteit voor projecten en programma's behoren:

• Scope

• Dit is misschien wel het meest voor de hand liggende gebied van complexiteit. Het kan variëren van de productie van een enkel product tot oplevering van een complexe compilatie van onderling samenhangende producten, resultaten en baten en alle tussenliggende punten.

• De complexiteit van de scope mag niet worden verward met de schaalgrootte. De aanleg van een voorrangsweg kan veel tijd in beslag nemen en veel kosten, maar is (qua omvang) minder complex dan een veel kleinere oefening in bedrijfsveranderingen, met de bijbehorende technologische en maatschappelijke veranderingen.

• Het is de complexiteit van de scope die de meeste invloed heeft op de keuze van levenscyclus en methode. Kortom, de keuze of een activiteit als project of programma wordt gemanaged, is in de eerste plaats gebaseerd op de complexiteit van de scope.

• Onzekerheid

• Alle projecten en programma's zijn per definitie onzeker. Project- en programmamanagement is daarom gericht op het managen van onzekerheid. Dit kan soms de indruk wekken dat de discipline probeert onzekerheid weg te nemen voordat het aan een project of programma begint. Dat is niet het geval. Als er nooit een poging zou worden ondernomen zonder de onzekerheid weg te nemen, zou er zeer weinig worden gedaan.

Een manier om de onzekerheid van de scope te managen is het gebruik van een parallelle in plaats van een lineaire levenscyclus, zodat doelen zich gedurende de levenscyclus kunnen ontwikkelen.

• Het project- en programmamanagement omvat onzekerheid, maar moet op maat worden gemaakt om ervoor te zorgen dat de gebruikte methoden, technieken en resources zijn afgestemd op de mate van onzekerheid die eigen is aan het werk.

• Onzekerheid kan betrekking hebben op eerste aannames, voorspelbaarheid van resultaten, stabiliteit van specificaties en een groot aantal andere factoren.

• Veranderingen

• Bij sommige niet-complexe projecten is er helemaal geen sprake van verandermanagement. Voor andere projecten en programma's moeten individuen en groepen hun levens- of werkwijze veranderen, permanent of alleen voor de duur van de activiteit.

• De mate van verandering kan bezien worden in de breedte en diepte ervan.

• De breedte van de verandering heeft te maken met het aantal en de spreiding van mensen die moeten veranderen. Hoe breder de verandering, hoe groter de gemeenschap van stakeholders en hoe breder het draagvlak voor en verzet tegen het werk. Het werk treft slechts een klein aantal mensen op één afdeling of in een grote gemeenschap die meerdere disciplines of organisaties op internationale schaal bestrijkt.

• De diepte van verandering hangt af van de mate waarin mensen moeten veranderen of van de impact die het op hen heeft. Voorbeelden van belangrijke veranderingen zijn veranderingen in bedrijven die tot banenverlies leiden of infrastructuurprojecten die mensen van huis verdrijven.

• Innovatie

• Innovatie kan gezien worden als innovatie in de technische aanpak van het werk of innovatie in de managementmethodes.

• Technische innovatie ligt meer voor de hand. In een wereld waarin de technologie zich steeds sneller ontwikkelt, zullen er altijd projecten en programma's zijn die de nieuwe technologie creëren of als eerste in de praktijk brengen.

• Het is ook belangrijk om 'innovatief' als een relatief begrip te beschouwen.

• Wat voor de ene organisatie innovatief is, is voor de andere misschien niet zo innovatief. Het is mogelijk dat een organisatie die zeer volwassen is in het uitvoeren van projecten nog nooit een programma heeft opgeleverd.

• Dynamiek

• De mate van complexiteit van een project of programma is uiteraard aan verandering onderhevig. Het web van onderlinge relaties zal gedurende de levenscyclus variëren. Sommige werknemers werken in een stabiele omgeving, terwijl andere allerlei externe veranderingen ondergaan, of het nu gaat om politieke, sociale, technische enzovoort.

 

Elke poging om zoveel met elkaar samenhangende aspecten van een project, programma of portfolio te categoriseren, zal zeker louter illustratief zijn. Verschillende bronnen geven een opsomming van verschillende gebieden van complexiteit en er is geen definitief model. In feite is het een beetje zinloos om te proberen een algemeen en definitief model te definiëren, omdat complexiteit zelf zo complex is.

Waar complexiteitsmodellen goed kunnen werken is in een gesloten omgeving, bijvoorbeeld een organisatie kan een complexiteitsmodel ontwikkelen voor het eigen werkveld. Dit kan helpen bij beslissingen als het matchen van een project met een voldoende ervaren projectmanager of hoeveel investeringen er gedaan moeten worden in de besturingsinfrastructuur.

Uiteindelijk is  het van belang om complexiteit te begrijpen,  om de diversiteit van het werk dat kan worden aangepakt met P3-management te begrijpen en de belangrijkste behoefte om alle aspecten van de discipline aan te passen aan specifieke omstandigheden.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands