Complessità

La complessità è un indicatore delle interrelazioni esistenti all’interno di un progetto, programma o portfolio che riguardano il modo in cui questo sarà gestito e le capacità necessarie per gestirlo. Dal momento che tutti i progetti, programmi e portfolio sono costituiti da molte funzioni e processi fra loro correlati, essi sono tutti, per definizione letterale, complessi. Ma ovviamente alcuni sono più complessi di altri.

È noto che i gradi di complessità richiedono differenti approcci manageriali e capacità, ma non esiste in alcun modo una scala di misurazione. In larga parte la complessità è una questione di punti di vista.

Mentre ci sono tentativi di definire all’interno della professione il lavoro complesso e non complesso in modo binario, Praxis ritiene che la complessità sia una scala continua applicabile alle diverse aree del Project, Programme & Portfolio Management. I gradi di complessità influenzano il modo in cui le funzioni, i metodi e le competenze vengono adattati.

I progetti e i programmi presentano differenti gradi di complessità. I portfolio hanno un grado di complessità intrinseca dovuto alla loro portata, ma riflettono soprattutto la complessità dei progetti e programmi che ne fanno parte.

Le aree di complessità comunemente riconosciute per i progetti e i programmi sono:

• Ambito

• Questa è probabilmente l’area di complessità più ovvia. Può variare dalla consegna di un singolo prodotto fino al rilascio di una complessa architettura di prodotti, risultati e benefici e di tutti i punti intermedi, fra loro interconnessi.

• La complessità dell’ambito non deve essere confusa con la sua portata. La costruzione di una superstrada può prendere tanto tempo e costare molto, ma essere meno complessa (in termini di ambito) di un esercizio di cambiamento aziendale su scala molto più ristretta, al quale siano associati tecnologia e cambiamento sociale.

• La complessità dell’ambito è il fattore che maggiormente condiziona la scelta del ciclo di vita e del metodo. In sintesi, la scelta se un lavoro sarà gestito come un progetto o come un programma si basa soprattutto sulla complessità dell’ambito.

• Incertezza

• Tutti i progetti e i programmi sono per definizione incerti. Il Project and Programme Management è pertanto destinato alla gestione dell’incertezza. Questo a volte può dare l’impressione che la disciplina punti a rimuovere l’incertezza prima di intraprendere un progetto o un programma. Non è così. Se nessuna impresa fosse mai stata iniziata senza prima aver eliminato l’incertezza, allora ben poco sarebbe stato fatto.

• Un modo per gestire l’incertezza dell’ambito è quello di utilizzare un ciclo di vita parallelo anziché uno lineare, di modo che gli obiettivi possano evolvere per tutto il ciclo di vita.

  Il Project and Programme Management include l’incertezza, ma deve essere adattato per garantire che i metodi, le tecniche e le risorse usati siano appropriati per il livello di incertezza insito nel lavoro.

• L’incertezza può riguardare le ipotesi iniziali; la prevedibilità dei risultati; la stabilità delle specifiche e di una serie di altri fattori.

• Cambiamento

• Alcuni progetti non complessi non comportano in alcun modo la gestione del cambiamento. Altri progetti e programmi avranno bisogno di cambiare il modo in cui singoli individui e gruppi vivono o lavorano, e ciò o in via permanente o solo per la durata dell’iniziativa.

• La quantità del cambiamento può essere vista in termini di ampiezza e di profondità.

• L’ampiezza del cambiamento si riferisce al numero e alla gamma di persone alle quali sarà richiesto di cambiare. Più ampio sarà il cambiamento, più estesa sarà la comunità degli stakeholder e conseguentemente più ampio il raggio di sostegno e di opposizione alla iniziativa. Il lavoro può riguardare solo un piccolo numero di persone in un singolo dipartimento oppure una vasta comunità che comprende più discipline o organizzazioni su scala internazionale.

• La profondità del cambiamento si riferisce alla misura in cui le persone devono cambiare o all’impatto che il cambiamento ha su di loro. Esempi di cambiamenti significativi si hanno laddove il cambiamento di business porta alla perdita di posti di lavoro o laddove un progetto relativo all’infrastruttura comporta l’allontanamento delle persone dal proprio luogo di residenza.

• Innovazione

• L’innovazione può essere vista sia come innovazione nell’approccio tecnologico al lavoro sia come innovazione nei metodi di gestione.

• L’innovazione tecnologica è la più scontata. In un mondo in cui la tecnologia viaggia ad un ritmo sempre crescente, ci saranno sempre progetti e programmi che o creeranno la nuova tecnologia o saranno i primi a metterla in pratica.

• È anche importante considerare il termine “innovativo” come relativo.

• Quello che è innovativo per una organizzazione, potrebbe non esserlo altrettanto per un’altra. Un’organizzazione che è molto matura nella realizzazione dei progetti potrebbe non avere mai realizzato prima un programma, quindi per quella organizzazione il Programme Management rappresenta un approccio innovativo e di conseguenza complesso.

• Dinamiche

• Il grado di complessità in un progetto o programma è, naturalmente, soggetto a cambiamenti. La rete di interrelazioni varierà lungo il ciclo di vita. Alcune iniziative operano in un ambiente stabile mentre altre sono soggette a molte varietà di cambiamenti esterni, siano essi politici, sociali, tecnologici o di altra natura.

Qualsiasi tentativo di classificare così tanti interrelati aspetti di un progetto, programma e portfolio è destinato ad essere puramente esemplificativo. Fonti diverse elencano differenti aree di complessità e non esiste un modello definitivo. In effetti, il tentativo di definire un modello generale e conclusivo è un esercizio alquanto inutile, dal momento che la stessa complessità è molto complessa.

I modelli di complessità possono funzionare bene in un ambiente chiuso, per esempio un’organizzazione potrebbe sviluppare un modello di complessità per la sua personale gamma di iniziative. Questo può aiutare nelle decisioni quali l’abbinare un progetto con un project manager di adeguata esperienza o quanto investire nella struttura di governance.

In ultima analisi, comprendere la complessità significa comprendere la diversità del lavoro che può essere affrontato con il project, programme & portfolio management e la necessità vitale di adattare tutti gli aspetti della disciplina alle circostanze specifiche.

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione