Informatiemanagement

Algemeen

Informatiemanagement is het verzamelen, opslaan, verspreiden, archiveren en uiteindelijk vernietigen van informatie. De doelen zijn:

• gegevens nauwkeurig en consistent vastleggen;
• bruikbare informatie ontwikkelen op basis van ruwe data;
• informatie gedurende de levensduur veilig en toegankelijk bewaren;
• ondersteunen van effectieve besluitvorming en communicatie.

In de loop van een project, programma of portfolio worden grote hoeveelheden gegevens verzameld. De beheerteams moeten de ruwe gegevens verzamelen en informatie genereren via analyse en interpretatie. Hieronder volgt een typische procedure voor informatiemanagement:

 

 

Het creëren van gegevens begint zodra het mandaat is verleend, zodat informatiemanagementprocedures en -verantwoordelijkheden in een vroeg stadium van de levenscyclus worden vastgesteld. Deze zullen gewoonlijk voldoen aan organisatorische normen, maar eventuele aanpassingen kunnen nodig zijn voor bepaalde contexten, zoals regelgevings- of veiligheidseisen. De normen zullen worden vastgelegd in een informatiemanagementplan.

De initiatiestap zal ervoor zorgen dat de nodige resources worden gemobiliseerd en dat de IT-infrastructuur aanwezig is.

In de beginfasen van de levenscyclus zal de verzameling van gegevens zich richten op het requirementsmanagement en het ontwikkelen van oplossingen. Vervolgens wordt overgegaan tot het opstellen van managementplannen en opleveringsplannen die laten zien hoe de oplossing zal worden opgeleverd. Naarmate het werk vordert, zullen prestatiegegevens worden verzameld ter ondersteuning van de beheersing.

Het is belangrijk om standaard document definities niet als onveranderlijk te zien. Een van de algemene kenmerken van niveau 3-vaardigheden is dat alle documentatie is gebaseerd op organisatorische normen, maar is toegespitst op de context waarin deze wordt gebruikt.

Gegevens moeten consistent en nauwkeurig worden verzameld, zodat ze kunnen worden omgezet in bruikbare informatie voor het P3-managementteam en stakeholders. Dit is veel gemakkelijker als er standaardtechnieken worden gebruikt om de gegevens vast te leggen en te analyseren en standaarddocumenten worden gebruikt om de resulterende informatie te presenteren.

P3-managementmethodes zoals beschreven door Praxis definiëren een verzameling standaarddocumenten en veel organisaties ontwikkelen elektronische sjablonen om consistentie te verzekeren. De belangrijkste documenten worden onderworpen aan configuratiemanagement en in het informatiemanagementplan wordt bepaald hoe de gegevens worden gecategoriseerd en opgeslagen. Bij het ontwerp van de opslag moet rekening worden gehouden met toegankelijkheid, veiligheid en vertrouwelijkheid.

De verwachte verspreiding van documenten zal in veel relevante managementplannen worden vastgelegd, waarbij het stakeholder managementplan van bijzonder belang is. De timing van de distributie kan worden vastgelegd in een communicatieplan en het informatiemanagementsysteem moet dit kunnen ondersteunen.

De meeste informatie over een project, programma en portfolio is van voorbijgaande aard, d.w.z. dat ze met de tijd is verouderd. Dit betekent niet dat het moet worden vernietigd. Zeker voor de duur van de levenscyclus moet verouderde informatie worden gearchiveerd voor het geval deze in de toekomst nodig is. Dit geldt met name voor de contractdocumenten die in geval van betwisting kunnen worden opgevraagd. Organisatorisch beleid bepaalt vaak gedurende welke periode archieven moeten worden bewaard en deze zullen de wettelijke verplichtingen op gebieden zoals financiële verslaglegging weerspiegelen.

Sommige informatie bevat een andere intrinsieke waarde die wordt gekenmerkt door de leerpunten. Een deel van het materiaal uit het informatiemanagementsysteem zal worden opgenomen in een kennismanagementsysteem dat individuele managers in staat stelt te leren van anderen en de organisatie in staat stelt haar niveau van vaardigheden te ontwikkelen. Het is zinvol als deze systemen op een vergelijkbare en compatibele manier werken.

Een belangrijk onderdeel van de borgingsfunctie is ervoor te zorgen dat in een project, programma of portfolio relevante gegevens worden verzameld en dat de juiste documentatie wordt bijgehouden.

 

Projecten, programma’s en portfolio’s

Bij kleine projecten zal informatiemanagement deel uitmaken van de rol van de projectmanager en waarschijnlijk worden gezien als iets dat tijd wegneemt van de belangrijke taak van het managen van het project.

Documentatie is een beetje zoals verzekeringen. Totdat het nodig is om een probleem op te lossen, wordt het niet gemist als het er niet is. De manier waarop een organisatie haar managers op dit gebied ondersteunt, is een belangrijke indicator voor haar volwassenheid. Een volwassen organisatie zal beschikken over normen en middelen om de administratieve lasten te verlichten, met name voor de managers van kleine projecten, en zal ervoor zorgen dat alle projectmanagers het belang van goed informatiemanagement begrijpen.

Programma's, portfolio's en grotere projecten zullen extra medewerkers kunnen rechtvaardigen om te helpen met informatiemanagement, vaak als onderdeel van een support office.

Programma's en portfolio's moeten drie specifieke factoren aanpakken:

• consistentie van het informatiemanagement bij alle deelprojecten, programma's en "business-as-usual";

• coördinatie van het informatiemanagement over het hele programma of portfolio;

• onderscheid maken tussen informatie op portfolio-, programma- en projectniveau, voor zover van toepassing.

Consistentie is belangrijk voor zowel gegevens als informatie en vereist een gemeenschappelijk systeem voor het registreren en distribueren van gegevens. Dit moet individuele beheerteams in staat stellen toegang te krijgen tot relevante informatie over het gehele portfolio of programma om hun onderdeel beter te kunnen beheren. Dit zou er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle projecten in een multinationaal programma in dezelfde valuta rapporteren, waarbij hetzelfde mechanisme voor het berekenen van wisselkoersen wordt gebruikt. Zonder consistentie is het onmogelijk om informatie automatisch te aggregeren om een totaalbeeld te krijgen.

Het portfoliomanagementteam zal waarschijnlijk verantwoordelijk zijn voor zowel kennismanagement als de ontwikkeling van het niveau van vaardigheden. Aangezien informatiemanagement nauw verbonden is met deze beide gebieden, moet het portfoliomanagementteam een langetermijnvisie hanteren om ervoor te zorgen dat goede praktijken in de organisatie worden ingebed.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands