Manajemen informasi

Umum

Manajemen informasi adalah pengumpulan, penyimpanan, sosialisasi, pengarsipan dan penghancuran informasi. Tujuannya adalah untuk:

  • mendapatkan data secara akurat dan konsisten;
  • menghasilkan informasi yang berguna dari data mentah;
  • menyimpan informasi secara aman dan dapat diakses selama masa manfaatnya;
  • mendukung komunikasi dan mengambil keputusan secara efektif.

Sejumlah besar data akan dikumpulkan selama proyek, program, atau portofolio. Tim manajemen perlu mengambil data mentah dan menghasilkan informasi melalui analisis dan interpretasi. Prosedur manajemen informasi khusus ditunjukkan di bawah ini:

 

Prosedur manajemen informasi untuk proyek, program dan portofolio

 

Pembuatan data dimulai segera setelah mandat dikeluarkan sehingga prosedur dan tanggung jawab manajemen informasi perlu didefinisikan pada awal siklus hidup. Ini biasanya sesuai dengan standar organisasi, tetapi mungkin perlu menyesuaikan dengan konteks tertentu seperti persyaratan peraturan atau keamanan. Standar tersebut akan ditetapkan dalam rencana manajemen informasi.

Langkah awal akan memastikan sumber daya yang diperlukan sehingga dapat dimobiliasi dan tersedianya infrasturtur TI.

Pada tahap awal pengumpulan data siklus hidup akan menitikberatkan pada manajemen persyaratan dan pengembangan solusi. Kemudian beralih ke pembuatan rencana manajemen dan pengiriman yang menunjukkan bagaimana penyelesaian akan disampaikan. Seiring berjalannya waktu, data kinerja akan dikumpulkan untuk mendukung pengendalian.

Penting untuk tidak menganggap definisi dokumen standar sebagai standar tetap. Salah satu atribut generik kemampuan tingkat 3 adalah bahwa semua dokumentasi didasarkan pada standar organisasi tetapi telah disesuaikan sehingga sesuai dengan konteks penggunaannya.

Data harus dikumpulkan secara terus-menerus dan akurat sehingga dapat diubah menjadi informasi yang dapat digunakan oleh tim manajemen dan pemangku kepentingan P3. Akan jauh lebih mudah jika teknik standar digunakan untuk menangkap dan menganalisis data dan dokumen standar untuk menyajikan informasi yang dihasilkan.

Metode manajemen P3 sebagaimana dijelaskan oleh Praxis mendefinisikan seperangkat dokumen standar dan banyak organisasi mengembangkan template elektronik untuk memastikan konsistensi. Dokumen utama tunduk pada manajemen konfigurasi dan rencana manajemen informasi akan menentukan bagaimana informasi diklasifikasikan dan disimpan. Penyimpanan harus dirancang dengan mempertimbangkan aksesibilitas, keamanan, dan kerahasiaan.

Distribusi dokumen yang diharapkan akan dimulai dengan banyak rencana manajemen yang berkaitan dengan rencana manajemen pemangku kepentingan yang sangat penting. Waktu distribusi bisa dimulai dengan rencana komunikasi dan sistem manajemen informasi yang harus mampu mendukung distribusi ini.

Kebanyakan informasi pada proyek, program, dan portofolio bersifat sementara, misal, ini dapat diganti seiring waktu. Ini tidak berarti bahwa informasi ini harus dihancurkan. Selama waktu siklus hidup, informasi yang diganti harus diarsipkan jika diperlukan di masa mendatang. Ini sangat relevan dengan kasus dokumentasi kontrak yang biasa disebut  peristiwa sengketa. Kebijakan-kebijakan organisasi sering menstandarkan periode pengelolaan  arsip dan ini mencerminkan kewajiban peraturan di bidang seperti akuntansi finansial.

Beberapa informasi terdiri atas nilai hakiki yang berbeda yang dicirikan oleh pembelajaran. Beberapa material sistem manajemen informasi merupakan bagian dari sistem manajemen pengetahuan yang memungkinkan individu manajer untuk belajar dari manajer lainnya dan organisasi mengembangkan maturitas kemampuannya. Ini membuatnya masuk akal jika sistem-sistem ini bekerja dengan cara yang sama dan mudah dilakukan.

Memastikan bahwa proyek, program, atau portofolio sedang menangkap data yang relevan dan menjaga dokumen yang sesuai yang menjadi bagian penting dari fungsi jaminan.

 

Proyek, program, portofolio

Pada proyek kecil, manajemen informasi menjadi bagian dari peran manajer proyek dan mungkin dilihat sebagai sesuatu yang membuang - buang waktu dari tugas penting mengelola proyek.

Dokumentasi seperti asuransi. dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah, dokumen tidak akan hilang jika ini tidak ada. Bagaimana organisasi mendukung manajernya dalam bidang ini merupakan indikator kunci dari maturitas kemampuan. Organisasi yang dewasa memiliki standar dan sumber daya yang ada untuk meringakan beban administrasi, terutama manajer proyek kecil, dan menjamin bahwa semua manajer proyek memahami pentingnya manajemen informasi yang baik.

Program, portofolio, dan proyek besar mampu menyesuaikan staf tambahan untuk membantu manajemen informasi, sering disebut bagian dari pendukung kantor.

Program dan portofolio membutuhkan tiga faktor tertentu:

  • konsistensi manajemen informasi di seluruh komponen proyek, program, dan bisnis  normal;

  • koordinasi manajemen informasi di seluruh program atau portofolio;

  • membedakan antara tingkat informasi dan portofolio, program, dan proyek yang sesuai.

Konsistensi penting untuk data dan informasi dan mengharuskan sistem umum mencatat dan mendistribusikan data. Ini harus mengikuti tim manajemen individu untuk memiliki akses ke informasi yang relevan di seluruh portofolio dan program untuk mengelola bagian komponennya yang lebih baik. Sebagai contoh: ini akan memastikan bahwa semua proyek memiliki biaya laporan program multinasional dalam mata uang yang sama, menggunakan mekanisme yang sama untuk menghitung tingkat pertukaran. Tanpa konsistensi ini memungkinkan untuk mengagregatkan informasi secara otomatis untuk menghasilkan gambar keseluruhannya.

Tim manajemen portofolio memiliki tanggung jawab atas manajemen pengetahuan dan pengembangan maturitas kemampuan selama manajemen informasi berhubungan dengan bidang tim manajemen portofolio yang harus melihat pandangan jangka panjang untuk memastikan bahwa praktik yang baik dikemas dalam organisasi.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Manajemen informasi

Kembali ke atas