Geral

A gestão da informação envolve a coleta, armazenamento, disseminação, arquivamento e eventual destruição da informação. Seus objetivos são:

• capturar dados de forma precisa e consistente;
• desenvolver informações utilizáveis a partir de dados brutos;
• manter as informações de forma segura e acessível durante sua vida útil;
• apoiar a tomada de decisão e comunicação eficazes.

Grandes quantidades de dados serão coletadas durante o curso de um projeto, programa ou portfólio. As equipes de gestão precisam pegar os dados brutos e gerar informações através de análise e interpretação. Um procedimento típico de gestão da informação é apresentado abaixo:

 

 

A criação dos dados começa assim que o mandato é emitido, portanto, os procedimentos e responsabilidades da gestão da informação precisam ser definidos no início do ciclo de vida. Estes geralmente estarão de acordo com as normas organizacionais, mas quaisquer adaptações podem ser necessárias para contextos particulares, tais como requisitos regulamentares ou de segurança. As normas serão estabelecidas em um plano de gestão da informação.

A etapa de iniciação assegurará a mobilização dos recursos necessários e a criação da infraestrutura de TI.

Nas fases iniciais do ciclo de vida, a coleta de dados se concentrará na gestão de requisitos e no desenvolvimento de soluções. Em seguida, passará à criação de planos de gestão e planos de entrega mostrando como a solução será entregue. Na medida que o trabalho avança, os dados de desempenho serão coletados para apoiar o controle.

É importante não ver as definições de documentos padrão como sendo imutáveis. Um dos atributos genéricos da capacidade de nível 3 é que toda a documentação é baseada em padrões organizacionais, mas foi adaptada ao contexto em que está sendo utilizada.

Os dados devem ser coletados de forma consistente e precisa para que possam ser transformados em informações utilizáveis para a equipe de gestão P3 e para as partes interessadas. Esta coleta se torna muito mais fácil se forem adotadas técnicas padrão para capturar e analisar os dados e documentos padrão usados para apresentar as informações resultantes.

Os métodos de gestão P3 como os descritos pelo Praxis definem um conjunto de documentos padrão e muitas organizações desenvolvem modelos eletrônicos para garantir a consistência. Os documentos-chave estarão sujeitos à gestão da configuração e o plano de gestão da informação definirá como a informação é classificada e armazenada. O armazenamento deve ser projetado com acessibilidade, segurança e confidencialidade em mente.

A distribuição esperada de documentos será estabelecida em muitos planos de gestão relevantes, sendo de particular importância o plano de gestão das partes interessadas. O momento da distribuição pode ser definido em um plano de comunicações e o sistema de gestão da informação deve ser capaz de suportar isto.

A maior parte das informações sobre um projeto, programa e portfólio é transitória, ou seja, é substituída pelo tempo. Isto não significa que deva ser destruído. Certamente para a duração do ciclo de vida, as informações substituídas devem ser arquivadas no caso de serem necessárias no futuro. Isto é particularmente relevante no caso de documentação contratual que pode ser resgatada em caso de disputa. As políticas organizacionais muitas vezes ditam o período para o qual os arquivos devem ser mantidos e estes refletirão as obrigações estatutárias em áreas como a contabilidade financeira.

Algumas informações contêm um valor intrínseco diferente, caracterizado pelas lições aprendidas. Alguns materiais do sistema de gestão da informação se tornarão parte de um sistema de gestão do conhecimento que permite aos gerentes individuais aprender com os outros e à organização desenvolver sua capacidade e maturidade. Faz sentido se esses sistemas funcionarem de forma similar e compatível.

Garantir que um projeto, programa ou portfólio esteja capturando dados relevantes e manter a documentação apropriada é uma parte importante da função validação.

 

Projetos, programas e portfólios

Em pequenos projetos, a gestão da informação será de responsabilidade do gerente do projeto e provavelmente será visto como algo que tira tempo do importante trabalho de gerenciamento do projeto.

A documentação pode ser vista como um seguro. Ninguém sentirá sua falta, até que seja necessária para resolver um problema. Como uma organização apóia seus gerentes nesta área é um indicador chave de sua capacidade e maturidade. Uma organização madura terá padrões e recursos em vigor para aliviar a carga administrativa, particularmente para os gerentes de pequenos projetos, e assegurará que todos os gerentes de projetos entendam a importância de uma boa gestão da informação.

Programas, portfólios e projetos maiores poderão justificar pessoal adicional para ajudar na gestão da informação, muitas vezes como parte de um escritório de apoio ao projeto.

Os programas e portfólios precisam abordar três fatores particulares:

• consistência da gestão da informação em todos os projetos, programas e operações correntes;

• coordenação da gestão da informação em todo o programa ou portfólio;

• distinguir entre informações em nível de portfólio, programa e projeto, conforme o caso.

A consistência é importante tanto para os dados quanto para as informações e requer um sistema comum de registro e distribuição de dados. Isto deve permitir que equipes de gestão tenham acesso a informações relevantes em todo o portfólio ou programa para melhor gerenciar sua parte. Por exemplo: isto asseguraria que todos os projetos de um programa multinacional apresentassem custos na mesma moeda, utilizando o mesmo mecanismo para calcular as taxas de câmbio. Sem consistência é impossível agregar informações automaticamente para criar um quadro geral.

É provável que a equipe de gestão do portfólio tenha responsabilidade tanto pela gestão do conhecimento quanto pelo desenvolvimento da capacidade e maturidade. Como a gestão da informação está intimamente ligada a estas duas áreas, a equipe de gestão do portfólio deve ter uma visão de longo prazo para garantir que as boas práticas sejam incorporadas na organização.