Gestion de l'information

Général

La gestion de l'information est la collecte, le stockage, la diffusion, l'archivage et la destruction éventuelle de l'information. Ses objectifs sont de :

  • saisir les données avec précision et cohérence;
  • développer des informations utilisables à partir de données brutes;
  • maintenir l'information de façon sécurisée et accessible pendant sa vie utile;
  • soutenir la prise de décision et la communication efficaces.

De grandes quantités de données sont recueillies au cours d'un projet, d'un programme ou d'un portefeuille. Les équipes de gestion doivent prendre les données brutes et générer de l'information par l'analyse et l'interprétation. Une procédure typique de gestion de l'information est présentée ci-dessous :

 

 

La création de données commence dès que le mandat est octroyé, de sorte que les procédures et les responsabilités en matière de gestion de l'information doivent être définies au début du cycle de vie. Ceux-ci sont généralement conformes aux normes organisationnelles, mais toute adaptation peut être nécessaire pour des contextes particuliers, tels que les exigences réglementaires ou de sécurité. Les normes sont énoncées dans un plan de gestion de l'information.

Il est important de ne pas voir les définitions standards des documents comme étant fixes. Un des attributs génériques de la capacité de niveau 3 est que toute la documentation est basée sur des normes organisationnelles, mais a été adaptée au contexte dans lequel elle est utilisée.

L'étape d'initiation permet de mobiliser les ressources nécessaires et de mettre en place l'infrastructure informatique.

Dans les premières phases du cycle de vie, la collecte de données porte sur la gestion des exigences et le développement de solutions. Il passe ensuite à la création de plans de gestion et de réalisation montrant comment la solution sera livrée. Au fur et à mesure que le travail progresse, des données sur le rendement sont recueillies pour appuyer le contrôle.

Les données doivent être collectées de manière cohérente et précise de sorte qu'elles puissent être transformées en informations utilisables pour l'équipe de gestion P3 et les intervenants. Ceci est beaucoup plus facile si des techniques standards sont adoptées pour collecter et analyser les données et les documents standards utilisés pour présenter l'information résultante.

Les méthodes de gestion P3 telles que celles décrites par Praxis définissent une série de documents standards et de nombreuses organisations élaborent des modèles électroniques pour assurer la cohérence. Les documents clés sont soumis à la gestion de la configuration et le plan de gestion de l'information définit la façon dont les informations sont classées et stockées. Le stockage doit être conçu en tenant compte de l'accessibilité, de la sécurité et de la confidentialité.

La distribution prévue des documents est décrite dans de nombreux plans de gestion pertinents, le plan de gestion des intervenants étant particulièrement important. Le moment de la distribution peut être établi dans un plan de communication et le système de gestion de l'information doit être en mesure de le soutenir.

La plupart des informations sur un projet, un programme et un portefeuille sont transitoires, c.-à-d., qu'elles sont remplacées tôt ou tard. Cela ne signifie pas qu'elles doivent être détruites. Certainement pour la durée du cycle de vie, l'information remplacée doit être archivée au cas où elle peut être nécessaire à l'avenir. Cela est particulièrement pertinent dans le cas des documents contractuels qui peuvent être invoqués en cas de litige. Les politiques organisationnelles dictent souvent la période pendant laquelle les archives doivent être conservées et elles reflètent les obligations statutaires dans des domaines tels que la comptabilité financière.

Certaines informations contiennent une valeur intrinsèque différente, caractérisée par les leçons apprises. Certains éléments du système de gestion de l'information font partie d'un système de gestion des connaissances qui permet aux gestionnaires individuels d'apprendre des autres et de l'organisation à développer sa maturité de capacité. Il est logique que ces systèmes fonctionnent d'une manière similaire et compatible.

S'assurer qu'un projet, un programme ou un portefeuille est en train de recueillir des données pertinentes et de conserver une documentation appropriée est un élément important de la fonction d'assurance.

 

Projets, programmes et portefeuilles

Sur les petits projets, la gestion de l'information fait partie du rôle du gestionnaire de projet et est probablement considérée comme quelque chose qui prend du temps loin de l'important travail de gestion du projet.
La documentation est un peu comme l'assurance. Jusqu'à ce qu'elle soit nécessaire pour résoudre un problème, elle ne nous manque pas si elle n'est pas là. La façon dont une organisation soutient ses gestionnaires dans ce domaine est un indicateur clé de sa maturité de capacité. Une organisation mature dispose de normes et de ressources pour alléger la charge administrative, en particulier pour les gestionnaires de petits projets, et veille à ce que tous les gestionnaires de projet comprennent l'importance d'une bonne gestion de l'information.

Les programmes, les portefeuilles et les projets de plus grande envergure peuvent justifier un personnel supplémentaire pour aider à la gestion de l'information, souvent dans le cadre d'un bureau de soutien.

Les programmes et les portefeuilles doivent tenir compte de trois facteurs particuliers :

  • La cohérence de la gestion de l'information dans l'ensemble des projets, des programmes et des activités courantes;

  • La coordination de la gestion de l'information dans l'ensemble du programme ou du portefeuille;

  • La distinction des informations relatives au portefeuille, au programme et au projet, le cas échéant.

La cohérence est importante à la fois pour les données et les informations, et nécessite un système commun d'enregistrement et de distribution des données. Cela doit permettre aux équipes de gestion individuelles d'avoir accès à des informations pertinentes à travers le portefeuille ou le programme afin de mieux gérer leurs composants. Par exemple : l’assurance que tous les projets d’un programme multinational rapportent les coûts dans une même devise, en utilisant le même mécanisme pour calculer les taux de change. Sans cohérence, il est impossible d'agréger les informations automatiquement pour créer une image d'ensemble.

L'équipe de gestion du portefeuille est susceptible d'être responsable de la gestion des connaissances et du développement de la maturité des capacités. Étant donné que la gestion de l'information est étroitement liée à ces deux domaines, l'équipe de gestion du portefeuille doit visualiser à long terme pour s'assurer que les bonnes pratiques sont intégrées dans l'organisation.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.

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