Gestione delle informazioni

Aspetti generali

La gestione delle informazioni consiste nella raccolta, conservazione, diffusione, archiviazione ed eventuale distruzione delle informazioni. Gli obiettivi di questa funzione sono:

  • catturare i dati in maniera accurata e coerente;
  • elaborare informazioni utilizzabili partendo dai dati grezzi;
  • mantenere la sicurezza ed accessibilità delle informazioni durante la loro vita utile;
  • supportare un processo decisionale ed una comunicazione efficaci.

Nel corso di un progetto, programma o portfolio sarà raccolta una grande quantità di dati. I team di gestione devono prendere i dati grezzi e trasformarli in informazioni attraverso l’analisi e l’interpretazione. Qui sotto viene mostrata una procedura tipica di gestione delle informazioni:

 

 

La creazione dei dati inizia non appena viene emesso il mandato, per cui le procedure di gestione delle informazioni e le relative responsabilità devono essere definite all’inizio del ciclo di vita. Queste si conformeranno di solito agli standard organizzativi, ma potrebbe essere necessario un qualsiasi adattamento per contesti particolari come requisiti normativi o di sicurezza. Gli standard saranno fissati in un piano di gestione delle informazioni.

La fase di inizio servirà ad assicurare la mobilitazione delle risorse necessarie e la sussistenza delle infrastrutture IT.

Nelle prime fasi del ciclo di vita la raccolta dei dati si focalizzerà sulla gestione dei requisiti e sullo sviluppo delle soluzioni. Poi passerà alla creazione dei piani di gestione e dei piani di consegna che illustrano come sarà realizzata la soluzione. Man mano che il lavoro va avanti, si raccoglieranno i dati sulle prestazioni a supporto del controllo.

È importante non considerare le definizioni di documenti standard come qualcosa di immutabile. Uno degli attributi generici del livello 3 di capability è che tutta la documentazione sia sì basata sugli standard organizzativi ma sia stata adattata al contesto specifico nel quale viene utilizzata.

I dati devono essere raccolti in modo coerente ed accurato in modo da poter essere trasformati in informazioni utilizzabili per il team di gestione del progetto, programma o portfolio e per gli stakeholder. Questo è molto più facile se sono adottate tecniche standard per catturare ed analizzare i dati e sono utilizzati documenti standard per presentare le informazioni che ne risultano.

I metodi di gestione dei progetti, programmi e portfolio come quelli descritti da Praxis definiscono un insieme di documenti standard e molte organizzazioni sviluppano dei modelli elettronici per garantirne la coerenza. I documenti chiave saranno soggetti alla gestione della configurazione ed il piano di gestione delle informazioni stabilirà come sono classificate e conservate le informazioni. La conservazione deve essere concepita tenendo presenti gli aspetti della accessibilità, della sicurezza e della confidenzialità.

Il tipo di distribuzione documentale che si intende attuare sarà previsto in molti piani di gestione pertinenti, fra i quali particolarmente significativo sarà il piano di gestione degli stakeholder. Le tempistiche della distribuzione possono essere fissate in un piano delle comunicazioni che il sistema di gestione delle informazioni deve essere in grado di supportare.

La maggior parte delle informazioni di un progetto, programma o portfolio è di tipo transitorio, vale a dire che nel tempo viene sostituita. Questo non significa che dovrà essere distrutta. Sicuramente per la durata del ciclo di vita, le informazioni sostituite dovrebbero essere archiviate nel caso in cui siano necessarie in momenti futuri. Questo aspetto riguarda in particolar modo la documentazione contrattuale alla quale si potrebbe dover ricorrere nel caso di una controversia. Le politiche dell’organizzazione spesso stabiliscono il periodo per il quale devono essere conservati gli archivi e queste rifletteranno obblighi giuridici in aree quali la contabilità finanziaria.

Alcune informazioni contengono un valore intrinseco diverso caratterizzato dalle lezioni apprese. Parte del materiale che proviene dal sistema di gestione delle informazioni diventerà parte del sistema di gestione della conoscenza che consente ai singoli manager di imparare dagli altri e all’organizzazione di sviluppare la propria capability maturity. Ciò ha senso se questi sistemi funzionano in maniera simile e fra loro compatibile.

Assicurare che un progetto, programma o portfolio catturi dati pertinenti e conservi la documentazione appropriata è un aspetto importante della funzione di garanzia.

 

Progetti, programmi e portfolio

Nei progetti piccoli, la gestione delle informazioni farà parte del ruolo del project manager e sarà probabilmente vista come qualcosa che toglie via del tempo all’importante lavoro di gestione del progetto.

La documentazione è un po’ come la garanzia. Fino a quando non è necessaria per risolvere un problema non se ne sente la mancanza. Il modo in cui un’organizzazione supporta i propri manager in questo campo è un indicatore chiave della sua capability maturity. Un’organizzazione matura possiederà standard e risorse per alleggerire il carico amministrativo, particolarmente sui manager dei progetti piccoli, e assicurerà che tutti i project manager comprendano l’importanza di una buona gestione delle informazioni.

I programmi, i portfolio e i progetti più grandi si potranno permettere del personale aggiuntivo per dare una mano nella gestione delle informazioni, spesso come parte di un ufficio di supporto.

I programmi e i portfolio devono occuparsi di tre fattori particolari:

  • la coerenza della gestione delle informazioni fra tutti i progetti, i programmi e le attività ordinarie da cui sono costituiti;
  • il coordinamento della gestione delle informazioni in tutto il programma o portfolio;
  • la distinzione fra le informazioni a livello di portfolio, di programma e di progetto a seconda dei casi.

La coerenza è importante sia per i dati che per le informazioni e richiede un sistema comune di registrazione e di distribuzione dei dati. Questo dovrebbe permettere ai singoli team di gestione di avere accesso alle informazioni pertinenti del portfolio o programma per gestirne al meglio le varie parti. Per esempio: ciò garantirebbe che tutti i progetti di un programma multinazionale riportino i costi nella stessa valuta, utilizzando il medesimo meccanismo per il calcolo dei tassi di cambio. Senza la coerenza è impossibile aggregare informazioni in modo automatico per creare un quadro generale.

È probabile che il team di gestione del portfolio abbia la responsabilità sia della gestione della conoscenza che dello sviluppo della capability maturity. Poiché la gestione delle informazioni è strettamente legata ad entrambe queste aree, il team di gestione del portfolio deve avere una visione di lungo termine per assicurare che le buone pratiche siano incorporate nell’organizzazione.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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