Gestión de la información

General

Gestión de la información es la recogida, almacenamiento, difusión, archivo y destrucción final de la información. Sus objetivos son:

  • captura precisa y consistente de datos;
  • desarrollar la información utilizable a partir de datos en bruto;
  • mantener la información de forma segura y accesible durante su vida útil; y
  • soporte de la toma de decisiones eficaz y de su comunicación.

Grandes cantidades de datos se recogerán durante el curso de un proyecto, programa o portafolio. Los equipos de gestión tienen que tomar los datos sin procesar y generar información a través del análisis y la interpretación. Un procedimiento típico de gestión de la información se muestra a continuación:

 

El procedimiento de gestión de la información para proyectos, programas y carteras.

 

La creación de datos empieza tan pronto como el mandato es producido así, hay necesidad de definir pronto en el ciclo de vida los procedimientos de gestión de la información y sus responsabilidades.

Es importante no ver las definiciones estándar de documentos como fijas. Uno de los atributos genéricos del nivel 3 de capacidad es que toda la documentación está basada en estándares organizacionales que han sido ajustados para servir el contexto en el cual están siendo utilizados.

Estos por lo general se ajustan a las normas de la organización, pero las adaptaciones pueden ser necesarias para contextos particulares, tales como los requisitos reglamentarios o de seguridad. Las normas se establecen en un plan de gestión de la información.

La etapa de iniciación se asegurará de que se movilicen los recursos necesarios y la infraestructura de tecnología necesaria.

Las primeras fases de la recolección de datos del ciclo de vida se centrarán la gestión de requisitos y desarrollo de soluciones. A continuación, se pasara a la creación de planes de gestión y planes de entrega que muestran cómo se implementara la solución. A medida que avanza la obra, se recogerán los datos de rendimiento para apoyar el control.

Los datos deben ser recolectados de manera consistente y precisa de modo que se puede transformar en información útil para el equipo directivo P3 y las partes interesadas. Esto es mucho más fácil si se adoptan las técnicas estándar para capturar y analizar los documentos de datos y estándares utilizados para presentar la información resultante.

Métodos de gestión de P3, tales como los descritos por Praxis definen un conjunto de documentos estándar y muchas organizaciones desarrollan plantillas electrónicas para garantizar la coherencia. Documentos clave serán objeto de gestión de la configuración y el plan de gestión de la información va a definir cómo se clasifica y se almacena la información. El almacenamiento debe ser diseñado con la accesibilidad, la seguridad y la confidencialidad en mente.

La distribución esperada de los documentos se establece en muchos planes de gestión pertinentes, donde el plan de gestión de los interesados es de particular importancia. El tiempo de su distribución deberá estar establecido en un plan de comunicaciones y el sistema de gestión de la información debe ser capaz de soportar esto.

La mayor parte de la información sobre un proyecto, programa y portafolio es transitoria, es decir, se reemplazara con el tiempo. Esto no quiere decir que debe ser destruida. Ciertamente, no durante la duración del ciclo de vida, la información debe ser archivada en caso de que sea necesaria en el futuro. Esto es particularmente relevante en el caso de la documentación del contrato que puede ser utilizada en el caso de una disputa. Políticas organizativas a menudo dictan el período de tiempo en que los archivos se deben mantener y éstas reflejarán las obligaciones legales en áreas como la contabilidad financiera.

Parte de la información contiene un valor intrínseco diferente caracterizado por las lecciones aprendidas. Parte del material desde el sistema de gestión de la información pasará a formar parte de un sistema de gestión del conocimiento que permite a los administradores individuales aprender de los demás y a la organización a desarrollar su madurez de capacidad. Tiene sentido si estos sistemas funcionan de una manera similar y compatible.

Asegurarse de que un proyecto, programa o portafolio captura los datos pertinentes y mantiene la documentación apropiada es una parte importante de la función de validación

 

Proyectos, programas y portafolios

En pequeños proyectos, gestión de la información será parte de la función del director del proyecto y probablemente será visto como algo que lleva su tiempo fuera del trabajo importante de la gestión del proyecto.

La documentación es un poco como un seguro comercial. Hasta que se necesita para resolver un problema, nadie la echa a faltar. Cómo una organización apoya a sus gestores en este ámbito es un indicador clave de su madurez de su capacidad. Una organización madura tendrá normas y recursos en lugar de aligerar la carga administrativa, en particular sobre los gestores de proyectos pequeños, y se asegurará de que todos los jefes de proyecto entienden la importancia de una buena gestión de la información.

Programas, portafolios y proyectos de mayor envergadura podrán justificar personal adicional para ayudar con la gestión de la información, a menudo como parte de una oficina de apoyo.

Los programas y portafolios deben abordar tres factores particulares:

  • consistencia de gestión de la información en todos los proyectos componentes, programas y negocios-como-de-costumbre;

  • coordinación de la gestión de la información a través del programa o portafolio;

  • distinguir entre el portafolio, el programa y la información a nivel de proyecto, según corresponda.

La consistencia es importante tanto para los datos como para la información y requiere un sistema común para el registro y distribución de datos. Esto debería permitir acceso a la información relevante al personal de los equipos de gestión para que puedan gestionar mejor su componente. Por ejemplo: esto aseguraría que todos costos de los proyectos en una multinacional sean informados en la misma moneda, utilizando el mismo mecanismo para el cálculo de los tipos de cambio. Sin coherencia no es posible agregar información automáticamente para crear una visión de conjunto.

El equipo de gestión del portafolio es probable que tenga la responsabilidad de la administración y desarrollo de la madurez de la capacidad de conocimiento. Debido a que la gestión de la información está estrechamente relacionada con estas dos áreas, el equipo de gestión del portafolio debe tener una visión a largo plazo para garantizar que las buenas prácticas se incrustan en la organización.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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