Allgemein
Informationsmanagement ist die Sammlung, Speicherung, Verbreitung, Archivierung und eventuelle Vernichtung von Informationen. Seine Ziele sind:
Daten genau und einheitlich zu erfassen;
- aus Rohdaten verwertbare Informationen zu entwickeln;
- Informationen während ihrer Nutzungsdauer sicher und zugänglich zu halten;
- Unterstützung einer effektiven Entscheidungsfindung und Kommunikation.
Im Laufe eines Projekts, Programms oder Portfolios werden große Mengen an Daten gesammelt. Die Managementteams müssen die Rohdaten nehmen und durch Analyse und Interpretation Informationen generieren. Ein typisches Verfahren für das Informationsmanagement wird im Folgenden dargestellt:
Die Erstellung von Daten beginnt, sobald das Mandat erteilt wird, so dass die Verfahren und Zuständigkeiten für das Informationsmanagement bereits in einem frühen Stadium des Lebenszyklus festgelegt werden müssen. Diese werden in der Regel den organisatorischen Standards entsprechen, wobei jedoch Anpassungen für bestimmte Kontexte, wie z. B. regulatorische oder Sicherheitsanforderungen, erforderlich sein können. Die Standards werden in einem Informationsmanagementplan dargelegt.
Mit dem ersten Schritt wird sichergestellt, dass die erforderlichen Ressourcen mobilisiert und die IT-Infrastruktur eingerichtet werden.
In den frühen Phasen des Lebenszyklus konzentriert sich die Datenerfassung auf das Anforderungsmanagement und die Entwicklung von Lösungen. Anschließend werden Management- und Ausführungspläne erstellt, die zeigen, wie die Lösung umgesetzt wird. Mit fortschreitender Arbeit werden Leistungsdaten zur Unterstützung der Kontrolle erhoben.
Es ist wichtig, Standarddokumentendefinitionen nicht als feststehend zu betrachten. Eines der allgemeinen Attribute der Stufe 3-Fähigkeit ist, dass die gesamte Dokumentation auf organisatorischen Standards basiert, aber auf den Kontext, in dem sie verwendet wird, zugeschnitten wurde.
Die Daten müssen einheitlich und genau erfasst werden, damit sie in verwertbare Informationen für das P3-Managementteam und die Beteiligten umgewandelt werden können. Dies ist viel einfacher, wenn Standardtechniken für die Erfassung und Analyse der Daten und Standarddokumente für die Darstellung der resultierenden Informationen verwendet werden.
P3-Managementmethoden wie die von Praxis beschriebenen definieren eine Reihe von Standarddokumenten, und viele Organisationen entwickeln elektronische Vorlagen, um die Konsistenz zu gewährleisten. Wichtige Dokumente unterliegen einem Konfigurationsmanagement, und der Informationsmanagementplan legt fest, wie die Informationen klassifiziert und gespeichert werden. Die Speicherung muss unter Berücksichtigung von Zugänglichkeit, Sicherheit und Vertraulichkeit erfolgen.
Die voraussichtliche Verteilung von Dokumenten wird in vielen relevanten Managementplänen festgelegt, wobei der Plan für das Stakeholder-Management von besonderer Bedeutung ist. Der Zeitplan für die Verteilung kann in einem Kommunikationsplan festgelegt werden, und das Informationsmanagementsystem muss in der Lage sein, dies zu unterstützen.
Die meisten Informationen über ein Projekt, ein Programm und ein Portfolio sind vergänglich, d.h. sie werden mit der Zeit überholt. Dies bedeutet nicht, dass sie vernichtet werden sollten. Sicherlich sollten überholte Informationen für die Dauer des Lebenszyklus archiviert werden, falls sie in der Zukunft benötigt werden. Dies gilt insbesondere für Vertragsunterlagen, die im Falle eines Rechtsstreits herangezogen werden können. In den Unternehmensrichtlinien ist oft festgelegt, wie lange die Archive aufbewahrt werden müssen, und sie spiegeln die gesetzlichen Verpflichtungen in Bereichen wie der Finanzbuchhaltung wider.
Einige Informationen enthalten einen anderen inneren Wert, der durch die gewonnenen Erkenntnisse gekennzeichnet ist. Ein Teil des Materials aus dem Informationsmanagementsystem wird Teil eines Wissensmanagementsystems, das es den einzelnen Managern ermöglicht, von anderen zu lernen, und die Organisation in die Lage versetzt, ihren Reifegrad an Fähigkeiten zu entwickeln. Es ist sinnvoll, wenn diese Systeme auf ähnliche und kompatible Weise funktionieren.
Die Sicherstellung, dass ein Projekt, ein Programm oder ein Portfolio relevante Daten erfasst und eine angemessene Dokumentation führt, ist ein wichtiger Teil der Sicherheitsfunktion.
Projekte, Programme und Portfolios
Bei kleinen Projekten gehört das Informationsmanagement zu den Aufgaben des Projektleiters und wird wahrscheinlich als etwas angesehen, das Zeit von der wichtigen Aufgabe des Projektmanagements abzieht.
Dokumentation ist ein bisschen wie eine Versicherung. Solange sie nicht benötigt wird, um ein Problem zu lösen, wird sie nicht vermisst, wenn sie nicht vorhanden ist. Die Art und Weise, wie ein Unternehmen seine Führungskräfte in diesem Bereich unterstützt, ist ein wichtiger Indikator für den Reifegrad seiner Fähigkeiten. Eine ausgereifte Organisation verfügt über Standards und Ressourcen, um den Verwaltungsaufwand zu verringern, insbesondere für die Leiter kleinerer Projekte, und stellt sicher, dass alle Projektleiter die Bedeutung eines guten Informationsmanagements verstehen.
Programme, Portfolios und größere Projekte können zusätzliches Personal für das Informationsmanagement rechtfertigen, oft als Teil eines Unterstützungsbüros. Die Programme und Portfolios müssen drei besondere Faktoren berücksichtigen:
- Einheitlichkeit des Informationsmanagements in allen Teilprojekten, Programmen und im laufenden Betrieb;
- Koordinierung des Informationsmanagements innerhalb des Programms oder Portfolios;
- gegebenenfalls Unterscheidung zwischen Informationen auf Portfolio-, Programm- und Projektebene.
Konsistenz ist sowohl für Daten als auch für Informationen wichtig und erfordert ein gemeinsames System für die Aufzeichnung und Verteilung von Daten. Dies sollte es den einzelnen Managementteams ermöglichen, auf relevante Informationen über das gesamte Portfolio oder Programm zuzugreifen, um ihren Teil besser verwalten zu können. So könnte beispielsweise sichergestellt werden, dass alle Projekte in einem multinationalen Programm ihre Kosten in derselben Währung ausweisen und denselben Mechanismus zur Berechnung der Wechselkurse verwenden. Ohne Konsistenz ist es unmöglich, Informationen automatisch zu einem Gesamtbild zusammenzufassen.
Das Portfoliomanagementteam ist wahrscheinlich sowohl für das Wissensmanagement als auch für die Entwicklung des Reifegrads der Fähigkeiten zuständig. Da das Informationsmanagement eng mit diesen beiden Bereichen verbunden ist, muss das Portfoliomanagementteam eine langfristige Perspektive einnehmen, um sicherzustellen, dass bewährte Verfahren in der Organisation verankert werden.
