信息管理

总论

信息管理是收集、储存、传播、封存与最终销毁信息。它的目标是:

  • 精确一致地捕捉数据;
  • 从原始数据中开发有用的信息;
  • 在其有用的生命中,安全地维护数据并使其可被查阅;
  • 支持有效决策与沟通。

在项目、项目群或项目组合生命周期期间将会收集大量数据。管理团队需要获得原始数据,对其进行分析与解释,产生信息。典型的信息管理程序如下所示:

 

项目,计划和投资组合的信息管理程序

 

任务书一旦发布就会产生数据。因此在生命周期的早期,就需要定义信息管理程序与职责。这通常需要遵循组织标准 ,但对于特定情境,比如法律法规或安全要求,可能需要做些调整。在信息管理计划中将制定标准。

启动步骤要确保调集所需的资源和 IT 架构到位。

在生命周期的早期,数据收集将聚焦要求管理制定解决方案。然后就转移到编制管理计划交付计划,显示解决方案具体如何交付。随着工作的推进,将收集绩效数据以支持控制。

不把标准文件定义视为是铁板一块,是很重要的。能力第3级水平的一个通用属性,就是所有的文件是基于组织标准,但会根据具体使用这些文件的情境加以剪裁。

必须以一致的方法精确地收集数据,这样,数据才可能转换成对项目、项目群和项目组合管理团队与利益相关方有用的信息。如果采用标准技术来捕捉和分析数据、用标准文件来呈现作为结果的信息,将会容易得多。

Praxis所述的那些项目、项目群与项目组合管理方法,定义了一整套标准文件。很多组织开发电子模板,以确保具有一致性。关键文件需要进行配置管理,信息管理计划则定义信息如何进行分类与储存。设计储存信息的时候,头脑中必须要想着可访问性、安全性与保密性几个关键点。

在很多相关的管理计划中,将对所期望的文件分配加以明确,其中利益相关方管理计划具有特别举足轻重的重要性。对文件分配的时间也许在沟通计划中加以明确,而信息管理体系必须能够支持这些。

有关项目、项目群与项目组合的大部分信息是短暂的,即随时间推进就被新信息所替代。这并不意味着这些信息就应该被销毁。在生命周期期间,被替代的信息应该被封存,以备未来之需。这对于合同文件尤其重要,可能会在发生分歧争议的时候需要调取那些合同文件。组织政策经常会规定档案应该维护的时期,这些将反映有些领域,比如财务会计,必须遵守的法定职责义务。

一些信息包含了不同、内在固有的价值,这些价值被习得的经验教训为特征。来自信息管理系统的一些材料,将成为知识管理系统的一部分,能够使单个经理从其他人身上学习,使组织发展它的能力成熟度。因此,这些系统以类似的兼容的方式工作,是有道理的。

确保项目、项目群或项目组合捕捉相关数据、维护合适的文件,是保证功能非常重要的部分。

 

项目、项目群与项目组合

在一些小规模的项目上,信息管理是项目经理角色的一部分,可能会被视为占用了其管理项目这一重要工作的时间。

文档管理有点像保险。直到需要文档来解决问题,如果文档不在那里,平日里都不被大家想起。组织如何在这个领域支持它的经理们,是组织能力成熟度的一个重要指标。成熟的组织具有标准与资源,以减轻行政管理的重担,尤其是那些小型项目项目经理肩上的重担,而且组织会确保所有的项目经理们都理解好的信息管理的重要性。

项目群、项目组合与大型项目能够证明额外人员来帮助进行信息管理是正确的,这些人员通常是作为支持办公室的一部分。

项目群与项目组合需要强调三个特别的因素:

  • 所有项目、项目群与正常经营的信息管理的一致性;

  • 项目群或项目组合内部信息管理的协调;

  • 以合适的方式区分项目组合、项目群与项目不同层次的信息;

一致性对数据与信息都很重要,并要求有一个共同的系统来记录与分配数据。这应该允许单个管理团队能在项目组合或项目群内获得相关的信息,以便能更好地管理所构成的项目群、项目或正常经营。比如:这需要确保在一个跨国项目群里的所有项目,都要以同一种货币来报告成本,用同样的机制来计算汇率。没有这样的一致性,就不可能自动汇总信息以创建一个整体全貌。

项目组合管理团队可能需要负责知识管理与发展能力成熟度。因为信息管理与这两个方面是紧密联系的,因此项目组合管理团队必须具有长远的视角,以确保最佳实践能够植入组织。

 

 

 

 

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