信息管理计划

所有其他涉及特定文档形式与发布的管理计划,都有信息管理要素。该管理计划不应该再重复那些策略。它专注于信息的创建、保存与传播的通用方法。

 

政策

  • 介绍
  • 介绍部分描述工作的背景,明确该文件与其他项目文件的关系,例如承办组织的政策、母项目群或项目组合。

  • 角色与职责
  • 信息管理的职责范围较广,因为很多人都会以一种或另一种方式,参与到信息管理中来。然而,必定有一些核心职责,确保信息被正确地保存、获得与存档或销毁。

  • 这职责经常落到支持功能的身上,但对于小项目而言就自然落到项目经理的肩上。

  • 保证
  • 在此描述将用于任何保证评审的成功信息管理的标准。

  • 预算
  • 只有在具有复杂或不一般的信息管理要求的时候,才有单独的、明确的信息管理预算。

  • 界面
  • 所有功能都依赖于信息,因此与信息管理功能相互作用。一些特定界面可能值得定义,例如信息管理如何与配置管理相联系,即哪些文档应该包括进配置管理系统,哪些文件只要有更简单的版本控制政策即可。

 

程序

  • 收集与创建数据
  • 这部分定义如何收集数据、是否需要使用任何特定的技术来创建数据。这应该确保不同功能中--例如监督进展与质量控制--的数据捕捉活动具有一致性。

  • 记录与储存信息
  • 应该避免重复在其他管理计划的信息管理部分中的文件描述。该计划关注在所有其他功能的特定要求中建立一致性。它可能设定这些方面的政策,比如纸质与电子版文件格式、文件的安全存储或备份。

  • 查阅与传播
  • 在不同层级的安全情况下,对查阅要特别关注。管理团队成员可能需要查阅某些文件,但不能查阅其他文件。

  • 该个部分涵盖,比如,为查阅信息提供安全放行或授权程序。类似的,它可能设定政策:谁可以接收特定信息或当信息发布时应该通知谁。

  • 封存
  • 为了保留版本修订审计印迹,被更替的文件通常需要封存,而非销毁。一旦工作完成、合同结束、项目/项目群后评审结束,大量交付信息需要加以封存,而任何正使用的信息则移交给正常经营人员。

  • 销毁
  • 大部分项目、项目群与项目组合信息,在保存阶段将符合组织的标准,保存时间比项目或项目群持续的时间长。

  • 在有些情况下,管理团队可能由于安全或合同等方面的原因,在工作的生命期中需要负责销毁信息。

 

 

 

 

 

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