利益相关方管理计划

利益相关方管理计划设定管理利益相关方时使用的首选程序、工具与技术。

 

政策

  • 介绍
  • 该文件必须考虑工作的情境。为一个组织的部门内部实施的小型项目所编制的利益相关方管理计划,与一个公众眼中的较大项目群的利益相关方管理计划,存在相当大的差异。              

  • 介绍部分描述工作的背景,并明确该文件与其他相关文件,例如风险管理计划或承办组织、母项目群或项目组合的政策,如何相关联。

  • 角色与职责
  • 对于较小的项目,利益相关方管理的总体责任,可能落在项目经理的肩上;对于较大型的项目群或项目组合,可能落在专门的专家团队肩上。但很多人将担负利益相关方管理的职责。

  • 与利益相关方积极参与的一个重要方面,是分派团队中合适的成员来维护利益相关方关系。如何来做好的原则,就在此描述。它也显示上报和在项目、项目群与项目组合组织架构内沟通的路径。

  • 信息管理
  • 利益相关方登记单与利益相关方沟通计划的构成与格式,与其他专门的利益相关方管理文件一起,在此定义。根据工作需要对利益相关方登记单的范围与沟通计划进行剪裁是很重要的。

  • 任何要求的进展报告,应该与报告的目的、时间与预计的接收人一起描述。

  • 保证
  • 任何保证评审中都要运用的成功利益相关方管理的标准,在此描述:

  • 利益相关方管理功能的保证,要评审政策和程序是如何启动与运行的。

  • 保证可能还要通过调查利益相关方、了解他们对于项目、项目群或项目组合的态度,来审计利益相关方管理的最终结果。

  • 预算
  • 与利益相关方的沟通会产生成本,这些应该包括在预算中。利益相关方管理计划不包含这些预算,但要描述预算是否存在、如何管理预算、以及预算数字放在哪里。

  • 交互界面
  • 在项目、项目群或项目组合管理的各个方面,都必须考虑利益相关方。利益相关方信息要与收益、问题、风险等方面的文件建立连接。如何管理这些界面与它们之间的相互参考,应该在这个部分进行定义。

 

程序

  • 识别
  • 该部分将推荐应该用于识别利益相关方的技术、与可用信息的来源。

  • 已从先前工作中捕捉到的经验教训,可以作为需要包含在内的典型的利益相关方团体的核查清单加以运用。

  • 评估
  • 将以利益相关方的兴趣(利益)领域、兴趣(利益)水平与影响力,对他们进行评估。这些通常以利益相关方地图与影响力/兴趣(利益)矩阵加以呈现。对这些文件的选择与格式,在此加以定义。同时需要定义的还有用来衡量兴趣与影响力的等级参数。

  • 必须谨慎小心以确保利益相关方信息安全、保密地得以维护。

  • 计划沟通
  • 与利益相关方沟通的渠道、频率、方式与内容,需要加以设计以适合他们的兴趣(利益)与影响力。该部分设定的政策,将为所有这些因素提供指南。

  • 技术类项目可能需要标准术语的指导。多国项目群或项目组合可能需要所使用语言的指导。

  • 沟通活动可能包括在总的交付计划之内,或者批准一个单独的沟通计划。应该在此定义更倾向于采用哪种方式。

  • 积极参与
  • 利益相关方积极参与的管理职责分配,必须反映兴趣与影响力。对不同利益相关方的管理资历的层面,应该加以定义。

  • 必须考虑对管理反馈的指导,尤其如何应对反对或负面的公众信息。

 

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23rd February 2014Links to templates added

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