Plan für das Informationsmanagement

In allen anderen Managementplänen gibt es ein Element des Informationsmanagements, das sich mit dem Format und der Verteilung spezifischer Unterlagen befasst. Der vorliegende Managementplan soll diese Maßnahmen nicht duplizieren. Vielmehr geht es hier um allgemeine Ansätze für die Erstellung, Speicherung und Verbreitung von Informationen.

 

Richtlinien

  • Einführung
  • In der Einleitung wird der Hintergrund der Arbeit beschrieben und deutlich gemacht, wie sich dieses Dokument zu anderen relevanten Dokumenten verhält, z. B. zu den Strategien der Gastorganisation, des übergeordneten Programms oder des Portfolios.

  • Rollen und Verantwortlichkeiten
  • Die Zuständigkeiten für das Informationsmanagement sind breit gefächert, da viele Personen in der einen oder anderen Form an der Verwaltung von Informationen beteiligt sein werden. Es muss jedoch eine Kernverantwortung dafür geben, dass die Informationen korrekt gespeichert, abgerufen und archiviert oder vernichtet werden.

  • Diese Aufgabe wird häufig von einer Unterstützungsfunktion übernommen, bei kleinen Projekten jedoch vom Projektleiter.

  • Qualitätssicherung
  • Hier werden die Kriterien für ein erfolgreiches Informationsmanagement beschrieben, die bei der Überprüfung der Zuverlässigkeit herangezogen werden.

  • Budget
  • Ein gesondert auszuweisendes Budget für das Informationsmanagement ist nur dann wahrscheinlich, wenn komplexe oder ungewöhnliche Anforderungen an das Informationsmanagement bestehen.

  • Schnittstellen
  • Alle Funktionen sind von Informationen abhängig und haben daher eine Schnittstelle zur Funktion des Informationsmanagements. Einige spezifische Schnittstellen sollten definiert werden, wie z. B. die Beziehung zwischen Informationsmanagement und Konfigurationsmanagement, d. h. welche Dokumente in ein Konfigurationsmanagementsystem aufgenommen werden sollten und welche einfacheren Richtlinien für die Versionskontrolle unterworfen sind.

 

Verfahren

  • Daten sammeln und erstellen
  • In diesem Abschnitt wird festgelegt, wie die Daten erfasst werden und welche spezifischen Techniken bei der Datenerfassung verwendet werden. Damit soll die Konsistenz der Datenerfassung in verschiedenen Funktionen wie Fortschrittsüberwachung und Qualitätskontrolle sichergestellt werden.

  • Informationen dokumentieren und speichern
  • Doppelte Beschreibungen von Dokumenten im Abschnitt über das Informationsmanagement in anderen Managementplänen sollten vermieden werden. In diesem Plan geht es darum, die spezifischen Anforderungen aller anderen Funktionen in Einklang zu bringen. Er kann Richtlinien für Bereiche wie Formate von Papier- und elektronischen Dokumenten, sichere Speicherung oder Backup festlegen.

  • Zugriff und Verbreitung
  • Der Zugang kann in Situationen, in denen unterschiedliche Sicherheitsstufen gelten, von besonderer Bedeutung sein. So kann es vorkommen, dass Mitglieder des Managementteams Zugang zu bestimmten Dokumenten benötigen, während sie von anderen Dokumenten ausgeschlossen sind.

  • Dieser Abschnitt würde beispielsweise Sicherheitsüberprüfungen oder Genehmigungsverfahren für den Zugang zu Informationen abdecken. Ebenso kann hier festgelegt werden, wer bestimmte Informationen erhalten darf oder wer bei der Freigabe von Informationen zu benachrichtigen ist.

  • Archiv
  • Überholte Dokumente werden in der Regel nicht vernichtet, sondern archiviert, um einen Prüfpfad für Überarbeitungen zu erhalten. Sobald die Arbeit beendet, die Verträge abgeschlossen und die Projekt-/Programmbewertungen abgeschlossen sind, wird der Großteil der Lieferinformationen archiviert, und alles, was noch aktuell ist, wird dem normalen Geschäftsbetrieb übergeben.

  • Vernichtung
  • Die meisten P3-Informationen werden den organisatorischen Standards für die Dauer der Speicherung entsprechen, die länger ist als die Dauer eines Projekts oder Programms.

  • In einigen Fällen kann es aus Sicherheits- oder Vertragsgründen erforderlich sein, dass das Managementteam eine gewisse Verantwortung für die Vernichtung von Informationen im Rahmen seiner Tätigkeit trägt.

 

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