Hay un elemento de gestión de la información en todos los demás planes de gestión que se ocupa del formato y la distribución de la documentación específica. Este plan de gestión no debería duplicar esas políticas. Más bien, se trata de enfoques generales para la creación, almacenamiento y difusión de la información.
Política
- Introducción
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En la introducción se describen los antecedentes del trabajo y se deja claro cómo este documento se relaciona con otros documentos pertinentes, tales como las políticas de la organización de acogida, programa padre o portafolio.
- Funciones y responsabilidades
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Las responsabilidades de gestión de la información estarán difundidas ya que muchas personas estarán involucradas en la gestión de la información en una forma de otra. Sin embargo, debe haber alguna responsabilidad fundamental de garantizar que la información se almacena correctamente, puede ser visitada y archivada o destruida.
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Esto a menudo cae como una función de apoyo, pero en pequeños proyectos será dirigida por el director del proyecto.
- Validación
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Los criterios para la gestión de la información con éxito que se utilizarán en los exámenes de validación se describen aquí.
- Presupuesto
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Un presupuesto identificable por separado para la gestión de la información sólo es probable cuando existen requisitos complejos o inusuales sobre la gestión de la información.
- Interfaces
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Todas las funciones de los proyectos son dependientes de la información y por lo tanto se inter relacionan con la función de gestión de la información. Algunas interfaces específicas pueden valer la pena de definir, por ejemplo, la gestión de la información relacionada con la gestión de la configuración, es decir, qué documentos deben ser incluidos en un sistema de gestión de la configuración y cuales están sujetos a las políticas más simples para el control de versiones.
Procedimiento
- Recoger y crear datos
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En esta sección se definirá cómo se recogerán los datos y cualquier técnica específica que se utilizan en la creación de reportes. Esto debería garantizar la coherencia entre las actividades de captura de datos en diferentes funciones como el progreso de monitoreo y control de calidad.
- Información del documento y su almacenamiento
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Duplicación de descripciones de documentos en la sección de gestión de la información de otros planes de gestión debe ser evitada. Este plan tiene que ver con el establecimiento de la coherencia entre las necesidades específicas de todas las demás funciones. Puede que defina políticas en áreas tales como formato de papel y la seguridad de almacenaje y respaldo de documentos electrónicos.
- Acceso y Distribución
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El acceso puede ser de particular preocupación en situaciones en las que se aplican diferentes niveles de seguridad.
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Los miembros del equipo de gestión pueden necesitar acceso a algunos documentos, pero ser excluidos del acceso a los demás.
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En esta sección se cubriría, por ejemplo, procedimientos de seguridad para las autorizaciones al acceso a la información. Del mismo modo, se podrán establecer políticas para que puedan recibir cierta información solo quién debe ser notificado cuando se divulgue información.
- Archivo
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Documentos obsoletos son generalmente archivados en lugar de destruirlos a fin de conservar un registro para las revisiones de auditoría. Una vez que el trabajo está terminado, los contratos cerrados y las revisiones del proyecto publicadas, el grueso de la información de entrega se archivará con cualquier sistema utilizado por los negocios corrientes de la organización.
- Destruir
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La mayoría de la información P3 se ajustará a las normas institucionales de la organización para un período de almacenamiento que será más largo que la duración de un proyecto o programa.
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En algunos casos puede haber razones contractuales y de seguridad para que el equipo de gestión tenga alguna responsabilidad en la destrucción de la información dentro de la vida de su trabajo.
Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción
