识别流程

总论

该流程管理项目或项目群生命周期的第一阶段。它的目标是:

  • 开发项目或项目群概要,并评估是否有可能有继续的合理理由;
  • 决定需要做些什么工作与投资,来详细定义工作;
  • 获得发起人对定义阶段的授权。

一些对项目或项目群的初始想法或需要会产生任务书。这可以采用很多形式,从客户的邀请函到招投标、到企业计划的战略目标、或只是一个口头建议。任务书这一术语适用于只要触发了项目或项目群的任何信息。

第一个目标是以概述文件的形式表述的,第二个目标以定义计划的形式表述。在流程结束时,这两个文件要呈现给发起人,并申请对定义流程的授权。

 

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任命识别团队

这个节点的情况根据情境会有很大的差异。工作可能由不同的事件触发,如获得合同、董事会的决定、法规或监管方面的变化、市场机会、或任何其他事件中的一个。

资产开发商可能任命一个由建筑师、结构工程师与勘测员组成的识别团队。开发商充当发起人,可能任命建筑师来管理识别与定义工作。

交付合同会授予一家建筑公司。建筑公司提供一位项目经理,建筑师代表开发商提供一些发起方面的职责。

当项目是项目群的一部分时,识别团队可能包括项目群管理团队的一些成员,他们把定义阶段转交给项目发起人与项目经理。

任务书的最初接收人必须采取必需的行动,将工作正式形成项目或项目群。这包括组建一个团队,在发起人与项目经理的指导下,执行识别活动。

在大部分情况下,在这里任命的发起人与经理将审视全生命周期的工作。但有些情况下,项目发起与管理识别流程和定义流程的人员,与那些在交付流程承担这些角色的人员不同。

发起人与经理的第一个责任是审核任务书,以填补任何信息方面的差距,并澄清任何模棱两可之处。他们随后需要要对工作的时间表和预算达成共识,并组建完成识别活动的团队。

在此形成阶段,需要将信息汇总以用于概述文件与定义计划。信息会比较多元化,但开始建立单个文件还为时尚早。经理维护一份日记--正式名称为日志,会很有帮助。它可以充当假设、风险、问题、限制条件等信息的储存库,直到创建更多正式的文档。

对于发起人与经理的角色描述,应该加以整合并与相关人员达成共识。确认他们不仅要具备所需的能力、而且能够投入充足的时间到识别流程工作中,是很重要的。

 

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评审先前的经验教训

向过去学习永远都是重要的。文档化的习得经验教训的可获得性,取决于承办组织在知识管理方面的能力。

如果经验教训记录可获得,启动团队应该对其进行评审并识别出那些与新项目或项目群相关的经验教训。需将它们纳入经验教训日志,并描述它们会如何影响概述文件与定义计划。

如果经验教训记录不能获得,从先前项目或项目群收集经验教训仍然是很重要的。这可能包括寻找并访谈先前项目与项目群的发起人和经理,或者组织研讨会。

还应该考虑外部例如其他组织或专业网络的经验教训。如果承办组织之前没有做过类似的项目或项目群,那评审活动将依赖于这些外部资源。

 

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准备概述文件

基于经确认的任务书,识别团队将开始编制项目或项目群概述文件。概述文件的目的,是提供充足的信息,以验证投资于定义流程的合理性(信息的充足程度将在定义计划中描述)。范围与细节的具体内容根据实际情况存在差异,但必须与提议的项目或项目群的成本与风险,保持合适的比例关系。

识别流程中所做的关键决策,关注如何治理工作,即是否作为项目或项目群加以组织。这主要由早期的范围管理决定,从捕捉要求开始。要求的本质与复杂度,解决方案的规模与复杂度,以及范围的广度,集中表明工作应该如何加以管理。这个决定反过来又影响范围管理、进度管理风险管理等包含在概述文件中的方法。

概述文件包括关于交付功能所有构成要素的概要信息。 识别团队将要:

  • 与利益相关方协同工作,以确立他们的要求;
  • 编制解决方案与工作范围;
  • 决定工作是作为项目或项目群来加以管理,或以两者相结合的形式来管理;
  • 估算高层面的时间表;
  • 识别提供资金的来源并估算预算;
  • 识别与评估能够影响成功完成项目或项目群的主要风险;
  • 对所需资源的类型与数量进行概述,是来源于内部还是外部;
  • 强调需要进行变革的正常经营的领域(如果变革的需要已作为范围的一部分加以识别);
  • 识别与评估最具影响的利益相关方,提出起始的沟通。

当决定应该纳入概述文件的信息程度与细节时,高于一切的原则是,信息必须充足以给予发起人信心授权批准定义阶段的预算。

概述文件的准备,要运用很多项目、项目群与项目组合功能。每个功能都包括工具和技术的细节,在生命周期早期运用可能会太详细。应该在合适的高层面运用它们,因为工作的每个方面在概述文件中只是概要的形式。

 

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准备定义计划

概述文件勾画出项目或项目群的整体轮廓,发起人需要知道要求什么来创建全套详细的文档。详细定义项目或项目群的工作,从简明扼要到范围广泛,存在差异。定义计划遵循通常的交付计划的格式,但其特定目的是描述定义流程如何执行。

识别团队需要确认:

  • 很好定义了定义工作的范围;
  • 识别并获得任何进行详细定义所需的专业资源;
  • 识别任何特定于定义工作的风险,并提出风险应对措施;
  • 尽可能精准地估算定义阶段的成本与时间表;
  • 一旦定义阶段获得批准,应做好安排调集定义团队。

 

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项目与项目群

对小项目,识别活动可能由一人来管理和实施,但至少要求同时有一位独立的项目发起人与项目经理。识别流程与定义流程还可能合二为一,形成一个单一的流程。

除了最简单的项目,在所有项目与项目群中,识别应该是一个独立的阶段。在进行到下一个定义阶段之前,需要进行评审。这可以避免大量的定义工作成本。

当项目是项目群的一部分时,概述文件可能由项目群管理团队准备,识别流程则绕过项目层面。这同样适用于作为项目组合一部分的项目群。

在大型、复杂项目与项目群中,定义阶段本身就可能形成了一个小项目。所有支持性信息应该附和定义计划,定义计划需要与定义阶段的规模与复杂度相匹配。

 

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21st June 2014First instance of the word 'work' in the second goal changed to 'effort' to avoid confusion with the second instance
8th May 2017Hyperlinks from diagram to text added

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