Il y a un élément de gestion de l'information qui traite du format et de la distribution de la documentation spécifique à tous les autres plans de gestion. Ce plan de gestion ne doit pas faire double emploi de ces politiques. Il s'agit plutôt d'approches générales de la création, du stockage et de la diffusion de l'information.
Politique
- Introduction
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L'introduction décrit l'historique du travail et indique clairement comment ce document se rapporte à d'autres documents pertinents, tels que les politiques de l'organisation hôte, du programme parental ou du portefeuille.
- Rôles et responsabilités
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Les responsabilités en matière de gestion de l'information sont très répandues puisque de nombreux individus sont impliqués dans la gestion de l'information sous une forme ou sous une autre. Cependant, il doit y avoir une responsabilité fondamentale pour s'assurer que les informations sont correctement stockées, accessibles et archivées ou détruites.
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C’est souvent une fonction de soutien; mais sur de petits projets, c’est par défaut la tâche du gestionnaire de projet.
- Assurance
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Les critères pour une gestion efficace de l'information qui sont utilisés dans les revues d'assurance sont décrits ici.
- Budget
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Un budget identifiable séparément pour la gestion de l'information n'est possible que lorsqu'il existe des exigences complexes ou inhabituelles en matière de gestion de l'information.
- Interfaces
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Toutes les fonctions dépendent de l'information et, par conséquent, de l'interface avec la fonction de gestion de l'information. Certaines interfaces spécifiques peuvent valoir la peine d'être définies, telles que la gestion de l'information liée à la gestion de la configuration, c.‑à‑d., quels documents doivent être inclus dans un système de gestion de configuration et soumis à des règles plus simples pour le contrôle de version.
Procédure
- Collecte de données et création d'information
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Cette section définit comment les données sont collectées et les techniques spécifiques à utiliser pour créer de l'information. Cela doit assurer la cohérence entre les activités de collecte de données dans différentes fonctions telles que le suivi des progrès et le contrôle de la qualité.
- Documentation et stockage de l'information
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La duplication des descriptions de documents dans la section sur la gestion de l'information des autres plans de gestion doit être évitée. Ce plan vise à établir la cohérence entre les exigences spécifiques de toutes les autres fonctions. Il peut définir des politiques dans des domaines tels que les formats de papier et de documents électroniques (documentique), de stockage sécurisé ou de sauvegarde.
- Accès et diffusion
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L'accès peut être particulièrement préoccupant dans les situations où des niveaux de sécurité différents sont appliqués. Les membres de l'équipe de gestion peuvent avoir besoin d'accéder à certains documents, mais être exclus d'accès à d'autres.
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Cette section couvre, par ex., les autorisations de sécurité ou les procédures d'autorisation d'accès à l'information. De même, elle peut établir des politiques pour les individus qui peuvent recevoir certaines informations ou qui doivent être avisés lorsque les informations sont diffusées.
- Archivage
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Les documents remplacés sont habituellement archivés plutôt que détruits afin de conserver une piste de vérification des révisions. Une fois le travail terminé, les contrats sont fermés et les examens a posteriori/programmes terminés; la majeure partie des informations de réalisation sont archivées; tout ce qui reste actif est transféré aux affaires courantes.
- Destruction
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La plupart des informations P3 sont conformes aux normes organisationnelles pour la période de stockage qui est plus longue que la durée d'un projet ou programme.
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Dans certains cas, il peut y avoir des raisons de sécurité ou contractuelles pour l'équipe de gestion d'avoir une certaine responsabilité pour la destruction de l'information dans le cycle de vie de leur travail.
Merci à la SMaP pour la traduction.
