协调流程

管理流程形成并调整项目组合,协调流程则处理项目组合构成项目与项目群的日常协调工作。两个流程紧密保持一致。管理流程设定协调工作执行的参数框架,协调工作产生的信息为持续的优先排序与平衡工作提供输入。

协调流程的目标是:

  • 将来自不同构成项目与项目群的信息加以汇总,以理解整体的项目组合;
  • 根据目标来监督项目组合的执行;
  • 管理诸多项目与项目群之间的相互依赖关系。

在任何给定的时间节点,项目组合都包含在生命周期的所有阶段相互关联的项目与项目群。在现实中,协调工作包括定义中的项目、交付中的项目群、收尾中的项目、以及识别中的项目群等。

如下描述的图表与活动,是设计来促进讨论要做什么工作的协调流程的简化呈现。

 

如要获得更多细节,请在图表要素上点击。

 

协调识别

项目或项目群识别流程开始于任务书而收尾于概述文件。这包括高层面的要求管理、与项目和项目群团队与利益相关方协同制定的解决方案。项目组合可能需要协调这些,以确保利益相关方不承担同时来自诸多项目的需求。

在有些情境里,这完全由客户组织来处理,项目组合管理团队只必须评审外部创建的概述文件(或相当于概述文件的材料),并将它们整合进项目组合。

在结构化的项目组合中,项目组合管理团队需要决定他们是否只发布任务书,还是他们自己要执行识别流程,以概述文件开始项目与项目群,即在定义阶段开始项目与项目群。

协调流程完全依赖于情境。一些项目组合具有一套高层面的战略目标,并将相当一部分设计实现那些战略目标方式的职责进行授权。其他一些项目组合会有更清晰定义与描绘的目标,这时以高度协调的项目与项目群概述文件开始相关工作,更具有意义。

当项目与项目群的概述文件,是由相应的项目与项目群管理团队创建的时,项目组合管理团队就必须在项目组合内所有其他项目与项目群的情境中,来评审这些概述文件。

高层面的计划与商业论证,必须就它们对其他计划与商业论证的影响进行评审。有些独立工作得特别好的项目,与项目组合内其他项目和项目群的协同工作可能不那么好。相反,项目组合管理团队可能在一个新的概述文件中识别出新的机会,加强其他项目或项目群。

 

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协调定义

在有些情况下,定义阶段也是由客户组织实施的。在这样的情况下,项目组合管理团队必须评审定义文档、考虑对现有项目组合的影响。

对于项目或项目群的定义,本身就可以是一项重大的工作。当这些工作在项目组合内部执行时,管理团队必须确认胜任的资源可用,因为这可能会对其他项目与项目群产生影响。

如同识别一样,项目组合管理团队需要监督组合的定义阶段可能对单个或小团体的利益相关方产生的影响。

 

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协调交付

这是大量协调工作发生的地方。项目组合管理团队必须保持了解所有项目与项目群的进展概况,并清晰理解它们之间的所有相互依赖关系。

一旦理解了问题及其影响,项目组合管理团队必须相应作出行动。这可以包括调整预算、重新部署资源、将工作上置或下置、或甚至建议中止项目或项目群。

 

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协调收尾

收尾的关键部分是遣散项目或项目群的基础架构资源,包括处理资产、重新部署工作人员。项目组合管理团队应该与要收尾的项目与项目群管理团队紧密协同工作,对其加以管理,为项目组合里其他项目与项目群助益。

 

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8th May 2017Hyperlinks from diagram to text added

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