Ada unsur manajemen informasi pada semua rencana manajemen lainnya yang berkenaan dengan format dan distribusi dokumentasi khusus. Rencana manajemen ini tidak seharusnya menduplikasi kebijakan-kebijakan tersebut. Namun, ini lebih tentang pendekatan umum untuk pembuatan, penyimpanan dan penyebaran informasi.
Kebijakan
- Pengenalan
-
Pengenalan akan menguraikan latar belakang pekerjaan dan menjelaskan bagaimana dokumen ini berhubungan dengan dokumen relevan lainnya, seperti kebijakan organisasi, program atau portofolio induk perusahaan.
- Peranan dan tanggung jawab
-
Tanggung jawab pada manajemen informasi akan disebar karena banyak orang yang akan dilibatkan di dalam manajemen informasi di salah satu bentuk dan lainnya. Bagaimanapun, harus ada beberapa tanggung jawab inti untuk memastikan bahwa inforamsi ditempatkan, diakses dan diarsip atau dihancurkan secara benar.
-
Hal ini sering jatuh pada fungsi dukungan tetapi pada proyek kecil akan jatuh ke manajer proyek.
- Penjaminan
-
Kriteria keberhasilan manajemen informasi yang akan digunakan di setiap kajian penjaminan akan diuraikan di sini.
- Anggaran
-
Anggaran yang diidentifikasi secara terpisah pada manajemen informasi hanya akan ada pada persyaratan manajemen informasi yang tidak biasa dan kompleks.
- Antarmuka
-
Semua fungsi-fungsi bergantung pada informasi dan juga antarmuka dengan fungsi manajemen informasi. Beberapa antarmuka khusus bisa didefinisikan, seperti bagaimana manajemen informasi terhubung dengan manajemen konfigurasi, yaitu dokumen mana yang harus dimasukkan ke dalam sistem manajemen konfigurasi dan mana saja yang tunduk kebijakan yang lebih sederhana untuk versi pengendalian.
Prosedur
- Pengumpulan dan pembuatan data
-
Bagian ini akan mendefinisikan bagaimana data akan dikumpulkan dan setiap teknik khusus untuk digunakan dalam membuat data. Hal tersebut harus memastikan adanya konsistensi antar kegiatan pengambilan data dalam fungsi yang berbeda seperti monitoring kemajuan dan kendali mutu.
- Dokumen dan penyimpanan informasi
-
Duplikasi penguraian dokumen di dalam bagian manajemen informasi dari rencana manajemen lainnya harus dihindari. Rencana ini berkenaan dengan menetapkan konsistensi antar persyaratan khusus pada semua fungsi lainnya. Ini juga bisa menetapkan kebijakan dalam wilayah seperti format kertas dan dokumen elektronik, penyimpanan aman atau backup.
- Akses dan penyebaran
-
Akses bisa menjadi perhatian tertentu di dalam situasi di mana ada tingkat keamanan berbeda yang diterapkan. Anggota tim manajemen kemungkinan membutuhkan akses ke beberapa dokumen tetapi dikecualikan dari akses ke yang lainnya.
-
Bagian ini dapat mencakup, contohnya, izin keamanan atau prosedur persetujuan untuk mendapatkan akses informasi. Dan mirip, ini juga bisa menetapkan kebijakan atas siapa yang menerima informasi tertentu atau siapa yang harus diberitahu ketika informasi dikeluarkan.
- Arsip
-
Dokumen-dokumen yang sudah tidak dipakai lagi biasanya diarsip agar tidak hilang ketika ada audit revisi. Sekali pekerjaan diselesaikan, kontrak ditutup dan kajian pasca proyek/program diselesaikan, kumpulan informasi pengiriman akan diarsip dengan apapun yang sedang ditangani oleh bisnis biasa (business-as-usual).
- Pemusnahan
-
Kebanyakan informasi P3 akan menginformasikan standar organisasional selama periode penyimpanan yang bisa lebih lama ketimbang durasi suatu proyek atau program.
-
Di dalam beberapa kasus bisa jadi ada alasan keamanan atau kontraktual atas tim manajemen untuk memiliki beberapa tanggung jawab untuk pemusnahan informasi di dalam masa pekerjaan mereka.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
